مدیریت تغییرات در پروژه‌های نرم‌افزاری

مدیریت تغییرات یکی از مهمترین فعالیت‌های هر پروژه است که مسئولیت آن بر عهده مدیر پروژه می‌باشد. معمولا ۳ گام برای انجام فرآیند تغییر پروژه وجود دارد:

• شناسایی تغییر
• مستندسازی و مذاکره درباره تغییر
• اعمال تغییر در پروژه

از گام اول یعنی شناسایی تغییر شروع می‌کنیم:

مدیریت تغییرات: شناسایی تغییر

ماهیت تغییر

همان طور که همه ما می‌دانیم، مدیر پروژه وظیفه جمع‌آوری اطلاعات و هماهنگی ارتباطات پروژه را بر عهده دارد. مدیر پروژه فرد میانی پروژه است و به تمام مستندات، نیازمندی‌ها، مشکلات، ریسک‌ها، بودجه و دیگر اطلاعات پروژه دسترسی دارد. به همین دلیل معقول است که فرد مسئول شناسایی تغییر پروژه است. به طور قطع نیاز به مدیریت تغییرات از تغییر در محدوده  پروژه بر اساس تغییر نیازها و از مباحث مربوط به تحلیل کسب و کار با مشتری سرچشمه می‌گیرد. تحیل گر کسب و کار این مسئله را با مدیر ارشد پروژه از سمت مشتری بررسی خواهد کرد. و یادمان باشد مدیر پروژه همواره باید در اطلاع تمام این بحث‌ها قرار بگیرد.

برای توضیح بیشتر یک مثال از پروژه‌های اخیری که با آن روبرو بودم را بیان می‌کنم. مشتری به شدت با فاز اول خوشحال بود و از نتیجه آن راضی بود. پروژه بزرگی که پیاده‌سازی آن در یک سازمان بزرگ تقریبا ۱ سال تمام طول می‌کشید. تیم پروژه در سراسر کشور پخش بودند و برای شروع هر فاز باید به صورت مستقیم با مشتری جلسه برقرار می‌کردیم.

تحلیل گر کسب و کار هم جلسه‌های خوبی با مشتری داشت که باعث شده بود شناخت خوبی از مشتری و نیازهای آن‌ها داشته باشد و آن‌ها احساس راحتی با شروع پیاده‌سازی پروژه داشتند. هر چیزی که این فرد می‌گفت مشتری تایید می‌کرد. مدیر پروژه از سمت مشتری درخواستی مبنی براین داشت، تا این فرد به صورت تمام وقت در محل مشتری حضور داشته باشد. از آنجایی که در بودجه پروژه این فرد به صورت تمام وقت پیش بینی نشده بود، درخواست تغییر از ۳۰ ساعت در هفته به ۴۰ ساعت در هفته به علاوه هزینه‌های سفر و اقامت در هتل را برای اعمال تغییر در بودجه دادم. آن‌ها نیاز و درخواست را متوجه شدند و درخواست انجام گام‌های بعدی را دادند.

اطلاع از دامنه پروژه

این فقط یک مثال بود، همین مشتری در روند پروژه ۲ مورد دیگر تغییر در دامنه پروژه درخواست کرد که باعث افزایش ۸۰ هزار دلاری در پایان ۳ ماه اول فاز ۱ شد. نکته مهم آشنایی کامل با دامنه پروژه است. این موضوع می‌تواند تاثیرات مهمی ‌را در بودجه و مسائل مالی پروژه بگذارد. تمام تیم باید از این مساله آگاه باشند به خاطر اینکه آن‌ها مسئول تحویل محصول نهایی هستند و بهترین فرد برای شناسایی تغییرات در دامنه پروژه می‌باشند. تمام این افراد به طور بالقوه امکان برقراری ارتباط با مشتری را دارند.

مدیریت تغییرات: مذاکره درباره تغییر

همانطور که قبلا بحث شد، مدیریت تغییر یکی از فعالیت‌های کلیدی یک مدیر پروژه متعهد می‌باشد. مدیریت تغییرات هم راستای با مدیریت دامنه پروژه حرکت می‌کند. هر زمانی که مشکلی در خارج از دامنه پروژه به وجود بیاید، سریعا باید وارد فرآیند مدیریت تغییر پروژه شود. 

در بالا درباره مفهوم شناسایی تغییر در پروژه صحبت کردیم. در ادامه درباره قدم بعدی در خصوص فرآیند مدیریت تغییرات یعنی انجام مذاکره درباره تغییر صحبت خواهیم کرد.

“ این موضوع خارج از دامنه پروژه است“

شما مدیر پروژه هستید و به نقطه‌ای رسیدید که شما یا یکی از اعضای تیمتان با یک مشکل خارج از دامنه پروژه مواجه شده است. مشتری وقتی جمله ” خارج از دامنه پروژه است” را می‌شنوید بداخلاقی می‌کند. یا ممکن است مشتری این مشکل را مطرح کرده باشد  و به صورت کلامی‌خارج از دامنه بودن آن را تایید کرده باشد. این راه، راه آسانی خواهد بود. ( دقیقا مانند مثالی که در بخش قبل زده شد، مشتری می‌دانست این موضوع خارج از دامنه پروژه است و می‌دانست باید برای آن پرداخت دیگری داشته باشد) منتها این موضوع همیشه به همین راحتی نخواهد بود.

زمانی که یک مشکلی که به صورت واضح خارج از دامنه پروژه است، مطرح می‌شود، بهترین کار بعد از صحبت با تیم، صحبت با مشتری است. هرچقدر زودتر از این موضوع آگاه باشد بهتر است. تا جایی که می‌توانید اطلاعات لازم را به مشتری منتقل کنید و توضیح دهید که این تغییر چه تاثیراتی بر روی هزینه/بودجه پروژه و زمان‌بندی آن خواهد داشت. این زمانی است که به عنوان مدیر پروژه کلاه مذاکره کننده خود را بر سر می‌گذارید.

