گاهی روزها فهرست کارهای پروژه تان به چندین صفحه می‌رسد. انقدر کارهای زیادی دارید که نمی‌دانید از کجا شروع کنید. آیا تا به حال چنین احساسی داشتید؟ منظورم این است که نوشتن یک لیست برای انجام این کارها مفید است، اما وقتی لیست شما به نظر بی پایان می‌رسد، دلسرد کننده خواهد شد.
یک فهرست کارهای پروژه بهینه شده مانند قلب در پروژه شما است. صرف نظر از اینکه این فهرست کارها را در پروژه انجام می‌دهید یا کارهای شخصی خودتاتن است، پنج روش برای نحوه ایجاد و مدیریت فهرست بهینه‌ای از کارها وجود دارد.
از کارهای کوچک اجتناب کنید
نیازی نیست که هر کار کوچکی را در این لیست وارد کنید. هر چیزی که در تقویم شما قابل ثبت است (مانند شرکت در جلسات خاص) نیازی نیست که در لیست شما نیز باشد.
مشکل داشتن کارهای بسیار کوچک در این لیست این است که شما زمان بیشتری را برای به روز رسانی فهرست خود صرف می‌کنید تا انجام هر کار واقعی. یک تعادل برقرار کنید، و از خودتان بپرسید که آیا ارزش آن را دارد که کار در این فهرست وارد شود؟
اخطار: توجه کنید که برخی فعالیت‌های کوچک بسیار مهم هستند. برای مثال، پاسخ دادن به ایمیل مدیر عامل چیزی است که قطعا نمی‌خواهید فراموش کنید! این دست از کارها را در لیست خود قرار دهید و به سرعت آن را انجام دهید.
مشخص کردن مسئول کار
کارهایی که در لیست شخصی شما انجام می‌شود متعلق به شما خواهد بود. با این حال، وقتی نوبت به لیست کردن کارهای یک پروژه می‌رسد، باید فردی را به هر فعالیت اختصاص دهید. آن شخص مسئول انجام کار است.
آن‌ها مجبور نیستند تمام کارها را خودشان انجام دهند، اما آن‌ها مسئول حصول اطمینان از کامل بودن کار هستند. آن‌ها می‌توانند با یک نفر دیگر کار کنند، یا آن را به فردی در تیم خود محول کنند، اما در نهایت آن‌ها مسئول این هستند که اعلام کنند این کار تحت کنترل است و در نهایت کامل شده‌است.
برای کارها سررسید مشخص کنید
هر کار (خوب، در زندگی واقعی) باید یک مهلت انجام یا سررسید داشته باشد. این تاریخی است که کارها باید تا آن تکمیل شوند. شما می‌توانید به راحتی زمان تکمیل کار را در نرم‌افزار مدیریت پروژه خود برای فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده تنظیم کنید. به سادگی یک تاریخ اتمام را به نمودار گانت اضافه کنید تا بتوانید کار را پی‌گیری کنید.
مدیریت زمان کارهای شخصی کمی سخت‌تر است، زیرا اغلب زمان مشخصی برای انجام کارها وجود ندارد. با این حال می‌توانید تعیین سررسیدها را تمرین کنید و این کار به شما کمک می‌کند تا مهارت اولویت بندی خود را تقویت کنید.
کارهای خود را مرتب کنید
ذهن انسان‌ها یک ساختار منطقی دارد. اگر بتوانید وظایف خود را مرتب کنید و یا حتی آن‌ها را به گروه تقسیم کنید – برای مغزتان راحت‌تر خواهد بود که یک رشته بسازد و با کار به روش ساختاریافته عمل کند پس تا حد امکان لیست خود را را بر اساس اولیت مرتب کنید. اگر شما ب لیست‌هایی دارید که تبدیل به نمودار گانت می‌شوند، متوجه خواهید شد که اگر وظایف با هم دسته‌بندی شوند و در یک ساختار منطقی قرار گیرند، زمانبندی پروژه روشن‌تر می‌شود.
فهرست کارهای پروژه را به اشتراک بگذارید
دقت کنید که فهرست کارهای پروژه توسط همه افراد تیم در دسترس باشد. در حالی که نیازی نیست تا کارهای شخصی افراد برای سایرین قابل دسترسی باشد اما فهرست کارهای پروژه باید برای همه قابل مشاهده باشد باشد. بله، حتی وظایفی که مربوط به کل تیم نیستند.
در مورد لیست کارها تجربه دیگری دارید؟ با ما به اشتراک بگذارید
