وقتی آژانس‌های تبلیغاتی شروع به کار می کنند، در ابتدا مدیران پروژه به راحتی می توانند پروژه‌ها را مدیریت کنند اما به تدریج با افزایش تعداد پروژه ها مشکلات شروع می شوند. یکی از اصلی‌ترین مشکلات در آژانس‌های تبلیغاتی دسترسی نداشتن به اطلاعات و اسناد تمامی پروژه ها در یک مکان است به گونه‌ای که پیگیری پروژه ها به راحتی انجام شوند و بازدهی افراد کاهش پیدا نکند.
به گفته صاحبان آژانس‌های تبلیغاتی، یک شرکت تبلیغاتی بنگاهی است که مانند یک کسب‌وکار کوچک عمل می‌کند تا انعطاف‌پذیری و آزادی در خلاقیت را تشویق کنند. استفاده از یک سیستم مدیریت پروژه، می تواند به استاندارد سازی، سازماندهی، پیگیری و اندازه‌گیری کمک کند، بدون اینکه محدودیتی برای استعداد هنری افراد در حال کار در این آژانس‌های تبلیغاتی ایجاد شود.
استفاده آژانس‌های تبلیغاتی از یک سیستم مدیریت پروژه آشفتگی و نامنظمی سیستم کاری آنها را برطرف می‌کند. بنا به مطالعه های موردی انجام شده، آژانس‌های تبلیغاتی ابتدا از سرویس مدیریت پروژه آنلاین برای مدیران استفاده کرده‌اند، پس از استفاده از آن در طول دوره آزمایشی نتایج چشمگیری را مشاهده کرده و تصمیم به خرید گرفتند تا از آن برای تمام بخش های شرکت خود استفاده کنند.
البته بنا به تجربه، ایجاد تغییر در روش کار افراد تیم می تواند مشکل باشد و برای افراد تیم در این آژانس‌های تبلیغاتی نیز مدتی طول کشیده است تا به کار با نرم افزار عادت کنند.
هم اکنون مدت زیادی است که شرکت های موفق تمامی بخش‌های خود، مشتریان و پروژه‌های جدید را با سرویس آنلاین مدیریت پروژه، مدیریت می‌کند و کاربران زیادی شامل مشتریان، تیم محتوا، تیم SEO، تیم تبلیغات، تیم طراحی، تیم توسعه و دپارتمان‌های HR از طریق نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه باهم همکاری دارند.
آژانس‌های تبلیغاتی چگونه با استفاده از سرویس آنلاین مدیریت پروژه، پروژه های خود را سازماندهی خواهد کرد.
ابتدا پروژه های خود را با توجه به مشتریان و دپارتمان ها و بخش های مختلف دسته بندی و سازماندهی کنید.
- هر مشتری به پروژه مربوط خود در نرم افزار مدیریت پروژه دسترسی پیدا می کند؛
- برای هر بخش یا دپارتمان، یک لیست کار همراه با کارهای مربوطه اختصاص داده می شود
- بعضی از کارها دارای زیرفعالیت یا ساب تسک هستند تا مدیر پروژه راحت تر متوجه شود که کار در چه مرحله ای قرار دارد و صاحب تسک یا کار بداند چه مراحلی برای اتمام کار مورد نیاز است تا انجام شود.
- زیر فعالیت ها یا ساب تسک ها زمانی مفید هستند که صاحب اصلی آن کار به هر دلیلی سرکار نباشدو شخص دیگری باید آن کار را انجام دهد، با استفاده ازساب تسک ها فرد دقیقا می‌داند که چه کاری باید انجام شود.
- منابع و اسناد مربوط به هرکار از طریق زبانه “فایل ها” به هر پروژه متصل می‌شوند.
- وقتی فردی روی یک پروژه کار می‌کند، زمانی که روی آن کار صرف می کند را محاسبه می کند و در قسمت نظرات می تواند زمان صرف شده را وارد کند، بنابراین دید کاملی از همه خروجی ها دارند.
- مدیر پروژه با استفاده از داشبورد پروژه که داده ها را کاملا به صورت گرافیکی و قابل فهم نمایش می دهد، به راحتی از کارهایی که در هفته آینده پیش روی تیم است، کارهای تاریخ گذشته و میزان پیشرفت پروژه و کارها به تفکیک اعضا با استفاده از گراف ها و چارت ها مطلع می شود. بنابراین هم در زمان بررسی کارها توسط مدیر صرفه جویی می شود و هم تصویر روشنی از پروژه ها و عملکرد افراد تیم به دست می آورد.
