با گانت چارت آشنایی ندارید؟ از همینجا شروع کنید – بخش اول

در این مقاله شما یاد می­ گیرید که:

1. یک گانت چارت چیست؟
2. چرا شما از این نمودار استفاده می ­کنید؟
3. مثال­هایی برای استفاده از نمودار گانت در عمل
4. مزایا و معایب نمودار گانت
5. دیدگاه­ های و ابزارهای جایگزین برای اینکه همین الان شروع کنید!

شما هم حتما قبلا اسم نمودار گانت به گوشتان خورده است. شاید در یک جلسه برنامه ­ریزی برای شروع یک پروژه جدید و یا شاید هم وقتی که یک هم­ تیمی از شما خواسته است که برای نتایج قابل تحویل یک پروژه که در حال سازماندهی آن هستید نمودار گانت تنظیم کنید.

مشکل شما این است که دقیقا مطمئن نیستید یک نمودار گانت چیست و یا چه شکلی است یا اصلا چرا باید در یک پروژه از آن استفاده کنیم؟!

 گانت چارت چیست؟

به طور معمول در مدیریت پروژه نمودار گانت یک نمودار افقی است که برای به تصویر کشیدن زمان­ بندی، برنامه ­ها و کارهای یک پروژه استفاده می­ شود. هر میله­ ی این نمودار نشان ­دهنده یک مرحله در فرآیند پروژه بوده که طول میله نمایانگر میزان زمانی است که این مرحله به طول خواهد انجامید. هنگامی که این نمودار تکمیل شود، تیم­ ها با استفاده از آن می ­توانند به تمامی کارهایی که در باید یک پروژه باید انجام شود یک نگاه کلی داشته باشند و همچنین بدانند هر یک از این کارها در چه زمانی و توسط چه کسی انجام می ­شوند.

اینکه چقدر جزئیات کارها به این نمودار اضافه می­ شود کاملا به شما بستگی دارد. در هنگام تنظیم یک نمودار گانت، شما می­ توانید آن را به عنوان یک ابزار برای داشتن دید کلی نسبت به وضعیت پروژه نگه دارید یا وارد جزئیات شوید و هرآنچه تیم شما برای برنامه ریزی انجام کارهای لازم احتیاج دارد در آن نشان دهید. صرف­نظر از اینکه شما چه میزان جزئیات پروژه خود را در نمودار گانت وارد می­ کنید، به طور معمول یک نمودار گانت شامل موارد زیر است:

1. پروژه شما چه مدت زمانی طول خواهد کشید.
2. هریک از وظایف در پروژه چه زمانی شروع و چه زمانی پایان می­ یابد.
3. هر یک از این وظایف چه مدت زمانی طول می­ کشد.
4. مسئول انجام هریک از وظایف کیست.
5. انجام کدام یک از وظایف به انجام وظایف دیگری وابسته است.
6. هر یک از وظایف چگونه دسته­ بندی و گروه­ بندی شده ­اند.

چرا از گانت چارت استفاده کنیم؟

به طور معمول، تیم ­ها برای به تصویر کشیدن برنامه پروژه خود از گانت چارت استفاده می­ کنند. در حالی که نمودار گانت تنها راه ایجاد یک دید کلی تصویری از کار شما نیست، اما برای انواع مشخصی از کارها می­ تواند بسیار کمک­ کننده باشد. برای مثال گانت چارت در موارد زیر گزینه بسیار مناسبی است:

