بهبود تعریف تسک در یک پروژه (ادامه)
به وابستگی تسک ها دقت کنید. هر تسک به چه تسک دیگری وابسته است؟ چه قدم هایی را جا انداخته اید؟
قبل از اینکه نقطه ها را به هم وصل کنید و مسیرهای بحرانی را شناسایی کنید – نقاطی که تاخیر در آن ها باعث می شود تا کل پروژه مختل شود – باید به تسک هایتان نگاه کنید و وابستگی بین آن ها را مشخص کنید
وابستگی ها را به چشم واگذاری نگاه کنید. چه چیزی باید از یک نفر به فرد دیگری واگذار شود؟ اگر نمی توانید فعالیتی را که باید توسط تیم الف قبل از تیم ب انجام شود را تشخیص دهید این باید برای شما یاداور این موضوع باشد که باید وابستگی تیم های دیگر را یاد بگیرید و همچنین نقش ها و مسئولیت های افراد را بدانید.فعالیت شما چقدر به فعالیت و خروجی های فرد دیگری وابسته است؟ اگر فرد یا افراد دیگری کار خود را انجام ندهند شاید لازم باشد شما فعالیت هایتان را جایجا کنید.
می توانید با این مثال شروع کنید، فرض کنید می خواهید رویدادی را برگزار کنید شما با این فعالیت ها آغاز به کار خواهید کرد : آماده کردن سن، صدا، نور . می توانید زمانی که یک فرد با تجربه برای انجام هرکدام از این فعالیت ها لازم دارد را تخمین بزنید اما بعد از آن :
- اگر این موضوع نیازمند پیمانکار باشد، باید تخمین زمان را از پیمانکار دریافت کنید ( فعالیت دیگر است.)
- اگر تسکی وجود دارد که نیازمند شمارش تعداد حضار است، مانند آماده کردن صندلی ها و تعداد آن ها ( این هم وظیفه دیگری است)
- اگر تسکی وابسته به استفاده از دستگاهی است، مانند دستگاه ساخت لیبل، باید بدانید که ساخت ۱۰۰ لیبل چه مقدار زمان خواهد برد ( چه کسی مسئول دستگاه است؟ و مدت زمان استفاده از دستگاه چه مقدار خواهد بود)
- اگر این موضوع شامل ساخت و ساز باشد، باید زمان تقریبی ساخت را بدانید، مطمئن شوید که هر مرحله از ساخت در برنامه پروژه شما خواهد آمد
از اعضای باتجربه تیم بخواهید که فرآنید انجام تسک ها را مشخص کنند و به آن ها اعتماد کنید.
درچشم خیلی از افراد درگیر پروژه، مدیران پروژه نباید فردی باشند که تسک ها را به تسک های کوچک تر تقسیم می کنند. بلکه اعضای تیم هستند که براساس اهداف پروژه باید این کار را انجام دهند. فردی به من گفت ” کارها را اینگونه تقسیم نکن بگذار افراد تیم این کار را انجام دهند”
#مدیر_پروژه نباید #تسک های اصلی را به تسک های کوچک تر تقسیم کند. بلکه اعضای #تیم هستند که باید این کار را انجام دهند
ایده پشت این داستان این است که بیزینسمن ها و مدیران می توانند چیزی را که می خواهند تعریف کنند اما تنها اجرا کنندگان هستند ( وکلا، آشپزها و ..) می توانند فعالیت ها را به تسک های واقعی قابل انجام و درست تقسیم کنند.
من با تمام وجود موافق این موضوع هستم که شما باید از افراد باتجربه برای انجام این کار استفاده کنید اما شما باید به تجربه آن ها اعتماد کنید. افراد با تجربه ممکن است این کار را در یک دقیقه انجام دهند و یک فرد تازه هیچ گاه توان انجام این کار را نداشته باشد
ممکن است شما تجربه و تخصصی که در تیم است را نداشته باشد. با اینحال، در دهه ۸۰ میلادی من بخشی از یک تیم کامپیوتری بودم که تصمیم گرفتیم،” یک کامپیوتر بسازیم “. هیچ کدام از ما قبلا این کار را انجام نداده بود . اگر هرکدام از ما قبلا این کار را انجام داده بود شاید مشتاق تر بود. ما می توانستیم تسکی به این شکل تعریف کنیم : برای روزنامه ها و خبرگزاری ها خبر این موضوع را بفرستیم. بدون دانستن این موضوع که شخصی باید از قبل متن خبر را بنویسد و مطمئن شود این خبر در روز مشخص پخش خواهد شد. ( این موضوع مثال خوبی است برای تشخیص وابستگی بین فعالیت ها)
همچنین این موضوع برای اعضای تیم باید مشخص باشد که شما مدیر هستید و یا یک همکار؟. وقتی که تیمی درحال فعالیت است متوجه دلیل تقسیم کارها به تسک های ریز تر خواهد شد. اینگونه افراد همانطور که نسبت به جزئیات دید دارند نسبت به کلیات پروژه نیز دید پیدا خواهند کرد. همچنین با دخیل کردن افراد تازه در تیم، آن ها هم انجام این فرآیند را یاد خواهند گرفت.
