سلام. به یکی دیگر از ویدیوهای مفاهیم پایه مدیریت پروژه خوش آمدید. در این ویدیو درباره مستندات مورد نیاز یک پروژه صحبت خواهیم کرد.
زمان شروع پروژه از اولین دغدغه‌های یک مدیر پروژه این است: چه مستنداتی را برای پروژه جدید آماده کنم؟
هیچ جواب درست و استانداردی برای این پرسش وجود ندارد. ممکن است یک پروژه تمام مستنداتی که در این ویدیو معرفی می‌کنیم را لازم داشته باشد اما پروژه دیگری فقط به تعدادی از آن‌ها نیاز داشته باشد و هر دو پروژه هم موفق اجرا شوند.
در هر فاز پروژه ( آغازین، برنامه‌ریزی، اجرا و بستن) به مستندات متفاوتی نیاز خواهد بود تا پروژه با کیفیت خوبی انجام شود. هر پروژه منحصر به فرد است و با سطوح مختلف از پیچیدگی، هدف و یا نوع خروجی و چرخه عمرش به مستندات متفاوتی نیاز خواهد داشت.
همون طور که مستندات یک پروژه می توانند اطلاعات خوبی را در اختیاز تیم پروژه و ذی‌نفعان قرار بدهند می توانند باعث انجام بروکراسی‌های فراوان بشوند که چیزی جز هزینه و اتلاف وقت پروژه نخواهد داشت.
چند تا از مستندات پروژه را با هم مرور کنیم:
منشور پروژه
مستندی که جزئیات اساسی پروژه مانند: نیازمندی‌ها، ملزومات کسب و کار، خلاصه برنامه زمانی، فرضیات و موانع پروژه را به طور شفاف تعریف می کنه. این مستند در فاز آغازین پروژه تهیه می‌شد.
برنامه مدیریت پروژه
این مستند در فاز برنامه ریزی پروژه تهیه می‌شود. مستندی که دامنه، تسک ها، مایلستون و فعالیت‌های کلی پروژه را شامل می شود. این مستند تمام مواردی که به فعالیت، مایلستون، افراد، مستندات، زمان و هزینه پروژه مرتبط می شود را در بر می گیرد.
خودش می‌تواند چندین بخش یا مستند زیر مجموعه داشته باشد:
برنامه زمانی پروژه:
تایم لاین یا زمان بندی پروژه که شامل تاریخ شروع، تاریخ پایان و تاریخ‌های مهم در طول پروژه است.
بودجه پروژه:
تخمین منابع مالی مورد نیاز برای رسیدن به اهداف و خروجی‌های پروژه
ریسی چارت RACI:
یک تصویر که برای تعریف کردن نقش و مسئولیتهای افراد در پروژه و یا تیم تهیه می‌شود. هدف این چارت انجام بهینه کارها است. نشان می‌دهد در هر تسک چه افرادی مسئول، Accountable، مشاور و باخبر می شوند.
برنامه ارتباطات پروژه:
مستندی که فرایند، انواع، راه‌ها و زمان ارتباط میان افراد و ذی نفعان پروژه را نشان می‌دهد.
برنامه مدیریت منابع انسانی:
مستندی که منابع انسانی مورد نیاز پروژه، حقوق آن‌ها، زمان ورود و یا خروج آن‌ها در پروژه و امکانات مورد نیاز هر کدام را نشان می‌دهد.
برنامه تامین:
مستندی که تجهیزات، مواد مورد نیاز پروژه، نحوه تهیه آن‌ها، انبارداری آن‌ها را نشان می‌دهد.
برنامه مدیریت ریسک:
مستند زنده‌ای که حاوی اطلاعات مهم برای شناسایی ریسک ها، تخمین احتمال رخ دادن آن‌ها و برنامه‌های نحوه برخورد با آن هاست
برنامه مدیریت ذی نفعان:
مستندی که تحلیل ذی‌نفعان در آن نشان داده می‌شود. درجه‌بندی ذی‌نفعان، نحوه ارتباط با آن‌ها و نوع گزارش‌هایی که باید به آن‌ها رائه شود را نشان می‌دهد.
همچنین شما می توانید مستنداتی مانند ساختار wbsیا مدیریت تغییرات را نیز در این مرحله آماده کنید.
گزارش وضعیت پیشرفت پروژه:
این مستند در فاز اجرای پروژه تهیه می‌شود. آپدیتی که وضعیت کلی پروژه و خلاصه‌ای از اتفاق‌های پروژه تا به این لحظه را نشان می‌دهد.
و در نهایت و در فاز بستن پروژه
مستندات درس آموخته‌ها و گزارش بسته شدن پروژه:
درس آموخته‌ها:
در این بخش خلاصه کلی از بهبودهای بالقوه و چگونگی فرایندهایی که در آینده می‌توانند بهبود پیدا کنند آورده می‌شود.
گزارش بسته شدن پروژه:
در این مستند توضیح داده می‌شود تیم چه کارهایی انجام داده، چگونگی اجرای پروژه توضیح داده می‌شود. خروجی‌ها را توضیح می‌دهیم. کیفیت کار و خروجی پروژه را بر مبنای برنامه و بودجه اولیه ارزیابی می‌کنیم.
حدود ۱۱ مستندی که می توانیم در طول پروژه آن‌ها را تهیه کنیم با هم مرور کردیم.
براساس پروژه‌تان مستندات مورد نیاز را انتخاب کنید. یادتان باشد این ویدیو تنها یک راهنماست. از مستندات مورد نیاز و واجب برای اجرای پروژه استفاده کنید. به مستند برنامه مدیریت ذی‌نفعان نیاز دارید؟ آن را تهیه کند. اگر نیازی به برنامه‌های تامین ندارید از آن‌ها گذر کنید.
یادتان باشد زمان زیادی را برای تهیه مستنداتی که مورد نیاز شما نیست نگذارید این کار هیچ ارزشی به پروژه شما اضافه نخواهد کرد. زمان‌تان را برای رهبری تیم و انجام کارهای مهم تر صرف کنید. حواستان باشد پروژه شما نیازی به بوروکراسی و کاغذبازی زیاد ندارد.
لطفا کانال ما را دنبال کنید. اگر این ویدیو به شما کمک کرده است آن را لایک کنید و با فشار دادن دکمه زنگوله از ویدیوهای بعدی ما باخبر بشید.
یادتون نره بازخوردهای شما باعث بهبود روز به روز ما می‌شود. منتظرتون هستیم.
