محیط کاری این روزها با محیط سنتی فرهنگ شرکتی در گذشته بسیار متفاوت است. روزهای کار کنارهم در اتاق های مشخص از ساعت ۹-۵ از شنبه تا پنجشنبه تمام شده اند. اکثر استارتاپ های جدید فرهنگی که این ساختارها را می شکند انتخاب می کنند. آنها اجازه می دهند تا افراد تیم بیشترین توان بالقوه خود را به کار گیرند. تعداد کارمندانی که از خانه کار می کنند در چند سال گذشته به شدت افزایش یافته است. حتی شرکت های بزرگ هم در این زمینه شروع به فعالیت کردند. به طور مثال در شرکت Kaplan 85% کارمندان دورکاری می کنند.
تکنولوژی های جدید ارتباطی این امکان را به ما می دهد تا بیشتر از قبل با هم در تماس باشیم، حتی اگر به صورت فیزیکی از هم فاصله داشته باشیم، اما موفقیت شرکت ها همچنان وابسته به کار تیمی است. نداشتن یک دفتر مشخص می تواند باعث کاهش کار تیمی شود. با اینحال، استراتژی هایی وجود دارد که با استفاده از آن ها نیز بدون داشتن دفترکار، می توانید کار تیمی خوبی داشته باشید:
-
از تکنولوژی استفاده کنید
تکنولوژی چیزی است که به ما کمک می کند تا بتوانیم دورکاری کنیم پس باید از آن استفاده کنیم. راه های زیاد ارتباطی وجود دارد : ایمیل، میسیجیگ، برنامه های چت، ویدیو چت، البته تماس تلفنی و … استفاده از این راه ها برای کار کردن به عنوان یک تیم بسیار مهم است پس برنامه ها و راه های ارتباطی خود را با دقت انتخاب کنید. از همه بخواهید از برنامه یکسانی استفاده کنند و یک برنامه داشته باشید تا مشخص شود چه زمانی و چرا از هرکدام از برنامه های استفاده می کنید.
برای مثال: شما از ایمیل برای تعریف فعالیت ها و ست کردن قرارها استفاده می کنید اما برای برنامه چت برای گفتگوهای سریع و صحبت های تک به تک استفاده می کنید. از تلفن گروهی برای ملاقات هایی استفاده می کنید که یک نفر بیشترین صحبت را خواهد کرد اما زمانی از چت ویدیوی گروهی استفاده می کنید که مشارکت همه اعضا نیاز خواهد بود. هر وسیله ارتباطی نقاط قوت و ضعف خود را دارد پس باید از نقاط قوت هرکدام بهترنی استفاده را کرد و نقاط ضعفشان را با ابزارهای دیگه پوشاند.
-
انتظارات و روندکاری مشخصی تعریف کنید
یکی دیگر از نکات مهم در استراتژی کار تیمی، مشخص کردن توقعات، وظایف و روندهای کاری از ابتدای کار است. اکثر مسائل عدم برقراری ارتباط و درک نادرست زمانی پیش می آید که نکته ای شفاف نباشد. پس از این اتفاق جلوگیری کید. بگذارید اعضای تیم بدانند دقیقا چه انتظاری از آن ها دارید و چه زمانی باید از زیرساخت های ارتباطی استفاده کنند و دقیقا زمان و نحوه برقراری ارتباط برای کار تیمی چگونه باید باشد.
علاوه بر این زمان بندی ها، داشتن سندی که در آن روندهای انجام کارها به صورت شفاف توضیح داده شده باشد مخصوصا در محیط هایی که دورکاری وجود دارد، از اهمیت بالایی برخوردار است. داشتن برنامه زمانی برای اینکه یک کار چه زمانی باید تحویل داده شود؟ به چه کسی تحویل داده شود؟ آن فرد برای مرور آن چقدر زمان نیاز خواهد داشت؟ فرمول کردن این فرآیند بایددر سندی باشد که همه به آن دسترسی داشته باشند. اینگونه اگر سوالی به وجود آید، خیلی راحت می توانند به منبع اصلی دسترسی پیدا کنند.
-
روزهایی را رودررو و از نزدیک ملاقات کنید
حتی اگر اکثر زمان خود را دور کاری می کنید و به تنهایی کار می کنید، تلاش برای داشتن ملاقات های رو در رو در بعضی از روزها ارزشمند است. قدرت مکالمه و تعامل رو در رو به راحتی با تکنولوژی جایگزین نمی شود. می توان یک روز رسمی و مشخص برای کار کردن دور هم در یک مکان مشخص کرد. اگر شرکتی برای خودتان ندارید می توانید در منزل شخصی این کار را انجام دهید.
این روزها می توانند شامل سرگرمی باشند. می توانید دور هم جمع شوید به کارتینگ و یا رستوران بروید. لازم نیست در این ملاقات ها درباره کار صحبت کنید اما باید باهم ارتباط برقرار کنید تا بهتر همدیگر را بشناسید. ساخت این روابط شخصی برای بهبود تیم های کاری حرفه ای که دور از هم هستند، مهم است.
-
ساعت های کاری مشترک مشخص کنید
در اکثر محیطهای کاری حرفه ای که افراد از خانه کار می کنند، ساعت کار ۹-۵ وجود ندارد تا افراد بتوانند ساعت های کاری منعطفی داشته باشند. در اکثر موارد این موضوع دارای مزیت است. باعث می شود تا افراد انعطاف بیشتری برای کنترل استرس مسائل شخصی خود داشته باشند و در عین حال به آن ها این توانایی داده می شود تا بتوانند در بهره ورین ترین حالت ممکن کار کنند. ممکن است شما افرادی را در تیم خود داشته باشید که کار در صبح زود را ترجیح بدهند و فرد دیگری کار در بعد از ظهر را و شخص دیگر کار در شب را ترجیح دهد.
در همچین سناریویی، کار تیمی غیرممکن می شود. پیام هایی که افراد دریافت می کنند با تاخیر جواب داده خواهد شد. اگر می خواهید رویکرد ساعت کاری منعطف را پیش بگیرید، فقط یک راه حل وجود دارد، ساعت هایی را مشخص کنید که در آن زمان تمام افراد باید آنلاین و در دسترس باشند.
اگر اعضای تیم شما معمولا از خانه کار می کنند و یا شما مجبور هستید که از راه دور فاصله داشته باشید، از این استراتژی ها برای پرکردن گپ های موجود استفاده کنید. از استراتژی هایی استفاده کنید که تیم شما را در کنار هم قرار می دهد.
منبع: Entrepreneur
