راهنمای جامع مدیریت پروژه بخش دوم – اهداف پروژه و ذینفعان

در بخش اول این مقاله، راهنمای مدیریت پروژه با اصول اولیه مدیریت پروژه و نحوه تعریف مقدمات آن آشنا شدیم. همان گونه که دیدیم هر پروژه را می توان به ۴ مرحله تقسیم کرد: برنامه ریزی، ساخت، اجرا، و خاتمه، که باعث می شود درک کل کار برایتان ساده تر شود. احتمال دارد در مسیر مدیریت پروژه با موانعی مواجه شوید؛ بنابراین در ادامه، نحوه ی حل و فصل اکثر مشکلات رایج را نیز بررسی می کنیم. در قسمت دوم این مجموعه با روش برخورد با ذینفعان و تعریف هدف های پروژه آشنا می شویم

ذینفعان خود را مشخص کنید

رئیستان، مدیران دیگر، مشتریان، اعضای گروه، واحد مالی- تمامی این افراد یا گروه ها می توانند ذینفع باشند. اینها افرادی هستند که در نهایت درباره ی موفقیت یا ناکامی پروژه قضاوت خواهند کرد.

برای مشخص کردن ذینفعان تان به این پرسش ها پاسخ دهید:

• اقدامات یا نتایج پروژه چه بسمتها یا افرادی را تحت تأثیر قرار خواهد داد؟
• چه کسانی منابع لازم مانند افراد، مکان، زمان، ابزار، و پول را به پروژه می آورند؟
• چه افرادی از برون داده ی پروژه استفاده می کنند و منفعت خواهند برد؟

سپس از ذینفعان خود بخواهید آنچه را که از پروژه انتظار دارند و منابعی را که به پروژه خواهند آورد مشخص کنند. از آنجا که منافع ذینفعان متفاوت است، به احتمال زیاد تعاریف مختلفی از موفقیت خواهند داشت. شما باید انتظارات آنها را در قالب مجموعه اهدافی منسجم و هماهنگ تلفیق کنید. فهرست ذینفعان می تواند در حین انجام پروژه تغییر کند. ممکن است نام یک قانون گزار یا نماینده ی یک مشتری جدید به فهرست اضافه شود. شاید نماینده ای از یک واحد دیگر درباره ی پروژه بشنود و ایده هایی درباره ی آنچه که پروژه باید به آن دست یابد داشته باشد. در این صورت به درخواست ها و دغدغه های او پاسخ دهید؛ اما در هر تصمیمی که برای تغییر جهت پروژه می گیرید، تمامی ذی نفعان را در نظر بگیرید. شما چه مدیر پروژه ی یک شرکت باشید و چه مشاوری مستقل برای یک ارباب رجوع، برخورداری از پشتیبانی افرادی که به آنها گزارش می دهید ضروری است. اگرچه تمامی ذی نفعان حائز اهمیت هستند، اما فردی که شما را به عنوان مدیر پروژه تعیین و یا استخدام می کند، معمولا مهم ترین فرد است. کارفرمایان و حامیان مالی پروژه (یا رؤسای آنها گاهی اوقات درباره ی اینکه چه مواردی، تا چه زمانی، و به چه میزان باید به دست آید دیدگاهی دور از واقعیت دارند. معمولا قدری مذاکره با آنها باعث می شود الزاماتی که تعیین می کنند با منابع موجود تناسب پیدا کند. اما در برخی سازمانها تعیین اهداف دور از واقعیت به شیوه ای معمول و مرسوم تبدیل شده است. مدیر پروژه ای که به طور مکرر با چنین موقعیتی روبه رو می شود، در نهایت باید تصمیم بگیرد که آیا این مسأله ارزش تلاش را دارد یا خیر. همواره نقطه ای وجود دارد که در آن باید به مسیر غلط پایان دهید و از آن خارج شوید؛ وظیفهی مطرح شده را رد کنید، درخواست کنید به بخش دیگری از شرکت منتقل شوید، و یا حتی به دنبال شغل دیگری بروید. باید مطمئن شوید پروژه ای که قرار است بپذیرید احتمال موفقیت بالایی دارد.

 در مدیریت پروژه اهداف پروژه را تعیین کنید

موفقیت هر پروژه ای با میزان دستیابی آن پروژه به اهداف تعیین شده و مورد نظر سنجیده می شود. هر چه این اهداف را در ابتدای کار واضح تر بیان کنید، در پایان کار، تعداد کمتری از افراد درباره ی اینکه آیا به آنها دست یافته اید یا خیر اختلاف نظر خواهند داشت. اما در مرحله ی برنامه ریزی، بخش زیادی از کار در معرض تغییر است. آماده باشید همچنان که اطلاعات بیشتری به دست می آورید، اهداف خود را مورد بازبینی قرار دهید.

در تعریف اهداف، هوشمندانه عمل کنید. اهداف باید دارای ویژگیهای زیر یا اصطلاحا SMART باشند:

• دقیق
• قابل اندازه گیری
• قابل اجرا
• واقع بینانه
• زمان بندی شده

در اینجا مثالی ارائه می دهیم: در ۴ ماه آینده، کارگروه مزایای خدمات درمانی از دایره ی منابع انسانی شرکت یونایتد

برنامه ی جدیدی برای مزایا طراحی خواهد کرد. اهداف هوشمندانه ی آنها به شرح زیر است:

۱. حداقل ۶ خدمات دهنده (قابل اندازه گیری) را که معیارهای حداقلی شرکت برای خدمات را دارند مشخص و بررسی کنند (قابل اجرا).

٢. در جلسه ی ماه ژوئن هیأت مدیره (زمان بندی شده)، ۳ خدمات دهنده (دقیق) با بهترین و گسترده ترین پوشش و با هزینه ای حداقل %۱۰ کمتر (واقع بینانه) پیشنهاد کنند.

هنگام تعیین اهداف تان موارد زیر را به خاطر داشته باشید:

• سازمان دهی. اطمینان حاصل کنید به افراد مورد نیاز دسترسی دارید. درنهایت، گروهتان باید به شما در رسیدن به اهداف کمک کند.
•  (اطلاع رسانی. همراه با ذینفعان تان مشخص کنید که به چه اطلاعاتی نیازدارند و بهترین روش ارائه ی آن چیست (مطلع کردن ذی نفعان همیشه مهم است).
•  خطر. خطرهایی که بالاترین احتمال وقوع را دارند مشخص کرده و پاسخ های ممکن به آنها را ارزیابی کنید.

وقتی اهداف خود را مشخص کردید، آنها را با فردی که از شما خواسته است پروژه را برعهده بگیرید، در میان بگذارید. از پذیرفتن اهداف جاه طلبانه نترسید. اما اطمینان حاصل کنید زمان، افراد، و پول مورد نیاز را برای دستیابی به این اهداف در اختیار دارید.

ادامه دارد…