هنگامی که شروع به کار روی یک پروژه می‌کنید، به زودی در دام فعالیت‌های زیادی که شما را احاطه کرده‌اند می افتید و به سمت و سوی مختلفی کشیده می‌شوید. اگر می‌خواهید همه به راحتی با یکدیگر همکاری کنند، اولین گامی که در مدیریت ذینفعان پروژه باید بردارید، ایجاد مبنایی برای ارتباطات مؤثر ذینفعان است.
قبل از شروع پروژه، باید به طور واضح مشخص کنید که ذینفعان پروژه چه کسانی هستند. مشارکت کنندگان، همه طرف‌های درگیر در پروژه هستند که بسته به اینکه پروژه موفق بوده است یا خیر، سهم خود را می‌گیرند یا از دست می‌دهند.
اگرچه بسیاری از ذینفعان شما به یک اندازه برای موفقیت پروژه مهم هستند، در صورتی که در مدیریت ذینفعان پروژه به مسائل ناشی از ارتباط بد بین اعضا توجه نکنید، ممکن است پروژه شما با شکست جدی مواجه شود
اگر می‌خواهید همه به راحتی با یکدیگر همکاری کنند، اولین گامی که باید بردارید، ایجاد مبنایی برای ارتباطات مؤثر با ذینفعان است.
ذینفعان کلیدی معمولاً شامل موارد زیر می‌باشند:
مالک:
مالک فردی است که مسئولیت نهایی شناسایی، تحلیل و کنترل ریسک‌های پروژه را بر عهده دارد. مالکین باید به طور مستمر در مورد ریسک‌های پروژه مطلع شوند تا بتوانند قبل از اینکه چیزی به پروژه آسیب بزند، سریع از خود واکنش نشان داده و در این خصوص کاری بکنند. همچنین، از آنجایی که آن‌ها مسئول هدایت استراتژی و توسعه سازمان هستند، باید گزارش‌های هفتگی منظمی در مورد آنچه در هر زمانی رخ می‌دهد، در اختیار آن‌ها قرار بدهیم.
مدیر پروژه:
مدیر پروژه در یک گروه کوچک یا بزرگی کار می‌کند که وظایف شغلی مختلفی از جمله برنامه‌ریزی پروژه تا کار با بودجه و زمان زمان‌بندی دارند. مدیر پروژه برای اینکه بتواند نظرات خود را به تیم ارسال و با آن‌ها ارتباط برقرار کند، باید بداند در پروژه چه کسی مسئول انجام چه کاری است. همچنین باید به خوبی آگاه باشد که افراد مختلف در سطوح متفاوتی ارتباط برقرار می‌کنند و حفظ جریان ارتباطی با تمام اعضای تیم برای دستیابی به نتایج مثبت حیاتی است
تیم:
یک تیم در ذات خود به شما کمک می‌کند دیدگاه خود را به واقعیت تبدیل کنید. تیم‌ها مکانیزم‌های اصلی و با ارزشی هستند که پروژه را حتی در زمان‌های دشوار به پیش می‌برند. بنابراین رضایت و شادمانی اعضای تیم همان چیزی هستند که این مکانیزم را سر پا نگه می‌دارد و هرگز نباید دست‌کم گرفته شوند. مهم است که بتوانید پتانسیل تیم خود را درک کنید و آن‌ها را به مقابله با اقدامات بحرانی مأموریت تشویق کنید. طبیعتاً، هیچ کدام از این کارها بدون ارتباطات مؤثر در یک تیم امکان‌پذیر نیست. برای اینکه تیم بتواند از قدرت بهره وری خود استفاده کند، هر یک از اعضای آن باید درک روشنی از وظایف خود داشته باشند و سعی کنند بهترین کاری که می‌توانند را ارائه دهند و برای تیم ارزش به ارمغان بیاورند.
