با توجه به اینکه فعالیت‌های مربوط به مدیریت چابک پروژه‌ها در بسیاری از شرکت‌ها در سراسر دنیا اعمال می‌شوند، این پرسش مطرح شده است که چگونه تکنیک‌هایی که در محیط‌های خاص توسعه‌ی نرم‌افزار، که عموما فضاهای کوچکی هستند را می‌توان برای سازمان‌های بزرگ‌تر نیز به کار برد. پرسش‌های زیر رایج‌ترین پرسش‌هایی هستند که در این حوزه مطرح می‌شوند:
- چگونه می‌توان مدیریت چابک را از سطح تیمی به سطح برنامه و سازمان گسترش داد؟
- معیارهای مدیریت چابک در این سطوح چه هستند؟
- چگونه می‌توانید مطمئن شوید که مدیریت چابک با سیاست‌ها و چارچوب قانونی شرکت‌های بزرگ منطبق شده‌اند؟
- چگونه می‌توانیم کارمندان و مشتری‌ها را با چارچوب مدیریت چابک هماهنگ کنیم؟
چرا مقیاس بزرگ؟
بزرگ کردن مقیاس مدیریت چابک به این موضوع اشاره می‌کند که مدیریت چابک همیشه در یک دنیای کوچک، سریع و خلاقانه استفاده شده است که در آن افراد در دنیای فناوری ویژگی‌های تازه و جدید برای اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارها درست کرده‌اند. مدیریت چابک به طور سنتی روی روش‌هایی متمرکز بوده است که در سطح تیم‌ها اعمال می‌شده‌اند و هیچ استراتژی مشخصی برای گسترش آن در سطح برنامه و شرکت وجود نداشته است.
اما مدیریت چابک بسیار موفق بوده است و روش‌های آن امروزه در سراسر یک سازمان قابل اعمال است. امروزه می‌توان آن‌ها را برای برنامه‌هایی به کار برد که از ابتدا برای این نوع مدیریت طراحی نشده بوده‌اند (و می‌تواند افرادی را درگیر کند که هیچ پیش‌زمینه‌ای در استفاده از اصول چابک نداشته‌اند). درنتیجه می‌توان گفت امروزه اصولی ایجاد شده است که به ایجاد چارچوبی برای اعمال مدیریت چابک در سازمان‌های بزرگ کمک می‌کنند. تعدادی از بهترین اصول در این زمینه در ادامه‌ی این مقاله مطرح شده‌اند:
- اسکرام در اسکرام (SoS) که نوعی روش اسکرام برای مدیریت کردن تیم‌های اسکرام شده است.
- روش اسکرام در مقیاس بزرگ که توسط لامن/ وود ابداع شده است.
- (Scaled Agile Framework: SAFe )چارچوب چابک بسط یافته.
در این مقاله روی دو مورد از پرکاربردترین چارچوب‌ها تمرکز کرده‌ایم (البته معنای این کار این نیست که ما فقط این دو روش را تایید می‌کنیم، بلکه فقط می‌خواهیم شما را با آن‌ها آشنا کنیم):
داستان اسپاتیفای
در سال ۲۰۱۱ شرکت اسپاتیفای تصمیم گرفت با تقسیم کردن خود به خوشه‌های کوچک‌تر، شیوه‌ی مدیریت چابک را در اداره‌ی شرکت به کار بگیرد و نام این خوشه‌ها را دسته گذاشت. آن‌ها الزامات لازم را از ایده تا زمانی که به پول تبدیل شود دنبال می‌کردند و یک تیم اجرایی نیز برای کمک‌های تخصصی مستمر حضور داشت. همه‌ی دسته‌هایی که به یک کسب‌وکار واحد مربوط می‌شدند به یک رهبر متصل می‌شوند که مدیریت فکری خط کسب‌وکار را بر عهده دارد. اگر به دسته همچون یک کسب‌وکار کوچک نگاه شود، در این صورت رهبران می‌توانند نقش پرورش‌دهنده‌ی استارتاپ را بازی کنند. اسپاتیفای در حال حاضر بیش از ۹ رهبر دارد که هر کدام ۱۰۰ نفر را تحت نظارت خود دارند.
