کنبن یک اصطلاح ژاپنی است که ترجمه تقریبی آن معادل “تابلو اعلانات” بوده و روشی است که به سازمانها کمک می کند تا تجسم و تصویرسازی کرده و کارهای خود را به وسیله کنترل المان های لجستیک کسب و کار و الویت بندی وظایف روی یک تخته، برنامه ریزی و سازماندهی کنند.
در نتیجه، روش کنبن به تیم ها کمک می کند تا ترافیک ها، تنگناها و تاخیرات کاری را حذف کنند و به بهبود کیفیت برجسته ای دست یابند. به بیان ساده تر، روش کنبن بستری را برای مدیر پروژه و تیم او فراهم می کند که در آن می توانند وظایف، لیست کارها و فایل های خود را مدیریت کنند. این امر باعث افزایش بهره وری تیم شده و به آنها کمک می کند تا به شیوه کارآمدتری پروژه ها را تکمیل کنند.
یکی از نقل قول های مشهور در متدولوژی کنبن این است که:” شروع کردن را متوقف کن و تمام کردن را شروع کن”. وقتی تعداد وظایف بسیاری در دست انجام دارید، انجام همه ی آنها شبیه یک ماموریت غیر ممکن است.با این حال، با فلسفه و دیدگاه کن بن شما قادر به ایجاد یک سیستم برنامه ریزی عالی خواهید بود که به شما می گوید چه چیزی را چه زمانی و چه مقدار تولید کنید.
شکی نیست که متدولوژی کنبن در بسیاری از عرصه های مختلف کسب و کار ورود کرده و فراگیر شده است. در دنیای تجارت امروز کنبن به عنوان یکی از واضحترین، ساده ترین و موثرترین ابزارهای مدیریت پروژه اجایل شناخته می شود.
” شروع کردن را متوقف کن و تمام کردن را شروع کن”
اولین اجرا و به کارگیری متدولوژی کنبن
در سال ۱۹۴۰، یک مهندس شرکت تویوتا به نام تایچی اوهنو(Taiichi Ohno) جذب سیستمی در فروشگاههای خواربارفروشی در آمریکا شد که برای ساماندهی موجودی و انبارداری قفسه های خود استفاده می کردند. آنها تنها به اندازه ای کالا در قفسه ها قرار میدادند، که مشتریان آن روزشان احتیاج داشتند.
این کار الهام بخش او شد تا این روش را در سیستم تولید تویوتا به کار ببندد و همان میزان کارایی را در خط مونتاژ نیز به دست آورد. در واقع هدف آنها این بود که میزان موجودی را در سطح پایین اما کافی نگه دارند تا پاسخگوی نیاز بخشهای مختلف باشد. آنها این روش را کن بن(khan-Ban) نامیدند که به سیستم “در لحظه”(just-in-time) نیز مشهور است.
اگرچه این روش در ابتدا داشت محبوبیت زیادی در صنایع تولیدی کسب می کرد، اما طی چند سال گذشته تغییراتی کرده، و به وسیله دیوید اندرسون(David Anderson) اصلاح و تعدیل شده است.
با گسترش جهان فناوری اطلاعات و عصر دیجیتال که همهی ما بخشی از آن هستیم، روش کنبن معمولا به صورت آنلاین و پنل های بصری ارائه می شود و با یادداشتهای مجازی که دارای قابلیت جابجایی هستند، میتوانید وظایف و کارهایی که باید انجام شوند را سازماندهی کنید.
۶ اقدام اصلی در متدولوژی کنبن
بعد از به کارگیری روش کنبن توسط شرکت مایکروسافت در اواسط سال ۲۰۰۰، اندرسون به قدری در مورد نتایج مثبت آن بسیار هیجان زده و خوشحال بود که تصمیم گرفت روش کن بن را بعنوان جزء لاینفک برنامه آینده بهبود مستمر جریان های کاری شرکت در نظر بگیرد.
او در کتاب خود با نام ” کنبن ، یک تغییر تکاملی موفق برای کسب و کار فنآور شما”، بر ۵ اقدام که منجر به نتایج مثبت می شود تمرکز کرده است:
- نمود بصری به کارهای خود بدهید: از این تخته برای نشان دادن جریان کاری خود استفاده کنید. ستونها نشاندهنده مراحل فرآیند بوده و کارهای با وضعیت مشابه در یک ستون قرار میگیرد.
