بهره وری تیم – نکاتی که این هفته آن ها را اجرایی خواهیم کرد

با هم به سه موضوع جالبی که درحال حاضر در تیم ها زیاد مطرح می شود نگاهی کنیم، این موضوع ها بر روی بهره وری تیم موثر خواهند بود.

 آیا انجام چند فعالیت – مالتی تسک – بر روی کیفیت کار و بهره وری تیم تاثیر گذار است؟

این موضوعی جدید نیست که انجام چند فعالیت با هم باعث کاهش تمرکز در کار می شود. اما احتمالا شما هم فکر می کنید ” فعالیت های کناری مانند خواندن، جواب دادن به ایمیل یا چک کردن سوشیال مدیا باعث می شوند تسک های اصلی و بزرگ را بهتر انجام دهید”. پروفسور دانشگاه جورج تون، کال نیوپورت (Georgetown Professor Cal Newport in this Fast Company piece.) باور دارد که حتی نگاه سریع به ایمیل هایتان می توانید عملکرد شناختی شما را کاهش بدهد و در پی آن باعث کاهش کیفیت و تعداد خروجی های شما در کار باشد”
” کار با کیفیت بالا حاصل دو موضوع است- مقدار زمانی که شما بر روی کار صرف می کنید و مقدار تمرکزی که شما در طول انجام آن دارید” او می گوید: ” اگر شما بتوانید تمرکزتان را بالا ببرید می توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید “

کار با کیفیت بالا حاصل دو موضوع است- مقدار زمانی که شما بر روی کار صرف می کنید و مقدار تمرکزی که شما در طول انجام آن دارید

 آیا کنترل و پیگیری کردن زمان در طول ماه می تواند باعث بهره وری تیم شما باشد؟

مدیرعامل هتل تونایت، سام شانک (HotelTonight CEO Sam Shank ) توضیح می دهد که چگونه زمانی را که باید در طول یک ماه سپری کند را پیگیری و دسته بندی می کند و سپس این زمان بندی را با آن چه که هدف اوست مقایسه می کند. نتیجه چه بود؟” من واقعا زمان کافی برایی فعالیت هایی که دوست داشتم انجام دهم مانند گرفتن نظرات از سرمایه گذارانمان، ایجاد روابط کاری و پارتنرهای استراتژیک، کار کردن با محصول، صحبت با خبرگزاری ها ودر درسترس تیم بودن، نذاشته بودم”
او در ادامه توضیح می دهد که چه کاری انجام داده است : ” بدون معطلی، شروع به آزاد کردن زمانم کردم و برای کارهایی که می خواستم انجام دهم برنامه ریزی کردم سپس دیدم تقویمم بسیار پر شده است. به درخواست های خارجی که معمولا دریافت می کردم نه گفتم و برای خودم اولویت بندی کردم تا زمان های خالی داشته باشم. و اینگونه کاملا به برنامه ای که برای خودم ریختم پایبند بودم. چند ماه گذشته برای من پربارتر و با استرس کمتری سپری شد.”
اگر حس کردید تقویم شما با فعالیت هایی پر شده است که شما را به هدفتان نزدیک نمی کند، شاید بد نباشد شما هم همین کار را انجام دهید.

 اولین کاری که در صبح انجام می دهید چک کردن ایمیل هایتان باشد

احتمالا این پیشنهاد خیلی معروف را شنیدید که ایمیلتان در اول صبح چک نکنید. این دیدگاه بر این موضوع تاکید دارد که اول روز باید تمام تمرکزتان را بر روی مهم ترین فعالیت های روزتان قرار دهید و با پیغام های که در طول شب در اینباکس شما قرار گرفته اند، حواستان پرت نشود.
اما استاد دانشگاه Dorie Clark در این مقاله از دانشگاه هاروارد (business professor Dorie Clark argues in this Harvard Business Review piece )می گوید نباید به این حرف گوش دهید، اشاره می کند که رسیدگی به این پیغام ها بعد از مدتی سخت خواهد شد. ” مشکل من با ایمیل ها این است که بعضی مواقع باید تصمیمات سختی درباره آن ها بگیرم” او می نویسد:” معمولا از جواب دادن به یک سری از ایمیل ها خودداری می کنم چون آن ها به تصمیم گیری نیاز دارند و مفز من نمی تواند درباره صورتحساب ها، مالیات و .. فکر کند. در نتیجه، پیغام های راحت در ثانیه تحلیل می شوند و پیغام های پیچیده تر و یا عجیب معمولا با تاخیر پاسخ داده می شوند، و وقتی بعد از هفته ها یا یک ماه بعد، به این فرآیند نگاه می کنم آن را عجیب و سخت پیدا می کنم.” او پیشنهاد می کند که ۲۰-۲۵ دقیقه صبح خود را به چک کردن ایمیل هایتان بپردازید.