اکثر افراد چه فریلنسر و چه فردی که بخشی از یک تیم هستند، لیست بلندی از تسک هایی دارند که برای جلب توجه با هم دعوا می کنند. این لیست می تواند شامل تمام کردن یک پروژه برای مشتری و یا انجام یک تخمین برای مشتری دیگر، جواب دادن به ایمیل، ثبت صورتحساب های مالی و … باشد. لیستی داریم که تسک های مربوط به پروژه های مختلف در آن وجود دارد. اولویت بندی این لیست می تواند یک چالش واقعی باشد.
اینکه هر روز مفید باشیم بسیار مهم است اما داشتن خروجی و بهره وری بر تسک های درست باعث می شود تا بهتر از زمان استفاده کنیم. در این مطلب، برای شما ۷ پیشنهاد داریم تا زمانی که با چگونگی مدیریت پروژه هایتان درگیر هستید، تسک هایتان را بهتر اولویت بندی کنید.
اولویت بندی فعالیت ها
به سررسیدها احترام بگذارید
وقتی که برای یک مشتری کار می کنید چیزی که اولویت های شما را مشخص می کند، زمان سررسیدهای شماست. اگر پروژه شما براساس سررسید ها ارزیابی می شود و یا از برنامه پروژه عقب هستید پس یک سری از فعالیت های باید فوری انجام شوند. رسیدن به سررسید ها یکی از عوامل مهمی است که تجربه خوبی از کار با شما را به مشتری می دهد.
مایلستون تعریف کنید
اگر مشتری فقط زمانی را برای تحویل نهایی پروژه مشخص کرده است، سعی کنید پروژه را به قسمت های کوچک تری تقسیم کنید و چند قدم را برای تکمیل پروژه تعریف کنید.
برای هر بخش ( مایلستون) زمان سررسید تعریف کنید تا بدانید چه زمانی و با تحویل کدام خروجی به مرحله بعد کارتان می روید.این سررسیدها در اولویت بندی فعالیت هایتان بهتان کمک خواهد کرد. اینطوری به جای اینکه فقط یک تاریخ نهایی را ببینید، یک درک و دید شفاف از مراحل انجام پروژه و کارهایی که برای اتمام آن لازم به انجام است را دارید.
شاید لازم باشه این مایلستون را با مشتری تون به اشتراک بگذارید، آن ها فقط به شما کمک می کنید که کل پروژه را تحت کنترل داشته باشید.
اینکه در کارهای روزمرتان این تاریخ ها را مد نظر داشته باشید می تواند در فعالیت های دیگرتان نیز موثر باشد. اگر زمان یک پروژه با تاخیر مواجه شود شاید لازم باشد زمان بیشتری را صرف انجام تسک های آن کنید که باعث می شود زمان پروژه های دیگر را کوتاه تر کنید. پس توجه به این مایلستون ها به شما کمک می کند تا بتوانید فعالیت هایتان را بهینه اولویت بندی کنید.
وابستگی ها و ترتیب فعالیت ها را در نظر بگیرید
زمان هایی می رسد که شما نمی دانید چطوری باید کاری را انجام دهید. اگر امور مختلفی در دست دارید و نمی دانید که انجام آن ها را چگونه اولویت بندی کنید، وابستگی ها و ترتیب آن ها را در نظر بگیرید. برای مثال تا فعالیت الف را انجام ندهم فعالیت ب انجام نخواهد شد.
برای مثال، ممکن است یک پروژه داشته باشید اگر به مایلستون تان نرسید فاجعه رخ دهد. ممکن است مشتری شما کمپین بازاربابی داشته باشد که وابسته به کار شما باشد. از طرف دیگر ممکن است مشتری داشته باشید که زمان سررسید پروژه اش نزدیک است اما اگر شما پروژه را با تاخیر انجام دهید هیچ رویداد دیگری دچار تاخیر نمی شود.
یکی از عاملهای دیگری که در روابطتان با مشتری باید در نظر داشته باشید این است که اگر مشتری دارد که مدت هاست با او کار می کنید و همیشه هم خوش قول بوده اید شاید اگر به صورت استثنا دچار تاخیر شوید شما را درک کند ( البته کاملا به موقعیت وابسته است). اما موقعیت جدیدی است که شما با مشتری جدید کار می کنید و امیدوار هستید که از طریق این مشتری مشتری های جدید دیگری به شما معرفی شوند. در این حال روابط شما با مشتری می تواند به تنهایی از اهمیت بالایی برخوردار باشد تا بتوانید کارهایتان را جوری اولویت بندی کنید که پروژه خاص به موقع انجام شود.
ادامه دارد…