تسک های پروژه را زمانی که انتظار دارید انجام شوند تعریف کنید
منابع متعددی پیشنهاد می دهند که شما باید تسک ها را برای کوتاه مدت تعریف کنید من درباره این موضوعی پیشنهادی شنیدم که ” هیچ تسکی کمتر از دو روز و بیشتر از دو هفته طول نمی کشد” در حالی که قانون ۸۰ ساعت پیشنهاد می کند هر فعالیتی که یک خروجی قابل تحویل دارد نباید بیشتر از ۸۰ ساعت کار طول بکشد. روز و شماره دقیق برای این موضوع را به خودتان می سپرم.
اما برای تعریف تسک ها برای طولانی مدت، گزارش هایی که باید تهیه کنید را در نظر بگیرید. نگذارید که یک تسک بیشتر از یک گزارش انجام نشده باقی بماند. اگر به مدیر و یا مشتری خود گزارش هفتگی می دهید پس هیچ فعالیتی که بیشتر از یک هفته زمان لازم دارد نباید در گزارش شما باشد.
اگر پروژه شما به امضای شخص سومی وابسته است این موضوع بسیار مهم خواهد بود. هر فعالیتی مستقیما برای دریافت پول از مشتری پیگیری خواهد شد.
اما حتی بدون در نظر گرفتن این موضوع: اگر تسکی را که انجام آن یک هفته زمان می برد را تعریف کنید چه اتفاقی می افتد؟ اگر فردی که تسک به او محول شده است از دست دهید شاید او تا پایان انجام تسک صحبتی نکند و شما تا آنموقع نمی دانید که اوضاع مرتب نیست. حالا شما یک هفته عقب خواهید بود…
تسک های پروژه را همراه با نوع بسته شدن آن ها تعریف کنید ( این که هر تسک چگونه انجام شده حساب می شود باید مشخص باشد)
پایان هر تسک را در ذهنتان بیاورید. اگر نمی تواند تعریف کنید که پایان و انجام کار به چه معنی است، بدین معنی است که هیچ وقت نمی توانید آن فعالیت را انجام دهید.
یکی از راه های رسیدن به این موضوع این است که با فردی که مسئول کنترل کیفیت و یا تست تیم است صحبت کنید. متوجه شوید که برای پایان یک فعالیت چه تست هایی باید انجام شود. اگر توانستید این موضوع را روشن کنید می توانید میزان پیشرفت این کار را نیز مشخص کنید و متوجه شوید تیم بر روی چه فعالیت ها و موضوع هایی کار می کند.
اگر فردی اعلام کرد که وظیفه ای را انجام داده است، آیا شما می دانید چگونه باید ان را تست کنید؟ اگر مسئول تست شما نمی داند پس تسک شما بزرگ است. اگر مسئول تست گفت ” اگر تسک با تسک دیگری ادغام شود می توان آن را تست کرد” پس متوجه می شوید این تسک کوچک است و بیش از حد خرد شده است.
این موضوع را همیشه در نظر داشته باشید که :” چطوری می توانم مطمئن شوم کاری انجام شده است؟ چگونه مشتری من می تواند با عدم پرداخت ادعا کند این کار انجام نشده است؟ ” اگر جواب خوبی برای این سوال ها ندارید پس کار بیشتری برای انجام خواهید داشت.
به ساخت لگو فکر کنید که چند قطعه برای تکمیل طرحتان لازم دارید. یک اجرا کننده موفق زمانی به من گفت: ” تو هیچ وقت همه چیز را نمی دانی، پس با چیزهایی شروع کن که می دانی و درباره جزئیات بیشتر سوال کن . یادت باید که مایکرومنیجرها می خواهند همه چیز را بدانند و دیگران می خواهند باید ها و نباید ها را بدانند و نحوه انجام فعالیت ها را”
تجربیات خودتان را در مورد اندازه و سایز درست تسک ها در پروژه را با ما تقسیم کنید.
