چرا در مدیریت پروژه‌های خود باید از گانت چارت استفاده کنیم؟ فرض کنید شما و تیم‌تان مشغول ساختن یک کتابخانهٔ مرجع جامع برای وب‌سایت شرکت‌تان هستید. جایی که افراد بتوانند به کتاب‌های الکترونیک، کاربرگ‌ها، راهنما‌ها و دیگر منابع سودمند دسترسی داشته باشند. این یک پروژهٔ بزرگ است و کارهای زیادی در آن وجود دارد که باید به خوبی مدیریت شوند. این کارها عبارت‌اند از تحقیق و طرح‌ریزی، نمونه‌ها و طراحی، صفحه‌های لندینگ و تلاش برای پیشبرد کارها. حتی اگر یکی از این کارها به درستی انجام نشوند یا با تاخیر همراه باشند، تاثیری منفی روی کل پروژه خواهند داشت.
درنتیجه به روشی برای نظارت بر برنامهٔ زمان‌بندی پروژه احتیاج دارید تا مطمئن شوید که همهٔ کارهای با ترتیب درست و در زمان پیش‌بینی شده به پایان می‌رسند. در چنین شرایطی است که استفاده کردن از گانت چارت برای مدیریت پروژه ضرورت پیدا می‌کند.
گانت چارت دقیقا چیست؟
گانت چارت یک ابزار مدیریت پروژه است که کارهای موجود را برمبنای زمان لازم برای انجامش‌شان نشان می‌دهد. در این نمودار کارها را در ستون‌های افقی نمایش داده می‌شوند و طول هر یک از ستون‌ها نشان‌دهندهٔ زمان لازم برای آن تکمیل کار است. در زیر یک مثال از گانت چارت آورده شده است که نشان‌دهندهٔ کارهای مربوط به تولید یک محصول جدید است:
اگر به این نمودار نگاه کنید متوجه ترتیب انجام کارها، مدت زمان لازم برای هر کار، هم‌پوشانی میان کارها و همچنین اینکه هر کار برعهدهٔ چه کسی گذاشته شده است می‌شوید.
مزایای استفاده از گانت چارت در مدیریت پروژه چیست؟
احتمالا تا پیش از این دربارهٔ گانت چارت چیزهایی شنیده‌اید، اما آیا واقعا در همهٔ پروژه‌ها به آن‌ها احتیاج داریم؟ چه چیزی باعث سودمندی این نمودارها می شود؟
مدیریت کردن یک پروژه با استفاده از گانت چارت مزایای زیادی برای‌‌تان خواهد داشت، از جمله:
- زمان‌بندی دقیق جزئیات: ایجاد یک برنامهٔ زمان‌بندی مناسب در بسیاری از پروژه کار دشواری است، اما گانت چارت ابزاری را در اختیار شما قرار می‌دهد که می‌توانید برای تخمین زدن مدت زمان کارها و مدیریت کردن انتظارات افراد ذی‌نفع از آن استفاده کنید.
- برنامه‌ریزی دقیق برای کارها: در بیشتر پروژه لازم است که کارها با ترتیب معینی انجام شوند. برای مثال نمی‌توانید یک محصول جدید را پیش از فراهم کردن ملزومات آن طراحی کنید. گانت چارت شما را قادر می‌سازد که کارها را با ترتیب درستی پیش ببرید و همچنین وابستگی میان کارها را به شما و تیم‌تان نشان می‌دهد.
- افزایش کارایی: اگر به این شیوه به کارها فکر و برای‌شان برنامه‌ریزی کنید می‌توانید کارایی پروژه و تیم‌تان را افزایش دهید. چرا که می‌توانید موانعی که به علت وابستگی کارها پیش می‌آید را از میان بردارید و بهتر برنامه‌ریزی کنید.
- افزایش پاسخ‌گویی: پروژه‌ها معمولا مانند خانه‌های بزرگ پوشالی هستند و یک اشتباه یا عقب افتادن از برنامهٔ زمان‌بندی می‌تواند کل پروژه را با بحران روبهٰ‌رو کند. استفاده از گانت چارت به عنوان مرجعی برای انجام کارها می‌تواند پاسخ‌گویی تیم‌تان را افزایش دهد. چرا که می‌تواند به خوبی تاثیر عقب افتادن کارهای پشت سر هم را نشان دهد. گانت چارت واقعا شبیه به یک دومینو است.
نمودارهای گانت ابزار مناسبی برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها هستند اما معنای این حرف این نیست که در همهٔ پروژه‌ها لزوما باید از آن‌ها استفاده کرد. درست مانند هر ابزار دیگری این نمودارها نیز زمان، مکان و مورد استفادهٔ خاص خود را دارند.
حتما کنجکاو شده‌اید که بدانید چه زمانی باید و چه زمانی نیاید از این نوع نمودارها استفاده کرد. در ادامه ۴ اشتباه در استفاده از گانت چارت برای مدیریت پروژه را بیان کرده‌ایم.
۱. از گانت چارت در آغاز پروژه استفاده نکنید
ایجاد یک گانت چارت نباید اولین قدم‌تان برای برنامه‌ریزی پروژه باشد چرا که این نمودار ابزار مناسبی برای مشخص کردن پیچیدگی‌های کار نیست. چراچنین است؟ برای اینکه بتوانید از گانت چارت به شکلی موثر استفاده کنید باید دید روشنی از موارد زیر داشته باشید:
- کارهای اصلی در پروژه‌تان چه هستند؟
- این کارها تقریبا چقدر طول می‌کشند؟
- این کارها با چه ترتیبی باید انجام شوند؟
اگر می‌خواهید با استفاده از گانت چارت مواردی را که در بالا بیان شد مشخص کنید این خطر وجود دارد که بعضی از گام‌های مهم را به طور کامل فراموش کنید و مجبور شوید یک بار دیگر کل نمودار را از ابتدا طراحی کنید.