دسته‌ها و رهبران تا حدی خودمختار هستند و اطلاعات از طریق بخش‌های مختلف بین آن‌ها به اشتراک گذاشته می‌شود. این بخش‌ها گروهی از افراد مختلف تحت نظر یک رهبر هستد که توانایی‌های مشابه مانند آزمایش کردن و مهارت‌های مهندسی دارند. این شیوه‌ی مدیریت پروژه در واقع تلفیقی است از تیم‌های جدید و خودمختار با تیم‌های تخصصی قدیمی.
(Scaled Agile Framework: SAFe )چارچوب چابک بسط یافته
این روش توسط دین لفینگ‌ول در سال ۲۰۱۱ ایجاد شده است و در سال ۲۰۱۶ نسخه‌ی چهارم آن نیز منتشر شد. آن‌ها اطلاعاتی منتشر کرده‌اند که نشان می‌دهد این روش بهترین شیوه برای بهره بردن از مدیریت چابک در شرکت‌های بزرگ است. می‌توان گفت SAFe سعی می‌کند درس‌هایی را که از پیاده‌سازی مدیریت چابک در سراسر جهان یادگرفته است، به ویژه آن‌هایی که به شرکت‌های بزرگ مربوط می‌شود گردهم جمع و ادبیات، ابزارها و الگوهای یکسانی برای همه‌ی کسانی که به طور حرفه‌ای در این حوزه فعالیت می‌کنند ایجاد کند. ارزش‌های اصلی که در این شیوه مد نظر قرار گرفته‌اند عبارتند از:
- هم‌ترازی: به این معنا که به طور گسترده روی ارزش‌آفرینی در جهت اهداف اصلی کسب‌وکار متمرکز است.
- ایجاد کیفیت: کمینه کردن تاخیر ناشی از دوباره کاری‌ها، بالا بردن سرعت در تحویل پروژه‌ها و حفظ کردن رضایت مشتری.
- شفافیت: به اشتراک گذاشتن پیشرفت‌ها و واقعیت‌ها بین همه‌ی سطوح سازمان باعث افزایش اعتماد بین بخش‌های مختلف می‌شود که منجر به افزایش سرعت، تمرکززدایی از فرایند تصمیم‌گیری و بالا بردن سطح قدرت و مشارکت کارمندان می‌شود.
- اجرای برنامه: این روش راهنمایی‌های گسترده‌ای برای مشخص کردن نقش‌ها و مسئولیت‌ها در برنامه فراهم می‌کند. این راهنمایی‌ها
- از توصیه‌هایی که برای رویکرد کلاسیک مدیریت چابک ارائه می‌شوند فراتر می‌روند.
- SAFe شامل مفاهیم و تکنیک‌های کلاسیک مدیریت چابک است و این امکان را فراهم می‌کند که چندین پروژه و برنامه‌‌ی چابک را با هم هماهنگ کنید. به این ترتیب می‌توانید به شکلی منسجم‌تر و با در نظر گرفتن اهداف پروژه کار را پیش ببرید.
در استرالیا شرکت تلسترا یکی از بزرگ‌ترین شرکت‌هایی است که SAFe را به کار برده است و شرکت تلگو نیز یکی دیگر از شرکت‌هایی است که در سال ۲۰۱۳ که هنوز این روش‌ها در ابتدای راه بودند از آن‌ها استفاده می‌کرد.
مزایا و معایب استفاده از مدیریت چابک در مقیاس بزرگ
همیشه هنگامی که روش‌های تازه برای انجام کارها ابداع می‌شود اشکالات و انتقاداتی به آن‌ها وارد می‌شود و در این مقاله از تجربه‌ی واقعی مشتری‌ها از روش چابک در استرالیا استفاده شده است. براساس تجربه‌ی این مشتری‌ها به مزایا و معایب استفاده از روش چابک در مقیاس وسیع اشاره خواهد شد.
