سلام. به یکی دیگه از ویدیوهای مفاهیم پایه مدیریت پروژه خوش آمدید. در این ویدیو می‌بینیم نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد در تیم پروژه چیست؟
لطفا برای تماشای بقیه این سری از ویدیوها در کانال ما سابسکرایب کنید.
زمانی که یک پروژه شروع می‌شود، اولین قدم تعریف نقش‌ها و وظایف افراد پروژه است. هر فرد چه کاری انجام می دهد؟ چه کسانی پروژه را مطابق برنامه اجرا می‌کنند و آن را تبدیل به یک خروجی منحصر به فرد می‌کنند؟
ممکن است در سازمان و تیم های مختلف نقش‌های زیادی در یک پروژه به گوشتان خورده باشد. در این ویدیو ما نقش‌های معروف و رایج‌تر را با هم مرور می‌کنیم. لطفا به یاد داشته باشید که بر اساس اندازه، نوع و شرایط پروژه ممکن است، بعضی از این نقش‌ها در تیم شما تعریف نشوند یا بالعکس حضور پررنگ‌تری داشته باشند.
اعضای تیم
اعضای تیم افرادی هستند که به صورت فعال بر روی یک یا چند تا از گام‌های پروژه فعالیت می‌کنند. این افراد ممکن است از کارکنان سازمان باشند یا به عنوان مشاور به تیم پروژه اضافه شده باشند. می توانند به صورت تمام وقت یا نیمه وقت فعالیت کنند. این افراد مهارت‌های لازم برای تکمیل پروژه را دارند . مسئول اجرای پروژه هستند و اپدیت های شان از آخرین وضعیت پیشرفت کارها را به مدیر پروژه می دهند تا مدیر پروژه بتواند روند پیشرفت کلی پروژه را مانیتور کند.
نقش خود اعضای تیم پروژه می تواند با توجه به ماهیت پروژه متفاوت باشد.
مدیر پروژه
در ویدیو قبلی مفصل درباره نقش مدیر پروژه صحبت کردیم. مدیر پروژه مسئولیت و اختیار کامل پروژه را بر عهده دارد. مدیر پروژه مسئول کامل خروجی و نتیجه پروژه است. مدیرپروژه مانند یک چسب تمام اجزای پروژه را در کنار هم نگه می‌دارد و پروژه را با اشتیاق فراوان هدایت می‌کند. .
به طور خلاصه مدیر پروژه نقش زیر را در تیم دارد:
– تهیه برنامه زمانی پروژه
– مدیریت تحویل‌دادنی‌های پروژه مطابق برنامه
– استخدام کارکنان پروژه
– هدایت و مدیریت تیم پروژه
– انتخاب متدولوژی مناسب مدیریت پروژه
– تعیین برنامه زمانبندی پروژه و مراحل انجام آن
– تخصیص وظایف به اعضای تیم پروژه
– ارائه به روز رسانی منظم برای مدیران بالادستی
مدیر پروژه نقطه ارتباطی بین ذی‌نفعان پروژه است.کارفرما، پیمانکاران، مشاوران و مدیران رده بالای مربوط به پروژه را به هم وصل می کند. درست مثل پلی است که مدیران و مشتری را به تیم پروژه وصل می کند.
رهبر تیم
در پروژه‌های بزرگ نقش رهبر تیم پررنگ می‌شود. این فرد مستقیم به مدیر پروژه گزارش می‌دهد. در پروژه‌های کوچک‌تر مدیر پروژه هر دو نقش را بازی می‌کند و نقش رهبر تیم را هم دارد. رهبر تیم مثل مدیر نیست اما هنوز هم در تیم نقش دارد. نقش‌های زیر را در پروژه ایفا می کند:
– آغازگر: یعنی به جای اینکه به افراد بگوید چی کاری را انجام بدهند. خودش کارهایی که برای رسیدن به هدف پروژه لازم است را انجام می دهد تا بقیه هم ببینند.
– الگو: طوری رفتار می‌کند تا رفتار و عملکردش برای بقیه تیم الگو باشد. مثلا خودش به موقع در جلسه‌ها شرکت می کند یا اگر قرار به تغییر روند خاصی در طول پروژه انجام باشد، رهبر تیم اولین نفر آن را اجرا می کند.
– مذاکره کننده: درباره نیازهای تیم با مدیران ارشد مذاکره می کند. سعی می کند منابع پروژه را در کنار مدیر پروژه تامین کند.