- تقویم پروژه : در تقویم پروژه می توانید تمام فعالیت هایی که باید در هر تاریخ انجام شوند را به راحتی مشاهده کنید و وضعیت هرکدام از آن ها را ببینید. تقویم پروژه ابزاری است که در هماهنگی جلسات به شما کمک فراوانی خواهد کرد.
- با استفاده از گانت چارت نیز می تواند تمامی وظایف را بصورت جزئی تر به تفکیک وضعیت انجام هر کار، درصد پیشرفت، و مسئول در تاریخ های مختلف بررسی کنید.
یک مثال و نمونه از نحوه استفاده اسپیرالیتیک از نرم افزار مدیریت پروژه
یکی ازمشتریان آژانس تبلیغاتی اسپیرالیتیک، یک شرکت بین‌المللی است که در صنعت توسعه برنامه‌های موبایل و وب فعال است و اسپیرالیتیک خدمات بازاریابی دیجیتال مختلفی را به آنها ارائه می دهد.
به عنوان بخشی از فرآیند onboarding برای مشتریان جدید، یک یا دو جلسه تشکیل می شود تا الزامات بازاریابی و سایر اهداف بازاریابی مشتریان را تعیین کنند. سپس یک پروژه تحت عنوان “پروژه آینده” در سرویس مدیریت پروژه ایجاد می‌کنند و هر تیم وظیفه ایجاد سهم خود از برنامه بازاریابی را ایفا می کنند (محتوا، تبلیغات، SEO، آنالیتیکس و غیره). زمانی که مشتری برنامه را تایید کرد، اسپیرالیتیک فرآیندهای زیر را شروع می کند:
- اطلاعات مخصوص و مربوطه را به کارهای هر بخش یا دپارتمان که نیاز است اضافه می کنند (این اطلاعات برای هر مشتری متفاوت است و براساس مباحثات رسمی و پرسشنامه است).
- اعضای تیم داخلی را دعوت می کنند تا به این پروژه بپیوندند.
- کارها و زیرفعالیت ها را به اعضای تیم مربوطه اختصاص می دهند.
- زمان سررسید هرکاری که قابل اجراست را تنظیم می کنند.
- زمانی که پروژه راه‌اندازی و اجرا می‌شود، هر یک از اعضای تیم میزان زمان صرف شده روی هر کار را در قسمت نظر وارد می کنند تا میزان زمانی که آنها در هر کار هزینه می‌کنند پیگیری شود. سپس مدیر پروژه زمان سپری‌شده را با توجه به نوع کار، دپارتمان و مشتری برای ارزیابی کلی کارایی تحلیل می‌کند.
- در تمام مدت انجام پروژه، مدیر پروژه از طریق گانت چارت، تقویم و داشبورد پروژه می تواند به راحتی پروژه و افراد تیم را رصد کند و ساده تر می تواند از وقوع بحران ها جلوگیری کند.
در طی این فرآیند (و هر فرآیند دیگری)، آژانس تبلیغاتی اسپیرالیتیک از بیشتر ویژگی‌های سرویس آنلاین مدیریت پروژه استفاده می کنند:
- سررسید کارها
- داشبورد پروژه – مدیران از جزئیات مراحل انجام پروژه ها باخبر هستند
- بورد گفتگوی پروژه – برای اینکه تمامی افراد از همه جرئیات آگاه باشند
- تقویم پروژه- همه می‌تواند ببیند که چه کارهایی در حال انجام اند.
- یادداشت ها- آژانس های تبلیغاتی از آن به عنوان جایی برای نوشتن دستور جلسات داخلی خود می توانند استفاده کنند.
- ایمیل و تاریخچه فعالیت ها – مدیر با استفاده از قسمت تاریخچه فعالیت ها می تواند از تمامی فعالیت های انجام گرفته توسط افراد مطلع شود . زمانی که مدیر کار جدید ایجاد می کند و به هر کسی اختصاص می دهد نیز به اعضای تیم از طریق ایمیل اطلاع رسانی می شود.
آیا استفاده از سرویس آنلاین مدیریت پروژه برای اسپیرالیتیک مزیتی داشت؟
قبل از استفاده از نرم افزار آنلاین مدیریت پروژه ، آژانس اسپیرالیتیک نمی توانست بازدهی و اثربخشی کاری خود را به حداکثر برساند چون انجام کارها بصورت استاندارد انجام نمیگرفت و ارتباطات یکپارچه نبودند.
در کم‌تر از سه ماه که از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کردند، توانستند تعداد مشتریان خود را از ۳۰ به ۴۴ (تقریبا ۵۰ %) بدون استخدام کارمندان دیگر افزایش دهند. این به معنای رشد در خروجی کلی بدون نیاز به منابع انسانی اضافی است، که به آنها این امکان را می‌دهد که در یک سطح بسیار کارآمدتر عمل کنند.