1. به تصویر کشیدن جزئیات برنامه­­ های یک پروژه و زمان ­بندی آنها: نمودارهای گانت به خوبی نشان می­دهند هریک از کارها باید در چه زمانی و با چه ترتیبی انجام شود. همچنین به شما کمک می­کند تا برنامه ­های پروژه و زمان­ بندی آنها برای شما واضح باشد.
2. سازماندهی پروژه ­های پیچیده: اگر پروژه در دست شما یک پروژه نیازمند ابتکار عمل یا یک پروزه بزرگ و بلندپروازانه است، یک نمودار گانت می­تواند نقش راهنما را برای شما داشته باشد. با این نمودار مثل یک نقشه شما می­توانید هر مرحله را از پیش ببینید و اینکه کجا باید وارد مرحله بعدی شوید را به راحتی تشخیص دهید.
3. هماهنگی با چندین ذینفع پروژه: به طور معمول اعضای یک تیم هریک به طور همزمان بر بخش­های مختلفی از یک پروژه کار می­کنند. نمودار گانت یک چشم­انداز از همه کارهای در حال انجام در هر لحظه به شما می­دهد و به شما نشان می­دهد که در چه زمانی کار باید به شخص بعدی محول شود.
4. تخمین زمان­ بندی لازم و حجم کارها: شما چه در خانه کار کنید چه در یک بنگاه اقتصادی، نمودار گانت این امکان را به شما می­دهد که بدانید در یک پروژه چه مدت زمان و چه منابعی برای انجام کارها احتیاج دارید. بنابر این شما می­توانید منابع لازم کارها را براساس تاریخ و و ترتیب انجامشان به آنها اختصاص دهید.

نحوه استفاده های عملی از گانت چارت

در حالی که شما می­توانید از نمودار گانت برای طیف متنوعی از پروژه ­ها و برنامه ­ها استفاده کنید، بهتر است درک خود از نمودار چارت را بر پایه چند مثال پی ­ریزی کنید. در ادامه سه مثال متفاوت از کارهایی که برای انجام آنها شما ممکن است از یک نمودار گانت استفاده کنید آورده شده است:

برنامه ­ریزی برای ارائه (راه ­اندازی) یک محصول

ممکن است شما در ارائه یک محصول از یک گانت چارت برای برنامه­ ریزی تمامی جزئیات پروژه از ایده­ پردازی تا ارائه محصول و فراتر از آن استفاده کنید. با تصویرسازی کل این فرآیندها به وسیله نمودار گانت، شما قادر خواهید بود نقاط درگیری را قبل از شروع به طور آسان­تری شناسایی کنید و میزان وابستگی هر یک از مراحل با دیگری را تشخیص دهید تا در نهایت بتوانید یک دید کلی از هر آن چیزی که در مسیر ارائه محصول اتفاق می­ افتد و زمان وقوع آن داشته باشید.

برنامه ریزی برای یک کمپین بازاریابی

کمپین های بازاریابی بزرگ، مستلزم همکاری و هماهنگی­ های بسیاری است و در این فرآیند به آسانی می­توان پیگیری بخش­ های در حال اجرا را از دست داد! نمودار گانت به وسیله­ ی شرح توالی وظایف روند کارها را آسان کرده و در عین حال نشان می­ دهد که هر وظیفه توسط چه کسی و در چه زمانی باید انجام شود. با این روش تیم­ ها نه تنها می­ دانند هرکس مسئول چه کاری است، بلکه متوجه می­ شوند که چگونه کار آنها کار بقیه افراد و یا یک هدف بزرگ­تر را تحت تاثیر قرار می­ دهد.

شرح نتایج قابل تحویل یا محصول مورد نظر مشتری

اگر شما در یک بنگاه اقتصادی کار می ­کنید، نمودار گانت می­ تواند برای نشان دادن زمان­ بندی همه نتایج قابل تحویل به مشتریان و تنظیم انتظارات از مدت زمانی که هریک طول خواهد کشید استفاده شود. با شرح برنامه­ ها از این روش شما می­توانید یک ذهنیت روشن و واضح از دامنه نتایج قابل تحویل و مدت زمانی که انجام هر یک نیاز دار به مشتری بدهید. بنابراین آنها نه تنها می­ دانند هر بخش را چه موقعی تحویل می­ دهید، بلکه می ­دانند چه مدت زمانی روی آن بخش مشغول انجام کار هستید.

ادامه دارد…