– شنونده: شنونده خوبی است و اگر نشانه‌ای از هر مشکل یا چالشی بین اعضا ببیند سعی می‌کند آن را حل کند و بهش دقت کند.
– مربی: راه‌هایی را پیدا می کند تا بتواند روی مهارت‌های بالقوه اعضا کار کند. در طول پروژه مهارت تمام افراد ارتقا پیدا کند.
– عضو فعال: بخشی از کارهای پروژه را انجام می دهد. مخصوصا کارهایی که معمولا انجامشان بین افراد محبوبیت کمتری دارد و کس دیگه‌ای دوست ندارد انجامشون بدهد.
حامی پروژه
اگر ساعت‌ها درباره نقش حامی پروژه صحبت کنیم باز هم کم است. نقش بسیار مهمی که متاسفانه در خیلی از پروژه‌ها نادیده گرفته می شود. نبود این نقش در پروژه می تواند باعث شکست پروژه شود و حتی در میانه راه باعث خستگی مدیر پروژه شود. حالا حامی پروژه کیست؟ حامی پروژه معمولا یکی از مدیرهای ارشد سازمان است. این فرد به صورت نزدیکی با مدیر پروژه کار می کند. در تدوین برنامه رده بالا پروژه نقش دارد. معمولا در حل کردن مشکلات و چالش‌هایی که در طول پروژه به وجود می‌آید، کمک می کند. به مدیر پروژه کمک می کند تا مشکلات را از سر راه پروژه بر دارد و تمرکز افراد از هدف پروژه دور نشود. هر تغییر و یا هر تاییدی در گام‌های پروژه نیازمند تایید حامی پروژه است. به طور خلاصه حامی پروژه نقش‌های زیر را دارد:
– اخذ تصمیمات مهم تجاری پروژه
– تصویب بودجه پروژه
– اطمینان از در دسترس بودن منابع
– اعلام اهداف پروژه به کل سازمان
هماهنگ کننده پروژه
فردی است، که به مدیر پروژه کمک می کند تا روندها و مسیر اجرای پروژه درست انجام شود. ارتباطات میان اعضا را تسهیل می‌کند. مخصوصا در تیم‌های دورکار این فرد نقش پررنگی را بازی می‌کند. مطمئن می‌شود که همه چیز مطابق فرایند مدیریت پروژه دارد انجام می‌شود .
دفتر مدیریت پروژه یا PMO
کار اصلی‌شان نظارت بر ساختار مدیریت پروژه در سازمان‌هاست. این نقش معمولا در سازمان‌های بزرگ‌تر وجود دارد.
این سازمان‌ها معمولا فرایندهای مدیریت پروژه مدونی دارند . این امر باعث ایجاد هماهنگی بین تمام پروژه‌های آن سازمان می‌شود و می‌توانند بین هم سینرژی ایجاد کنند و از خروجی‌ها و تجربه‌های هم استفاده کنند. PMO معمولا کمک می‌کند این ساختار و روند درست انجام شود، منابع پروژه، ابزارهای مورد نیاز و روش‌های مختلف را برای پروژه‌ها تامین می‌کند .
اگر در سازمانی PMO وجود داشته باشد ، فرایند مدیریت پروژه و چگونگی استفاده‌اش در هر پروژه را مشخص می‌کند. تمام داده‌های مربوط به پروژه‌های را جمع‌اوری و تحلیل می‌کند. و مدیر پروژه‌ها را در طول مسیر همراهی می‌کند.
کمیته راهبری پروژه
بعضی پروژه‌ها کیمته راهبری دارند که شامل حامی پروژه، تمام ذی‌نفعان و مدیر پروژه است. این کمیته منشور (چارتر) پروژه، منابع، بودجه و تمام نیازها و تغییرهای در پروژه را قبل از اجرا تایید می‌کنند.
خب در این ویدیو نقش‌های رایج تیم پروژه را با هم مرور کردیم.
لطفا کانال ما را در یوتیوب و آپارات دنبال کنید. اگر این ویدیو به شما کمک کرده، آن را لایک کنید و با فشار دادن دکمه زنگوله از ویدیوهای بعدی ما باخبر شوید.
یادتون نره بازخوردهای شما باعث بهبود روز به روز ما می شود. منتظرتون هستیم.