کارفرما:
کارفرما یکی از مولفه‌های اصلی برای توسعه هر پروژه‌ای است که در مدیریت ذینفعان پروژه نیز باید مورد توجه قرار گیرد. شکی نیست که موفقیت پروژه به شدت بستگی به این دارد که انتظارات کارفرمایانتان را چگونه مدیریت کنید. در پایان کار، همه چیز بستگی به این دارد که آیا کارفرما از نتایج نهایی راضی است یا خیر. وقتی همه چیز خوب پیش برود، راضی نگاه داشتن کارفرما هم آسان‌تر از زمانی می‌شود که اوضاع وخیم و دشوار باشد. برای ایجاد رابطه طولانی‌مدت با کارفرما، باید ارتباط با او را تقویت کرده و در مورد تمام فعالیت‌ها، تغییرات و به روز رسانی‌ها، گزارش‌های منظمی به او ارائه دهید.
شکی نیست که موفقیت پروژه به شدت بستگی به این دارد که انتظارات کارفرمایانتان را چگونه مدیریت کنید. در پایان کار، همه چیز بستگی به این دارد که آیا کارفرما از نتایج نهایی راضی است یا خیر.
زمانی که شروع به انجام کار در چندین پروژه همزمان می‌کنید، همه چیز دشوار می‌شود. نه تنها باید با تمام مهلت‌های زمانی سروکله بزنید، بلکه باید بدون به خطر انداختن هر کدام از پروژه‌ها تمام انتظارات ذینفعان خود را نیز برآورده سازید.
اما زمانی که با استفاده از یک هاب متمرکز شروع به کار می‌کنید، همه چیز بسیار ساده‌تر می‌شود؛ هاب، مرکزی است که در آن می‌توانید به راحتی تمام پروژه‌ها را هدایت کرده و همچنین به مدیریت ذینفعان پروژه بپردازید.
در اینجا مواردی وجود دارند که می‌توانید برای توسعه و حفظ ارتباطات سازمان‌یافته و مدیریت ذینفعان خود انجام دهید:
۱_ اجازه دهید کارفرما بازخورد خود از نتیجه کارها را با مدیر پروژه درمیان بگذارد.
برای «کارفرما» این امکان فراهم است که در صورت لزوم فایل مورد نظر خود را به راحتی پیوست کرده و به اشتراک بگذارد.کارفرما امکان ایجاد وظایف را ندارد و در جریان جزئیات پروژه قرار نمیگیرد.
۲_ به مدیر پروژه خود توانایی کنترل تمام فرایندها را بدهید.
مدیر پروژه در تیم کمپ نقش «مدیر» را به خود اختصاص می دهد که می تواند با دسترسی به داشبورد پروژه وضعیت کلی پروژه را با استفاده از نمودارهای گرافیکی ارزیابی کند و با نگاه به تقویم پروژه حجم کاری را در هر روز مدیریت کند. سطح دسترسی نقش “مدیر” توانایی شروع پروژه‌ها، کنترل و محول کردن وظایف به اعضای تیم را داراست . علاوه بر این، مدیران پروژه به تمام فاکتورها و تخمین‌های زمانی ایجاد شده توسط هر عضو تیم، و تاریخچه فعالیت اعضا دسترسی کامل دارند.
۳_ ارتباط خود را با تیم بهبود ببخشید.
اعضای تیم می‌توانند پروژه‌ها و وظیفه‌هایی که به آن‌ها محول شده است را ببینند. همچنین، آن‌ها می‌توانند مستقیماً درمورد وظایف اظهار نظر کنند، داده ی مورد نیاز را آپلود و اشتراک‌گذاری کنند و در بحث‌های مربوط به یک وظیفه خاص مشارکت نمایند. به این ترتیب، آن‌ها همیشه در حلقه می‌مانند و مرتباً در مورد هر چیزی که در توسعه بیشتر پروژه ارزشی اضافه می‌کند، مطلع می‌شوند.
شکی نیست که موفقیت پروژه به شدت بستگی به این دارد که آیا این پروژه انتظارات ذینفع را برآورده می‌کند یا نه. به همین دلیل است که در مدیریت ذینفعان پروژه هم باید به روشنی مشخص کنید ذینفعان شما چه کسانی هستند و هم باید نیازها و خواسته‌های آن‌ها را روشن سازید.