- کارهای در جریان را محدود کنید(WIP): با انجام تعداد کارهای کمتر اثربخشتر باشید و به اهداف بیشتری دست یابید. تنها تعداد ایدهآلی از وظایف را به تیم خود محول کنید. تا زمانی که بخشی از کارتکمیل نشده است کار بیشتری به اعضای تیم محول نکنید.
- مدیریت جریان کار: فرآیند کاری موجود را آغاز کنید و مرور و بررسی کنید که ناکارآمدیها کجا قرار دارند و به طور مستمر بهبودشان دهید. از اشتباهات خود درس بگیرید و از بروز تاخیرات و تنگناهای جدید جلوگیری کنید.
- سیاستهای مدیریت را به روشنی بیان کنید: تمام فرآیند را تعریف و تشریح کنید و مطمئن شوید که همهی اعضای تیم متوجه هستند که کارها به چه صورتاند و اهداف شما چیست. برای مثال معیارهایی که هر مرحله از کارتان باید داشته باشند تا تکمیل شده تلقی شود را مشخص و تعریف کنید.
- با همکاری با یکدیگر کارها را بهبود ببخشید: زمانی که اعضای تیم به طور واضح متوجه نظریههای کاری، فرآیندها و جریان کاری شده باشند با احتمال بیشتری به تبادل ایده با یکدیگر و ارائه پیشنهادهایی برای بهبود فعالیت ها خواهند پرداخت.
چهار اصل پایه در مدیریت پروژه به روش کنبن
مدیریت پروژه به شیوه کن بن فلسفه ای حاکی از این دارد که شما می توانید هر آن چیزی که در حال کار روی آن هستید را به صورت تدریجی بهبود بخشیده و تغییراتی مستمر، فزاینده و تکاملی را به اجرا در آوردید. برای دستیابی به این هدف، شما نیاز دارید که ۴ اصل پایه که زمینه این روش انقلابی است دنبال کنید:
- با همین کاری که الان در دست دارید شروع کنید.
نکته خوب درمورد روش کنبن این است که قبل از اجرا و به کارگیری این متدولوژی شما نیازی به ایجاد تغییرات بزرگ ندارید. شما به آسانی میتوانید ویژگی های کنبن را روی جریان کاری فعلی خود اعمال کرده، مشکلات را شناسایی کنید و به مرور زمان تغییرات مهمی را ایجاد کنید. - به دنبال تغییرات تکاملی باشید.
از تغییرات کوچک اما تکاملی در فرآیندها حمایت کنید و مدیریت پروژهای را داشته باشید که حداقل مقاومت را داراست. - به نقش ها ومسئولیت های فعلی احترام بگذارید.
با اینکه ممکن است شما از نحوه کارکرد المان ها و فرآیندهای کاری مشخصی رضایت داشته باشید، اما باید به دنبال راهی هم باشید تا ترس از تغییر را از بین برده و قادر باشید در آینده تغییرات لازم را ایجاد کنید. به وسیله موافقت با احترام گذاشتن به نقش ها، مسئولیت هاو فرآیندهای حاضر شما از پشتیبانی بیشتری برای شروع کن بن بهره مند خواهید شد. این امر به شما کمک خواهد کرد که آسانتر روش کنبن را اجرا کنید. - فعالیت های رهبری را در کلیه سطوح تشویق و حمایت کنید.
نیازی نیست که شما یک رهبر یا شخص اجرایی برای تشویق و حمایت از بهبود مستمر و رسیدن به نتایج بهینه باشید. با شیوه کنبن، بعضی از بهترین رهبری ها دردل فعالیت های روزمره انجام شده توسط افرادی که عضو تیم هستند به دست می آید.
تخته کنبن
یک تخته کنبن زمینه ایست که کارتهای کن بن روی آن نشان دهنده کارهای افراد است که بر اساس الویت و زمان تحویل دسته بندی شده اند. به بیان ساده تر ، کنبن یک راه عالی برای پیگیری جریان کاری تیم شماست. امروزه تخته های کن بن بیشتر به صورت ابزار همکاری آنلاین در مدیریت چابک تیم های توسعه نرم افزار با هدف افزایش بهره وری تیم و تحریک ایده های الهام بخش مورد اسفاده قرار می گیرد.