واضح‌ترین مزایای استفاده از چارچوب‌های چابک در مقیاس بزرگ در مقایسه با روش مدیریت چابک معمولی عبارتند از:
- این امکان را فراهم می‌کنند که از روش‌های چابک برای انجام پروژههای بزرگ در سازمان‌های پیچیده که با کمک تخصص‌های مختلف انجام می‌شوند استفاده شود. در این شرایط کارها باید به شکلی مشخص انجام شود تا نیازهای سازمان به درستی برآورده شوند.
- SAFe و سایر چارچوب‌ها را می‌توان برای برآورده کردن نیاز سازمان‌های بزرگ برای مدیریت کردن و برنامه‌ریزی استفاده کرد و آن‌ها را به‌جای روش‌ها و فرایند‌های سنتی به‌کار برد.
اما در این میان نگرانی‌هایی نیز وجود دارد که در پرسش‌های مخاطبان و درس‌هایی که از افراد حرفه‌ای آموخته‌ایم بازتاب یافته‌اند:
- یکی از انتقاد‌هایی که به چارچوب SAFeو سایر چارچوب‌های مشابه وجود دارد این است که ممکن است باعث اخلال در تیم‌های انجام پروژه شوند و در تقابل با اصول ناب که بخش مهمی از مدیریت چابک هستند قرار بگیرند. در واقع می‌توان گفت SAFeنشان‌دهنده‌ی تمایل طبیعی سازمان‌های بزرگ برای بسط دادن هر چیزی است.
- چارچوب SAFeتفاوت‌های زیادی با روش چابک خالص دارد. اگرچه SAFe می‌تواند به عنوان پلی میان روش‌های کار کردن چابک و نیاز سازمان‌های بزرگ به شیوه‌های سنتی‌تر انجام کارها عمل کند، اما همه‌ی افراد باید خود را با آن تطبیق دهند. در نتیجه بدترین شرایط زمانی است که با افرادی مواجه می‌شوید که تمایلی ندارند خود را با روش چابک تطبیق دهند یا تیم‌های چابکی که می‌خواهند فرایند‌های چابک را کاملا خالص انجام دهند و حاضر نیستند تغییرات لازم برای تطبیق با سازمان‌های بزرگ را بپذیرند.
- SAFeمعمولا به سازمان‌هایی معرفی می‌شود که افراد آن تازه با مفاهیم اولیه‌ی چابک آشنا شده‌اند. در چنین شرایطی این خطر وجود دارد که حجم زیاد اطلاعات جدیدی که به افراد داده می‌شود آن‌ها را گیج کند و از هدف اصلی مدیریت چابک دور شوند.
چگونه می‌توان چارچوب چابک بسط یافته(SAFe) را به‌درستی اجرا کرد
در ادامه مواردی را که از نظر متخصصان این حوزه برای موفقیت ضروری هستند بیان می‌کنیم:
بدانید چرا چنین رویکردی را انتخاب کرده‌اید: باید دلیل قانع‌کننده‌ای برای بسط دادن روش چابک داشته باشید، فقط برای اینکه این کار را انجام داده باشید به سراغ این روش نروید. لازم نیست همه‌ی برنامه‌های چابک بسط داده شوند و داشتن چند تیم چابک که به صورت موازی با هم کار می‌کنند لزوما به این معنا نیست که به بسط دادن روش چابک نیاز دارید. موارد زیر مستلزم بسط دادن روش جابک هستند:
- وابسته بودن پروژههای چابک مختلف به همدیگر (برای مثال آن‌ها در یک سیستم و فرایند کسب‌وکار با اهداف و مشتری‌های مشابه کار می‌کنند).
- الزامات مربوط به مدیریت کسب‌وکار که می‌تواند مربوط به سیاست‌های سازمان یا ضرورت‌های گزارش‌دهی باشد. همچنین مقررات موجود در برخی از صنایع ممکن است چنین ضرورتی ایجاد کند.