گانت چارت باید مانند یک نمایش بصری از مدت زمان لازم برای انجام پروژه در نظر گرفته شود و نه اینکه در گام اول بخواهید از آن برای مشخص کردن کارهای اصلی استفاده کنید. این موارد را باید پیش از شروع طراحی گانت چارت مشخص کرده باشید.
۲. از گانت چارت برای مدیریت کردن منابع استفاده نکنید
نمودارهای گانت برای مشخص کردن زمان لازم برای انجام یک پروژه ابزار فوق‌العاده‌ای هستند اما هنگام مشخص کردن منابع مورد نیاز این نمودار چندان مناسب نیست. معنای این حرف این است که استفاده از نمودارهای گانت برای مدیریت کردن منابع می‌تواند شما را گمراه کند. به یاد داشته باشید که گانت چارت فقط روی نشان دادن زمان لازم برای انجام پروژه متمرکز شده است و دیگر موارد ضروری مانند دامنهٔ پروژه و هزینه‌های کلی را نشان نمی‌دهد.
برای مثال کارهایی که توسط میله‌های کوچک‌تری در گانت چارت نمایش داده می‌شوند به زمان کم‌تری احتیاج دارند. اما همین کارهای ممکن است به منابع بیشتری احتیاج داشته باشند و برای مثال افراد بیشتری برای انجام‌شان لازم باشد یا به ابزار یا بودجهٔ بیشتری نیاز باشد. این موارد در گانت چارت نشان داده نمی‌شوند. درنتیجه اگرچه این ابزار برای زمان‌بندی کردن مناسب است، اما باید نظارت بر منابع به روش دیگری انجام شود تا مطمئن شوید که از این ابزار به بهترین شکل ممکن استفاده می‌شود.
۳. گانت چارت را به صورت دستی ایجاد نکنید
بسیاری از سازمان‌ها و تیم‌های انجام پروژه سعی می‌کنند گانت چارت‌شان را با استفاده از نرم‌افزار اکسل یا دیگر برنامه‌هایی که به ورودی‌های دستی متعدد احتیاج دارند ایجاد کنند. با استفاده از این روش می‌توانید گانت چارت را تولید کنید اما دو اشکال در کارتان ایجاد می‌شود. یکی اینکه ساختن آن به این روش به زمان زیادی احتیاج دارد و دیگر اینکه در نهایت به نموداری دست پیدا می‌کنید که اصلا انعطاف‌پذیر نیست.
اگر لازم باشد چیزی را تغییر دهید چه‌کار می‌کنید؟ اگر لازم باشد کاری را جابه‌جا کنید چه؟ اگر مشخص شود بعضی از گام‌های انجام پروژه به زمان بیشتری از چیزی که پیش‌بینی کرده‌اید احتیاج دارد چه؟ در این موارد تنها کاری که می‌توانید انجام دهید این است که برای اعمال تغییرات مورد نیاز از ابتدا شروع به ساختن کل نمودار کنید.
به این دلیل است که باید با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ای کار کنید که گانت چارت را به شما می‌دهند. اگر نمودارتان را در چنین پلتفورم‌هایی ساخته باشید می‌توانید به راحتی این اصلاحات را انجام دهید و کل نمودار به صورت خودکار به‌روز‌رسانی و ذخیره‌سازی می‌شود.
۴. گانت چارت را قطعی نکنید
اگر فکر می‌کنید گانت چارت را یک‌بار ایجاد می‌کنید و تا پایان پروژه مانند یک خط زمان قطعی از آن استفاده می‌کنید سخت در اشتباه هستید. گانت چارت نیز مانند هر ابزار مدیریت پروژهٔ دیگری بارها و بارها تغییر می‌کند. قطعا لازم خواهد شد که تغییراتی اعمال کنید و نمودارتان نیز باید با توجه به این تغییرات و پیشرفت پروژه به‌روز‌رسانی شود.
به جای اینکه گانت چارت را یک چیز قطعی و نهایی شده بدانید، آن را همچون بخشی زنده در نظر بگیرید که نشان‌دهندهٔ میزان پیشرفت پروژه‌تان است. به این دلیل است که ساختن گانت چارت با استفاده از پلتفرم‌های مدیریت پروژه بهتر است و نباید از نرم‌افزارهایی مانند اکسل استفاده کرد. چرا که در صورت وجود تغییرات انعطاف‌پذیری بیشتری خواهید داشت.
استفاده از گانت چارت برای مدیریت پروژه: یک روش کارآمد برای زمان‌بندی کردن پروژه
درست مانند دیگر ابزارهای مدیریت پروژه، نمودارهای گانت نیز برای همهٔ جنبه‌های مدیریت پروژه مناسب نیستند. اما هنگامی که می‌خواهید برنامهٔ زمان‌بندی کلی پروژه‌تان را استخراج کنید (برای مثال هنگام رونمایی از یک محصول جدید یا ساختن یک کتابخانهٔ بزرگ برای منابع) این نمودارها کمک زیادی به برنامه‌ریزی، مشخص کردن ترتیب انجام کارها و درک وابستگی میان کارها می‌کند و نسبت به زمان کلی انجام پروژه دید خوبی در اختیارتان قرار می‌دهد.
اگر گانت چارت آنلاین در اختیار داشته باشید می‌توانید به شکلی فعالانه تاخیرهای احتمالی یا گلوگاه‌ها را مدیریت کنید و مطمئن شوید که پروژه به خوبی و بدون مشکل پیش می‌رود.
