ارزیابی ریسک های پروژه (راهنمای جامع برای مدیریت ریسک پروژه)

زندگی پر از شگفتی است، و حتی اگر شما در سرمستی فروش محصول باشید و نقاط حساس پروژه و بیزنس را رد کرده باشید، ریسک های پروژه ممکن است  مانند سقوط یه شهاب سنگ وسط حیاط، ناگهان شما را غافل گیر کنند . البته که نمی توانید آینده را پیش بینی کنید، اما با خواندن این مطلب می توانید برای رویارویی با ریسک های پروژه و سقوط شهاب سنگ بعدی  با استفاده از مدیریت ریسک آماده باشید

کسب و کار ریسکی! ریسک پروژه دقیقا چیست؟

این تعریف رسمی PMI از ریسک پروژه است: “یک رویداد یا شرایط نامشخص که تاثیر مثبت یا منفی بر اهداف پروژه دارد.” پس ریسک پروژه اساسا، یک رویداد غیرمنتظره است که می تواند پروژه شما را تحت تاثیر قرار دهد – البته این تاثیر گاهی ممکن است خوب باشد! ریسک می تواند بر همه چیز تاثیر بگذارد: مردم، فرایندها، فن آوری و منابع.

به این تفاوت مهم توجه داشته باشید: خطرات مشابه مسائل نیستند. مسائل چیزهایی هستند که می دانید باید با آنها برخورد کنید. حتی ممکن است بدانید که مسایل در چه زمانی پیش خواهند آمد و برای آنها برنامه زمانی داشته باشید اما برعکس، ریسک ها هر چند که قابل شناسایی هستند اما به ناگهان رخ می دهند.

درتعیین ریسک پروژه: علت، زمان، احتمال و عواقب آن را به دقت مشخص کنید

می توانیم مشخصات ریسک های مدیریت پروژه را به پنج دسته تقسیم کنیم:

رویداد ریسک: چه چیزی ممکن است بر پروژه شما تأثیر بگذارد؟

مدت زمان ریسک: زمانیکه احتمال دارد اتفاق بیفتد؟

احتمال: شانس آن اتفاق می افتد؟

تأثیر: نتیجه مورد انتظار چیست؟

عوامل: چه رویدادهایی ممکن است پیش آگهی یا رویداد خطر را باعث شود؟

ارزیابی ریسک پروژه

اولین چیزی که باید انجام دهید این است که ارزیابی کاملی از ریسک ها را انجام دهید تا درک بهتری در مورد انواع خطرات و عواقب احتمالی آنها داشته باشید.

خوب اجازه بدید یک راهنمای گام به گام را با هم مرور کنیم:

مرحله ۱: شناسایی خطرات احتمالی.  یک لیست از هر گونه خطر و فرصت احتمالی که از آن ناشی می شود را تهیه کنید. اگر تنها بر تهدید تمرکز می کنید، نمی توانید از فرصت های به وجود آمده برای ارایه سرویس بهتر به مشتری استفاده کنید. از تیم خود بخواهید که در طول فرآیند برنامه ریزی پروژه به شما کمک کنند، چون ممکن است مواردی را ببینند که شما از آن غافل شده اید. در اینجا لیستی از ۱۳۰ ریسک متداول در پروژه ها را خواهید دید

مرحله ۲: تعیین احتمال. میزان احتمال رخ دادن هر ریسک را مشخص کرده و لیست را بر اساس آن مرتب کنید. مثلا احتمال بیشتری وجود دارد که یکی از اعضای کلیدی تیم برای یک هفته با آنفولانزا بگیرد یا اینکه از همسر خود جدا شود؟! مقادیر ریسک را با کم، متوسط و بالا مشخص کنید

مرحله ۳: تعیین ضربه. چه اتفاقی می افتد اگر هر کدام از این ریسک ها رخ دهد؟ آیا تاریخ تحویل نهایی شما به تاخیر می افتد؟ آیا برای شما هزینه مالی خواهد داشت ؟ ریسک ها را بر اساس میزان خسارتی که وارد می کنند مقدار دهی و اولویت بندی کنید.

