فرای این نکته که در حال برنامه‌ریزی روی چه پروژه‌ای هستید، هر پروژه کم و بیش از مراحل یکسانی تشکیل شده است. اگرچه برنامه ریزی هر پروژه به فرآیند و وظایف مخصوص به خود احتیاج دارد، قالبی آشنا و نزدیک به هم در برنامه ریزی و مدیریت پروژه‌ها وجود دارد. برای هر پروژه همیشه مراحل شروع، میانه و انتها وجود دارد که به همه این‌ها چرخه حیات پروژه یا Project Lifecycle گفته می‌شود.
چرخه حیات پروژه نوعی پیش‌بینی به دست ما می‌دهد و این قابلیت را به مدیر پروژه می‌دهد تا وظایف تعریف شده را در فازهای مختلف به پیش برد. در این مقاله توضیح خواهیم داد که در چرخه حیات پروژه درباره هر فاز، چه چیزهایی را باید بدانید.
چرخه حیات پروژه: فاز آغازین
- فاز آغازین، اولین فاز از چرخه حیات پروژه است. هدف این فاز تعریف پروژه، توسعه یک راهکار بیزینسی برای آن و تاییدیده گرفتن از کلیه ذینفعان پروژه است. در طول این فاز، مدیر پروژه بهتر است که راهکارهای زیر را دنبال کند:
- بررسی امکان اجرایی بودن
- ساختن چارت پروژه
- شناخت ذینفعان کلیدی
- انتخاب ابزارهای مدیریت پروژه
در آخر این فاز، مدیر پروژه باید درک بالایی از اهداف، نیازمندی‌ها و ریسکهای پروژه داشته باشد.
چرخه حیات پروژه: فاز برنامه‌ریزی
فاز برنامه‌ریزی برای ساخت نقشه راهی که در زمان اجرای پروژه، تیم بتواند آن را دنبال کند، حیاتی است. اینجا جایی است که تمام جزییات مطرح و اهداف برای رسیدن به نیازمندی‌هایی که از طرف سازمان خواسته شده، تعریف می‌شود.
در حین این فاز، معمولا مدیر پروژه:
- برنامه پروژه را می‌سازد
- برنامه منابع مورد نیاز را تنطیم می‌کند
- KPI اهداف و KPIهای اجرایی را تعریف می‌کند
- مسئولیت‌ها و نقش هر عضو از تیم را به اطلاع می‌رساند
- مدیریت جریان کار را می‌سازد
- ریسکهای پروژه را پیش‌بینی می‌کند و برنامه جایگزین می‌سازد
فاز بعدی (اجرا) معمولا با جلسه معرفی شروع می‌شود که در آن مدیر پروژه اهداف پروژه را برای تمام ذینفعانی که دخیل هستند، بیان می‌کن. قبل از شروع جلسه، این نکات برای مدیر پروژه ضروری است:
- بینش و نیازمندی‌ها را تعریف کند: برای هرکس یک هدف معین تعریف کند. مشخص کند که چه چیزهایی باید انجام شود و تا چه تاریخی.
- شناسایی تیم و تعریف نقش‌ها: چه کسی، چه کاری را انجام دهد. لیستی با جزییات کافی از افراد و نقش‌هایشان ساخته و اطلاعات تماس را برای ارتباط آسان‌تر با آن‌ها ذکر کنید.
- برنامه مقدمات پروژه را درست کنید: برنامه‌ای داشته باشید اما جزییات را با تیم در جلسه معرفی نهایی کنید.
- تعریف معیارهای موفقیت: چگونه پروژه سنجیده می‌شود؟ چه چیزهایی باعث موفقیت می‌شود؟ انتظارات را همان اول مشخص و تعریف کنید.
- ریسکهای بالقوه و دست‌اندازهای پروژه را شناسایی کنید: تیم را برای خطرات بالقوه آماده کنید و پروسه‌ای جاری داشته باشید تا از این مشکلات به سرعت عبور کنید.
- برای ارتباط میان تیم برنامه داشته باشید: چگونه همدیگر را بروزرسانی خواهید کرد؟ پروسه‌ای ثابت تعریف (جلسه‌های روزانه و هفتگی) و تکنولوژی مربوط به آن را آماده کنید.
- انتخاب نوع پروسه کار یا روش‌شناسی مدیریت پروژه: بهترین راهکاری که تیم دنبال کند را تعریف کنید.
- تصمیم بگیرید که از چه ابزاری استفاده خواهید کرد: مطمئن شوید همه ابزار مناسب را دارند و می‌دانند که چگونه از آن استفاده کنند.