بخش جدایی ناپذیر تخته کنبن، کارتهای کنبن است.هر کارت نشان دهنده یک بخش از کار افراد یا یک وظیفه است و شامل داده های مهمی برای آن وظیفه ی مشخص است. کارت ها به گونه ای روی تخته قرار می گیرند که بیان کننده مرحله ایست که آن وظیفه خاص قرار دارد و به طور معمول به وسیله رنگ ها کدبندی میشوند تا این رنگ ها نشان دهد که این وظیفه چه نوع وظیف هایست.
تخته کنبن شامل سه بخش است:
- در انتظار(کارهایی که باید انجام شوند ولی هنوز انجام آن شروع نشده است.)
- در حال انجام
- تکمیل شده
بعد از اینکه وظایف به افراد تخصیص داده شد، تیم کارت ها را برداشته و مطابق با وضعیت انجام کار نوشته شده روی کارت آن را بین ستون ها جابجا می کنند.
به یاد داشته باشید که تخته کن بن میتواند به شکل های مختلفی مورد استفاده قرار گیرد و امروزه تیم ها از راهها مختلفی از آن استفاده می کنند تا ایده ها خود را به اشتراک بگذارند و جریان کاری خود را مدیریت کنند. قدیمی ترین و سرراست ترین راه همان ذهنیت قدیمی گذاشتن یادداشت های چسبناک روی تخته وایت بورد بوده تا مراحل توسعه پروژه و پیشرفت آن را نشان دهد.
اساسا کن بن روی سیستم کشش(pull system) پایه ریزی شده است. شما چه در یک گروه کاری کوچک فعالیت کنید چه هرجای دیگر روی زنجیره ارزش(value chain)، سیستم های کشش به شما کمک می کنند تا موجودی را به حداقل رسانده و تغییرات لازم روی سیستم تولید را هنگامی که تقاضایی ظهور می کند ایجاد کنید. این سیستم فقط و فقط چیزی که شما به آن احتیاج دارید را برای شما فراهم می کند که در نتیجه هزینه و اتلاف را کاهش می دهد.
چرا باید از روش کنبن استفاده کنید؟
- کنبن به شما کمک می کند که ترافیکهای کاری در فرآیندها را شناسایی کنید.
- کنبن به شما کمک می کند که روی بهبود مستمر تمرکز کنید و به وسیلهی درس های آموخته از هر پروژه دامنه دانش خود را گسترش دهید.
- کنبن عملکرد چندوظیفه ای را محدود میکند که و در ازای آن کیفیت فرآیندها را افزایش می دهد.
- کنبن می تواند سریعترین راه تحویل نتایج مثبت پروژه باشد که به شما کمک می کند مزیت رقابتی در بازار کسب کنید.
- کنبن یه شما اجازه می دهد که برنامههای پروژه خود را در هر زمانی بر اساس اطلاعات جدید، فضای کسب وکار یا افزایش تقاضای مشتری مورد بازبینی و الویت بندی قرار دهید
- کنبن به تیم شما کمک می کند که همه ی وظایف را مصور کنید و یک نگاه کلی از همه ی مراحل و فرآیندهایی که همکاری تیمی را بیشتر ارتقاء می دهد داشته باشد.
آیا کن بن انتخاب مناسبی برای شماست؟
همانطور که قبلا گفته شد، کن بن رویکردی است که به شما امکان ایجاد تغییرات در شیوه مدیریتی را می دهد که برای رویارویی با حداقل مقاومت طراحی شده است.بنابراین، اگر شما فرآیندهایی دارید که به خوبی در حال کار کردن هستند، متولوژی کنبن به شما کمک می کند که بدون اینکه تغییراتی زیاد یا ریشه ای را اعمال کنید، در گذر زمان بهبود پیدا کنید. متدولوژی کنبن یک راه حل عالی برای پروژه هایی با هر اندازه، پیچیدگی و ضرورت است. اگر چه روش کنبن در اغلب صنایع به خوبی کار می کند، اما تجربه نشان داده است که بهترین عملکرد خود را در محیط توسعه محصول داشته است.
در نهایت، اگر میخواهید فضای اعتماد در سازمان خود ایجاد کنید و بهره وری را به سطح جدیدی برسانید، روش کنبن را انتخاب کنید و ببیند برای کسب وکار شما چگونه کار خواهد کرد.
