نقش مدیر پروژه در تیم پروژه چیست؟

در این ویدیو می‌بینیم مدیر پروژه ‌ها چه کسانی هستند؟ نقش و مسئولیت مدیر پروژه در تیم پروژه چیست؟

مدیر پروژه کیست؟

اجازه بدین با یک داستان شروع کنیم. تجربه سفر با یک تور را داشتید؟ معمولا شخصی به نام تور لیدر شما را همراهی می کند. این شخص از مسیر سفر به طور کامل آگاهی دارد. مقصد را می شناسد. از توقف‌های بین راه و مکان‌های دیدنی اطلاع دارد. از آنجایی که ممکن است در این سفرها افراد با اخلاق، فرهنگ، عادت و یا دیدگاه‌های متفاوتی هم را همراهی کنند، تور لیدر اطمینان حاصل می کند تا تمام افراد بتوانند بدون وجود هر گونه تعارض یا مشکلی سفر را به پایان برسانند.

تمام هزینه های سفر را براساس مبلغی که ابتدای سفر از مسافرها گرفته شده مدیریت می کند. ریسک‌ها و چالش‌های احتمالی بین راه را می‌داند و راهکارهایی برای حل هر کدام در ذهنش دارد. اگر مشکل غیر منتظره‌ای در طول سفر به وجود بیاد تمام افراد برای حل آن مشکل بهش اعتماد می‌کنند.

مدیران پروژه مثل تورلیدرها در طول مسیر پروژه هستند.

براساس تعریف موسسه مدیریت پروژه(PMI): مدیر پروژه مسئولیت و اختیار کامل پروژه را بر عهده دارد. مدیر پروژه مسئول کامل خروجی و نتیجه پروژه است. مدیرپروژه مانند یک چسب تمام اجزای پروژه را در کنار هم نگه می دارد و پروژه را با اشتیاق فراوان هدایت می کند.

نقش مدیر پروژه چیست؟

براساس تعریف های کلاسیک و آکادمیک نقش و وظیفه مدیر پروژه شامل این موارد است:

• تدوین برنامه: مدیران پروژه مسئول تدوین واقعی­‌ترین برنامه­‌زمان­بندی برای پروژه هستند. برنامه پروژه باید شامل دامنه پروژه، زمان­بندی و بودجه باشد. همچنین شناسایی ابزار مربوط به فعالیت­‌های پروژه نیز می­‌تواند بخشی از تدوین برنامه باشد.
• جمع کردن تیم: شناسایی تیم مناسب برای موفقیت پروژه بسیار مهم است. هر تیم پروژه، بسته به دامنه اجرایی و منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه متفاوت خواهد بود. یافتن متخصصان با مهارت­‌های مرتبط برای هر یک از کارها، از وظایف مدیرپروژه است.
• تخصیص وظایف: مدیران پروژه باید برای تیم‌های خود تعریف مشخص و شفافی از وظایف و جدول زمانی برای تمام قسمت­‌های پروژه ارائه دهند. اگرچه هر یک از اعضای تیم مسئولیت وظایف خود را بر عهده خواهد داشت، اما انجام بسیاری از فعالیت­‌ها به همکاری اعضای تیم داخلی و خارجی احتیاج دارند.
• هدایت تیم: اکنون که تیم جمع شده و وظایف آن­‌ها مشخص شده است، مدیر پروژه باید مجموعه را به خوبی هدایت کند. این کار شامل تعامل با افراد برای به روزرسانی وضعیت پروژه، شناسایی و رفع موانع و چالش­‌ها، مذاکره در مورد اختلافات، بالا بردن روحیه تیم و ارائه آموزش و مشاوره­‌های لازم در زمان اجرای پروژه است.
• مدیریت بودجه: در بیشتر پروژه‌ها برای اجرا باید هزینه­‌هایی انجام شود. درک نحوه تهیه بودجه پروژه و مدیریت هزینه برای موفقیت پروژه بسیار مهم است. مدیر پروژه در ضمن تدوین بودجه پروژه، در زمان اجرا باید هزینه‌های واقعی با تخمین­‌های بودجه مقایسه کند و در صورت وجود اختلاف زیاد، بودجه را دوباره تنظیم نماید. پیش­‌بینی درست هزینه­‌ها و تدوین بودجه با کمترین خطا از جمله مهارت­‌های یک مدیرپروژه است.
• مدیریت زمان­بندی: مدیران پروژه موظف هستند با توجه به برنامه و بودجه تدوین شده، تمام فعالیت­‌های پروژه را کنترل کنند و از انجام به موقع آن­‌ها در سررسیدهای تعریف شده اطمینان حاصل نمایند. این موضوع نیازمند پیش­‌بینی و تنظیم برنامه­ زمانی واقع­‌گرانه در طول چرخه حیات پروژه است. تعامل مرتب با تیم برای دریافت آخرین وضعیت پیشرفت پروژه و حفظ تمام جزئیات برنامه­ریزی در این مسیر به مدیرپروژه کمک خواهد کرد.
• تعامل با ذی‌نفعان: ذی‌نفعان نقش زیادی در پروژه شما دارند. آن­‌ها معمولاً افرادی با نفوذ در روند اجرای پروژه هستند که نتیجه پروژه برای آن­‌ها مهم است. مدیران پروژه باید رابطه خوب و شفافی را با ذی­‌نفعان برقرار کنند. زیرا در صورت نبودن این رابطه شفاف، ذی­‌نفعان نه تنها کمکی در رفع موانع و چالش­‌های پروژه انجام نمی­‌دهند بلکه در صورتی که از نحوه اجرای پروژه راضی نباشند، باعث بروز موانع غیرضروری در مسیر پروژه می­‌شوند.
• تحویل پروژه: فقط به این دلیل که اهداف پروژه تحقق پیدا کرده است و تمام خروجی­‌ها تحویل داده شده است، به این معنی نیست که کار یک مدیر پروژه به پایان رسیده است. مدیر پروژه اکنون باید پروژه را به تیمی که مدیریت، نگه­داری و پشتیبانی آن را انجام خواهد داد، تحویل دهد. در این مرحله، تمام کارها به یک تیم جدید واگذار می­‌شود.
• مدیریت دانش: شناسایی و مستند کردن “دانش آموخته­‌ها” نه تنها یک تمرین خوب برای رشد شخصی مدیر پروژه، بلکه انتقال این تجربه به تیم‌های دیگر سازمان برای استفاده در پروژه­‌های آینده است. این موضوع به دیگران کمک می‌کند تا از انجام و تکرار اشتباهات جلوگیری کنند و باعث افزایش بهره­‌وری و کیفیت فعالیت­‌های سازمان می­‌شود.