- جلسه معرفی و شروع را زمان‌بندی کنید: تمام تیم و ذینفعان باید حضور داشته باشند، حتی به صورت تماس تصویری یا به صورت تلفن.
- هدف کلی را تعریف و اسلایدهایی برای جلسه آماده کنید: هدف کلی را برای همه قبل از جلسه بفرستید تا همه بتوانند خود را آماده کنند و اسلایدها را برای مراجعه، بعد از جلسه در اختیار آن‌ها بگذارید.
چرخه حیات پروژه: فاز اجرایی
فازی است که همه برنامه‌ریزی‌ها به ثمر می‌رسد. برای شروع این فاز باید فهرستی از نتایج و تحویل دادنی‌ها ساخته شود تا مطمئن شوید که پروژه به نتایجی که نیاز دارد می‌رسد. این فازی است که بیشترین مقدار زمان، پول و نیروهای اجرایی وارد پروژه می‌شوند.
همان طور که قبلا گفته شد، جلسه‌ای ترتیب داده می‌شود تا زمان رسمی شروع فاز اجرایی اعلام شود. هدف جلسه معرفی و شروع، چیزی شبیه به این است:
- معارفه: کی چه کسی است؟
- پیش‌‌زمینه پروژه: چرا این پروژه را انجام می‌دهید؟ اهداف چیست؟
- محدوده پروژه: دقیقا قرار است چه کاری انجام دهید؟ چه کارهایی دخیل خواهند بود؟
- برنامه پروژه: چگونه می‌خواهیم انجامش دهیم؟ نقشه راه به چه صورت است؟
- نقش‌ها: مسئولیت‌های هر نفر در برابر اجزای مختلف پروژه چیست؟
- ارتباطات: از چه راه‌های ارتباطی استفاده خواهد شد؟ نوع جلسات چگونه است و گزارش وضعیت تیم چگونه خواهد بود؟
- ابزارها: از چه ابزاری و چگونه برای تکمیل پروژه استفاده می‌شود؟
- مراحل بعدی: چه کارهایی پس از اتمام پروژه نیاز به انجام شدن دارند؟
- پرسش و پاسخ: اماده هر سوالی باشید.
چرخه حیات پروژه: فاز کنترل و نظارتی
این فاز به موازات فاز اجرایی است. همین طور که پروژه به جلو می‌رود، مدیر پروژه باید مطمئن شود که تمام قسمت‌ها به سمت درست و در زمان تعیین شده به پیش می‌روند. اگر تطابق دیگری برای برنامه پروژه بر اساس شرایط پیش‌بینی نشده یا تغییر در مسیر نیاز است، در این قسمت اتفاق می‌افتد.
حین فاز کنترل و نظارت، مدیران پروژه باید موارد زیر را مدیریت کنذ:
- مدیریت منابع
- نظارت بر اجرای پروژه
- مدیریت خطرات و ریسک‌ها
- برگزاری جلسات بررسی گزارش‌ها و وضعیت
- به روزرسانی جدول پروژه
- اصلاح برنامه پروژه
در آخر این فاز، تمام آیتم‌های تحویل دادنی که بر سر آن‌ها توافق شده باید تمام شده و توسط مشتری پذیرفته شده باشد.
چرخه حیات پروژه: اتمام پروژه
فاز پایانی، مرحله‌ای حساس در چرخه حیات پروژه است. این فاز، آخر و اتمام پروژه را اعلام و زمانی را برای بازتاب نظرات، جمع‌بندی و سازماندهی اجزا در نظر می‌گیرد.
مدیر پروژه باید:
- تمام تحویل دادنی‌ها را بگیرد
- موارد باقی مانده را مرتب و مدیریت کند
- پروژه را به دست مشتری یا تیمی که پشتیبانی روزانه را انجام خواهند داد برساند.
- مراحل بعد از اتمام را برای بحث و مستند سازی هر یافته از پروژه، اجرا کند.
- تمام مستندات و پرونده‌ها مرتب و دسته بندی کند و در مکانی مشخص قرار دهد.
- موفقیت پروزه را با سهامداران و مجریان پروژه در میان بگذارد.
- تمام پروژه را جشن بگیرد و از تیم قدردانی کند.
اکنون که هر مرحله از چرخه حیات پروژه را شناختید، انتخاب ابزار مدیریت پروژه درست برای شما و تیم، برای موفقیت پروژه ضروری است. بهترین راه‌حل ها را برای انتخاب بهترین ابزار که نیازهای شما را برطرف می‌کند را بررسی کنید و ابزاری را انتخاب کنید که بیشتر کنترل را برای شما و تیم‌تان در زمان اجرای پروژه فراهم می‌کند.