خوب تا اینجا ریسک های پروژه و نحوه اولویت دهی آنها را شناختیم. در قسمت بعد با ابزارهای مدیریت ریسک آشنا می شویم

هنگامی که ارزیابی ریسک پروژه خود را به اتمام رسانده اید، آماده تهیه برنامه ریسک مدیریت ریسک هستید. توجه داشته باشید که مدیریت ریسک یک روند مداوم در طول اجرای پروژه است

در اینجا چند گام پیشنهادی برای مدیریت ریسک های پروژه داریم:

مرحله ۱: تعیین “تحمل ریسک”

در اولین مرحله به طور شفاف با همه ذینفعان پروژه صحبت کنید و مشخص کنید که میزان تحمل هر ریسک برای هرکدام چقدر است چرا که ممکن است منافع آنها نیز در خط باشد. مسائل زیادی برای بحث وجود دارد: آیا آنها می خواهند در زمانی که خطرات اتفاق می افتند مطلع شوند؟ در موارد خاصی که ممکن است پروژه به خطر افتد تمایل به تصمیم گیری دارند؟ اطمینان پیدا کنید که همه افراد درگیر پروژه دید کاملی از ریسک ها و راه های مقابله با آن داشته باشند

مرحله ۲: تصمیم بگیرید که چه ریسک هایی را مدیریت کنید

بعد از اینکه که سطح تحمل ریسک های پروژه را تعیین کرده اید، حالا باید مشخص کنید که با توجه به منابع پروژه کدام ریسک ها قابل مدیریت کردن هستند. مدیریت یک ریسک ممکن است چند صد هزار تومان برای شما هزینه داشته باشد در حالی که مدیریت یک ریسک چند صد میلیون. باید تصمیم بگیرید که مدیریت کردن کدام ریسک مقرون به صرفه خواهد بود

از یک ماتریس خطر به عنوان یک ابزار کلیدی برای مرتب سازی خطرات استفاده کنید. با استفاده از این ماتریس میتوانید مشخص کنید که کدام ریسک ها بالاتر از و کدامیک پایین تر از میزان تحمل ریسک شماست. در زیر نمونه ای از این ماتریس رو می بینید

به قسمت بالا – راست این ماتریس خیلی دقت کنید. اینها خطراتی هستند که هم احتمال وقوع بالایی دارند و هم عواقب شدید تری داند. آنها بیشتر احتمال دارد اتفاق بیافتد، و اگر آنها انجام شود، این می تواند برای پروژه شما بازی کند. برای این موارد باید برنامه پیشگیرانه دقیق و منسجمی داشته باشید

ماتریس ریسک ابزاری برای مشخص کردن نسبت احتمال وقوع به عواقب ریسک های پروژه است

مرحله ۳: تعیین عوامل ریسک و مدیریت ریسک پروژه

نشانه های قریب الوقوع ریسک ها چیست؟ اگر فردی در دفتر شروع به عطسه و سرفه کند، آیا این می تواند نشانه این باشد که تیم شما در معرض یک آنفولانزای همه گیر هستند؟! برای ریز نظر گرفتن عوامل وقوع ریسک به اعضای تیم آموزش دهید و مشخص کنید که در صورت وقوع هر مورد چه دستورالعملی باید اجرا شود.

مرحله ۴: ایجاد یک برنامه عملیاتی

برای به حداقل رساندن تاثیرات ریسک در پروژه چه کارهایی می توانید انجام دهید ؟ (آیا می توانید Purell را در طول فصل آنفلوآنزا تهیه کنید یا کارهای مهمی را در میان تیم انجام دهید تا بتوانید پیشرفت کنید حتی اگر فردی چند روزه باشد؟) اگر یک ریسک رخ دهد،  مؤثرترین پاسخ چیست؟ تیم شما چه خواهد کرد و چه کسی مسئول چه چیزی است؟ اطمینان حاصل کنید که هر این جزییات را به دقت مشخص کرده اید و هر فرد نقش خود را در مهار ریسک به خوبی میداند

مرحله ۵: روند مدیریت ریسک را ارزیابی کنید

پس از آنکه پروژه شما پایان یافت، به عقب برگردید و ببینید کدام بخش از استراتژی شما موفقیت آمیز بوده است. بررسی کنید که مکانیزم های پیشگیری از ریسک شما تا چه اندازه موثر بوده است؟ چه مواردی را از قلم انداخته اید و جلوی بروز کدام مشکلات را می توانستید از قبل بگیرید؟ و درنهایت  برای بهبود پروژه بعدی چه کاری می توانید انجام دهید؟ این موارد را در قالب یک چک لیست ثبت کنید

پروژه های خود را با آگاهی از ریسک ها شروع کنید نه “بدون ریسک”

کشف، خلاقیت، جاه طلبی – همه شرکت ها و پروژه ها دارای خطر هستند و هرگز نمی توانید مطمن شوید که همه این خطرات را شناسایی کرده اید، اما داشتن یک برنامه مدیریت ریسک می توانید از تبدیل شدن خطرات کوچک به فاجعه های غیر قابل جبران جلوگیری کنید و چالش های پروژه را به فرصت های پر سود تبدیل کنید