مشتری همیشه نگران هزینه و زمان‌بندی پروژه است. شاید یکی از این دو از اهمیت بیشتری برخوردار باشد اما مشتری هر دو را به صورت دقیق کنترل می‌کند. در سریع‌ترین زمان ممکن یک پروپوزال آماده کنید و تمام جزئیات تغییر و تغییراتی که در هزینه و زمان‌بندی پروژه ایجاد می‌شود را در آن توضیح دهید. این پروپوزال را در یک جلسه حضوری به مشتری تحویل دهید و منطق آن را به طور کامل برای او توضیح دهید. حواستان باشد تمام مزیت‌های این تغییر را برای مشتری توضیح دهید و فرضیاتی که با آن‌ها تغییرات هزینه و زمان را محاسبه کرده‌اید را دقیقا بیان کنید. این که مشتری در همان ابتدا این تغییرات را امضا کند و فرآیند بسیار راحت پیش برود امکان بسیار کمی‌دارد.

پول و احساس

مدیر پروژه مسئول کنترل و نگهداری برنامه زمان‌بندی، بودجه و هدایت تیم است و نقش اساسی در انجام مذاکرات با مشتری در طی فرآیند تغییر دارد. ممکن است به مشتری بگوییم که مقدار نفر/ ساعت کمتری برای انجام یک تغییر نیاز است. این یک تاکتیک خوب در انجام مذاکرات تغییر است. و مشتری را به این سمت ببریم که انجام این تغییر لازم است.

 روش مذاکره دیگر این است که به زمان‌بندی اشاره کنید. اگر تغییر بر روی زمان تحویل یک مساله مهم و اساسی تاثیر می‌گذارد ممکن است دیدگاه مشتری نسبت به انجام تغییر را روشن کنیم و از مشتری بخواهیم تا این تغییر در فازهای بعدی انجام شود و بقیه مذاکرات بر این اساس انجام شود.

 

مدیریت تغییرات: اعمال تغییر در پروژه

تغییر در پروژه اجتناب ناپدیر است. تیم فروش با سطحی از انتظارات قرارداد را با مشتری نهایی می‌کنند. زمانی که تیم پروژه شروع به کار می‌کند و نیازمندی‌های پروژه را برای طراحی با مشتری بررسی می‌کند، دو طرف قرارداد به این نتیجه می‌رسند که فاصله ای میان واقعیت و انتظارات وجود دارد، که باید تعدیل شوند.

تا الان ما دو مرحله شناسایی تغییر و مذاکره درباره تغییر در طول فرآیند را توضیح دادیم. در ادامه به گام اجرا و پیاده‌سازی تغییر می‌پردازیم.

تغییر، واقعا خارج از دامنه پروژه بود

به عنوان مدیرپروژه، باید بتوانید دامنه پروژه را به خوبی برای همه توضیح دهید تا همه به این باور برسند که مشکل مطرح شده خارج از دامنه پروژه است یا خیر. در یک مستند پیش نویس، جزئیات تغییر، تاثیر آن بر روی بودجه و زمان پروژه، شرح و تمام مستندات مربوط به آن از جمله تایید مشتری برای انجام تغییر را جمع آوری کنید. حالا زمان آن است که تیم پروژه این تغییر را اجرایی کند.

واقعیت این است که تغییرات، مانند دیگر فعالیت‌های پروژه انجام می‌شوند. تنها نکته متفاوت این است که تغییرات در بودجه اعمال شود و کنترل روند انجام این تغییر در مستندات زمان‌بندی باید اضافه شوند. بودجه و زمان‌بندی جدید چیزی است که از این لحظه به بعد براساس آن فعالیت خواهید کرد. فقط یادتان باشد، قبل از شروع کار بر روی هر تغییری مطمئن شوید که مشتری تغییر را تایید کرده است و شما تاییدیه با امضا مشتری را در اختیار دارید. در غیر صورت هرگونه فعالیت بر روی فعالیت جدید باعث ایجاد هزینه برای پروژه می‌شوند و رابطه بین شما و مشتری را دچار مشکل می‌کند. هیچ موضوعی بدون تایید نباید اجرا شود.

به روز رسانی مستندات پروژه

با امضا مشتری، پیاده‌سازی تغییر تایید شده است. اما به یاد داشته باشید که مستندات مربوط به نیازهای پروژه، مستندات طراحی عملکردی، طراحی تکنیکال باید به روز رسانی شوند. نماینده مشتری باید این مستندات به روزرسانی شده را مرور و امضا کند.

تست / تایید مشتری

اگر راهکار در حال حاضر در مرحله اجراست، پس فرآیندهای باقیمانده برای پیاده‌سازی تغییر تفاوت زیادی با دیگر فعالیت‌های پروژه نخواهند داشت. بعد از به روزرسانی طراحی‌ها تیم پروژه می‌تواند به پیاده‌سازی و اجرا ادامه دهد. بعد از تکمیل پیاده‌سازی، تیم تست‌های لازم را بر روی محصول انجام خواهد داد و سیستم را برای تست نهایی و گرفتن تایید (UAT) در اختیار مشتری قرار می‌دهد. در محاسبه زمان و بودجه پیرو تغییر در پروژه، محاسبه زمان و هزینه تست را فراموش نکنید. 

همچنین  سناریوهای تست نیز باید به خوبی تغییر پیدا کنند تا مشتری بتواند شاهد روند مدیریت تغییرات بوده و تغییرات جدید را به درستی تست کند.