سلام. به یکی دیگر از ویدیوهای مفاهیم پایه مدیریت پروژه خوش آمدید. در این ویدیو درباره برنامه‌ریزی پروژه (Project Planning) صحبت خواهیم کرد. از اهمیت آن خواهیم گفت و اینکه اجرا نکردن درست برنامه می‌تواند چه هزینه هایی برای ما داشته باشد. در آخر هم یک فرایند کلی و high-level برنامه ریزی را با هم مرور خواهیم کرد.
وقتی که چیزی را درست برنامه ریزی نمی کنیم باعث هدر رفتن زمان یا پول خواهد شد. حتی می‌تواند باعث اتلاف انرژی هم باشد.
گاهی اوقات این عدم برنامه‌ریزی باعث از بین رفتن اعتبار کاری یا یک رابطه کاری هم می‌شود. پس عدم‌برنامه‌ریزی باعث شکست یک پروژه، ایجاد ضرر برای کسب و کار و حتی از دست دادن شغل هم می‌شود.
مروی بر مفاهیم ابتدایی
پروژه:
رویدادی موقتی است با زمان شروع و پایان مشخص که در پایان خروجی منحصر به فرد و مشخصی دارد.
یادمان باشد که پروژه را با یک فرایند روتین و تکرارپذیر اشتباه نگیریم.
برنامه ریزی:
فرایند تحویل یک خروجی که می دانیم چیست؟ چطور انجامش می‌دهیم؟ چرا این کار را انجام می‌دهیم؟ چه زمانی پروژه را تحویل می دهیم؟و این کارها توسط چه کسانی انجام می شود؟
معمولا برای اینکه این فرایند بهتر درک شود، یک خط زمانی می‌کشم و زمان شروع و پایان پروژه و خروجی‌هایی که در این مسیر باید تحویل داده شود را روی این خط زمانی نشان می‌دهم. حالا سوالی که پیش می‌آید، این است که این نقطه‌ها و زمان‌ها را چه شکلی تعیین کنیم؟
براساس تجربه پیشنهاد می‌کنم حتما در کنار یک فرد با تجربه، که قبلا پروژه مشابه را انجام داده است، شروع به برنامه‌ریزی پروژه کنید. یا اگر همچین فردی در دسترس نیست یا در مستندات سازمانتون، اطلاعاتی درباره پروژه مشابه وجود ندارد، درباره آن پروژه جستجو کنید و یک سری اطلاعات کلی کسب کنید.
تجربه و دسترسی به درس آموخته ها می‌تواند در تک تک مراحل برنامه‌ریزی به شما کمک کند.
فرایند برنامه‌ریزی
ما باید از چرایی انجام پروژه آگاه باشیم و از اهداف پروژه آگاه باشیم. بدانیم در نهایت قراره چه چیزی بسازیم و یک تصویر کلی از آن داشته باشیم.
وقتی که چرایی را متوجه شویم، به چه چیزی خواهیم رسید. خروجی هامون چیست؟ انتظارات در این پروژه چیست؟ در اصل اسکوپ یا دامنه پروژه را مشخص می‌کنیم. که این موضوع پایه برنامه‌ریزی ما و بعدا حتی تهیه بودجه هم خواهد بود.
درباره چه زمانی؟ صحبت می‌کنیم و تاریخ شروع و پایان پروژه را مشخص می‌کنیم.
چه افرادی؟ زمان آن رسیده که مشخص کنیم چه افرادی برای انجام پروژه درگیر خواهند بود؟ منابع‌مان را مشخص می‌کنیم.
در آخر چگونه قراره تمام این مراحل را طی کنیم و خروجی پروژه را تحویل بدهیم؟
یکی از کارهایی که برای راحت انجام شدن برنامه‌ریزی انجام می‌شود، شکاندن تصویر کلی پروژه به مراحل کوچک‌تر است که شما می‌توانید این را همراه با یک فرد فنی با تجربه انجام دهید.
فرض کنید با یک پروژه نرم افزاری روبرو هستید. شکستن خروجی‌های پروژه به ماژول‌ها یا فانکشنالیتی‌های کوچک‌تر می‌تواند به شما کمک کند. بعد می‌توانیم فعالیت‌ها یا تسک‌های مهمی که برای انجام آن فانکشنالیتی باید انجام شوند، را مشخص کنید و آن‌ها را مانند این شکل نشان بدهید.
این موارد به شما کمک می‌کند تا خروجی‌های پروژه و تخمین زمانی انجام آن‌ها را راحت‌تر انجام دهید و آن‌ها را در تایم لاینتون بچینید.
و در نهایت هم بین افراد پروژه با توجه به مهارت‌هاشون تقسیم کنید.
از خروجی این کار می‌توانید تخمینی درباره هزینه‌های پیش روتون هم داشته باشید. از هزینه نیروی انسانی، تجهیزات یا احیانا نرم افزارهایی که ممکن است، لازم داشته باشید.
حالا شما فرایند اجرای پروژه و اینکه چطور می توانید در کنار هم کار کنید و چه زمانی باید چه کاری انجام شود را می دانید. به یاد داشته باشید، این تنها نسخه ساده شده برنامه ریزی بود و هر کدوم از این مراحل می‌توانند نکات بیشتری را در بر داشته باشند.
اگر برای انجام و اجرای برنامه‌ریزی پروژه به ابزار نیاز د ارید، همین الان به صورت کاملا رایگان در تیم کمپ ثبت نام کنید و اولین پروژه خودتان را بسازید.
لطفا کانال ما را دنبال کنید. اگر این ویدیو به شما کمک کرده است آن را لایک کنید و با فشار دادن دکمه زنگوله از ویدیوهای بعدی ما باخبر بشید.
یادتون نره بازخوردهای شما باعث بهبود روز به روز ما می شود. منتظرتون هستیم.