مدیر پروژه در تیم پروژه چه می‌کند؟

وقت آن رسیده است که فرای جستجو‌های گوگل و متن‌های آکادمیک ببینیم مدیر پروژه واقعا کیست؟ مدیرپروژه شغلی برای تمام افرادی است که می ‌خواهند تغییر ایجاد کنند. آن‌ها ذهنی ساختار یافته دارند و هدف محور هستند. تمام وجه‌های مشترک پروژه‌های مختلف را درک می‌کنند و نقش استراتژیک آن‌ها باعث موفقیت، یادگیری و تغییر سازمان‌هایی می‌شوذ که در آن جضور دارند.

آن‌ها هدف پروژه‌ها را از خودشان می‌دانند و از تمام مهارت‌ها و تجربه‌شان برای انتقال این هدف به تمام تیم پروژه استفاده می‌کنند. آن‌ها از ساختاردهی و چالش‌های جدید و آدرنالینی که در طی انجام پروژه در بدنشان ترشح می‌شود و از ان لذت می‌برند.

آن‌ها به راحتی زیر فشار کار می‌کنند و با تغییر و پیچیدگی‌های محیط های پویا مشکل ندارند. می‌توانند نگاهشان را از یک تصویر بزرگ به جزئی‌ترین مسائل پروژه تغییر بدهند.

مدیر پروژه از تمام مهارت‌های افراد و ذی نفعان درگیر پروژه برای ایجاد اعتماد و ارتباط بهتر بین این افراد استفاده می کند. این افراد شامل اسپانسرها، افرادی که از نتیجه پروژه استفاده می‌کنند، افرادی که منابع پروژه را کنترل می‌کنند و تیم پروژه هستند.

مدیران پروژه یه جعبه ابزار متنوع از روش‌ها و تکنیک‌های مختلف دارند که با استفاده از آن‌ها مسائل پیچیده را حل می‌کنند. فعالیت‌های در هم تنیده و به هم وابسته را به تسک‌های مستقل تبدیل می‌کنند و آن‌ها را مانیتور، کنترل و در نهایت مستند می‌کنند. مدیران پروژه می‌دانند که ماهیت هر پروژه منحصر به فرد است و این روش‌ها و تکنیک‌ها را متناسب با شرایط هر پروژه استفاده می‌کنند. آن‌ها همیشه با استفاده از درس آموخته‌های پروژه در پی بهبود مهارت‌های خودشان و اعضای تیم پروژه هستند.

مدیر پروژه ها در تمام سازمان ها و از هر صنعتی پیدا می‌شوند. آن‌ها می‌توانند به عنوان کارمند، مدیر، پیمانکار و یا مشاور در سازمان حضور داشته باشندو

این روزها، مدیران اجرایی و مدیران منابع انسانی به خوبی به اهمیت مدیران پروژه به عنوان عضو استراتژیک موفقیت کسب و کارشان پی بردند. آن‌ها می‌دانند که مدیران پروژه ماهر و با تجربه جز منابع با ارزش سازمان هستند.

حالا که می‌دانیم مدیر پروژه ها چه کسانی هستند و چه نقشی در پروژه دارند! آیا مشتاق هستید مدیر پروژه باشید؟ برای رشد مهارت‌ها و آشنایی بیشتر با مفاهیم مدیریت پروژه،ما را در شبکه‌های اجتماعی دنبال کنید. اگر این ویدیو به شما کمک کرده است لطفا لایک کنید و با فشار دادن دکمه زنگوله از ویدیوهای بعدی ما باخبر بشید.

فراموش نکنید، بازخوردهای شما باعث بهبود روز به روز ما می شود. منتظرتون هستیم.