- مدل کنونی به خوبی کار نمی‌کند. ممکن است روشی که تا کنون به کار گرفته‌اید سرعت و کیفیت مد نظرتان را برآورده نکند یا نتواند تصمیمات سازمانی‌تان را به خوبی پیش ببرد. اگر مشکل خاصی ندارید لازم نیست از SAFe استفاده کند.
به یک چارجوب خاص دل نبندید: بلکه آن‌ها را به گونه‌های با هم ترکیب و هماهنگ کنید که متناسب با سازمان‌تان باشند. بسط دادن به صورت تجویزی ممکن نیست و درست مانند سایر نکات روش چابک اجرای آن با سعی و خطاهای متعدد باید انجام شود و این واقعیتی است که باید از طرف سازمان پذیرفته شود.
مدیریت تغییرات یک نکته‌ی کلیدی است: این پرسش که آیا مدیریت رسمی تغییرات در دنیای چابک همچنان مورد نیاز است یا خیر بارها و بارها مطرح شده است. نکته‌ی شگفت‌آور این است که روش‌های چابک اساسا با تغییر مستمر همراه هستند و طبیعی است که مدیریت کردن این شرایط ضروری است. در روش‌های چابک بسط یافته مجبور هستید با پیچیدگی‌های زیادی دست‌وپنجه نرم کنید، درنتیجه مدیریت حرفه‌ای تغییرات اهمیت بسیار زیادی پیدا می‌کند.
در شاخص‌های ارزیابی عملکرد‌تان بازنگری کنید: شاخص‌های سنتی ارزیابی عملکرد به خوبی در دنیای چابک ترجمه نمی‌شوند و در نتیجه در پروژههای چابک به سادگی از آن‌ها صرف نظر می‌شود و گزارشی در خصوص آن‌ها داده نمی‌شود. متخصصان توصیه می‌کنند که مدل‌های انعطاف‌پذیر مانند کانبان یا OKRs جایگزین روش‌های سنتی شوند. برخی از صاحب نظران نیز معتقدند روش‌های کیفی‌تر ساده‌تر هستند و می‌توانند به راحتی اهداف سازمان را برآورده کنند. به طور کلی شاخص‌های عملکرد محرک‌های خوبی هستند که افراد را تشویق می‌کنند روی کارشان متمرکز باشند، در نتیجه باید زمان کافی صرف کنید تا بتوانید آن‌ها را با روش‌های جدید‌تان هماهنگ کنید.
حمایت مدیران اجرایی: واضح است که برای انجام هر کاری در سازمان به حمایت مدیران اجرایی احتیاج دارید، اما باید توجه داشته باشید که روش‌های چابک بیشتر در محیط‌های تکنولوژی محور و در حوزه‌ی دیجیتال توسعه پیدا کرده‌اند و برای دخیل کردن هیئت مدیره چندان مناسب نیستند.
خلاصه
روش‌های چابک دیگر یک گزینه‌ی انتخابی برای سازمان‌ها نیست، بلکه به یک امر ضروری برای بسیاری از سازمان‌ها تبدیل شده‌اند. روش‌های سنتی انجام پروژه‌ها دیگر به اندازه‌ی کافی خوب نیستند و شرکت‌ها برای اینکه خود را سریع‌تر با شرایط تطبیق دهند به روش‌های جدید احتیاج دارند. اما روش‌های چابک خالص نیز چالش‌های خاص خود را دارند و نیازمند کوچک کردن پروژه به بخش‌هایی است که با روش‌های چابک قابل مدیریت باشند، اما در همه‌ی پروژه‌ها نمی‌توان به سادگی این کار را انجام داد. چارچوب‌هایی که در این مقاله به بحث گذاشته شدند راهکارهای خوبی برای مقابله با این مشکلات پیشنهاد می‌کنند. توجه داشته باشید که مناسب‌سازی روش‌های چابک برای نیازهای سازمان‌های مختلف یک عامل کلیدی برای موفقیت در اجرای این روش‌ها است.
