تمرین هایی برای رهبری موثر تیم های پروژه – بخش دوم

در بخش اول این مقاله با مفاهیم پایه ای پروژه و روش های تعریف و شفاف کردن اسکوپ پروژه آشنا شدید. مهارت های بخش اول به شما کمک می کند تا تصویر روشنی از پروژه برای همه ذینفعان و اعضای تیم ایجاد کنید. در ادامه روش های مدیریت پروژه، مدیریت ریسک و کنترل پروژه را به صورت تمرین های عملی بررسی می کنیم

تمرین های موثر برای مدیران پروژه موفق

نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین

در این مرحله لازم است تا از یک ابزار مدیریت پروژه برای مدیریت دقیق منابَع و زمابندی پروژه استفاده کنید. هدف این نرم افزارها دادن یک دید کامل از وضعیت جاری پروژه است.امروزه سیستم های مدیریت پروژه آنلاین جایگزین نرم افزارهای قدیمی مانند  MS Project  شده اند. این سیستم های آنلاین به شما امکان می دهند تا در هر زمان به منابع پروژه دسترسی داشته باشید و اعضای تیم بتوانند به صورت آنلاین به وظایف خود  و فایل های مورد نیاز دسترسی داشته باشند. در ادامه چند سرویس مدیریت پروژه خارجی و ایرانی را بررسی می کنیم

• رایک (wrike) یک راهکار مدیریت پروژه سه وجهی برای کنترل چرخه حیات پروژه است. در رایک، کارها به صورت سلسله مراتبی نمایش داده شده و در دسته بندی های قابل تعریف، دسته بندی می شوند. رایک امکان دریافت آپیدت خودکار را دارد. به این صورت که با تغییر وضعیت کارها توسط اعضای تیم شما تغییرات به صورت همزمان بر روی لیست کارها مشاهده می کنید. رایک دارای یه تحلیل گر پیشرفت پروژه است که به شما امکان می دهد در هر زمان میزان پیشرفت پروژه را بررسی کنید. رایک برای بیزنس های متوسط و بزرگ مناسب بوده و استفاده از نیازمند پرداخت هزینه ماهانه است.
• ترلو (Trello) ترلو یکی از محبوب ترین سرویس های مدیریت پروژه آنلاین است که بر روی مفهوم کانبان تمرکز کرده است. ترلو از بوردها، لیست ها و کارت ها برای دسته بندی و نمایش فعالیت های پروژه استفاده می کند. هر بورد نماینده یک پروژه است. از لیست ها برای دسته بندی کارها استفاده می شود و کارها را می توان به راحتی بین دسته بندی های مختلف جا به جا کرد. در هر کارت یا تسک می توان چک لیست های مرتبط را تعریف کرد.
• تیم کمپ یک سرویس مدیریت پروژه آنلاین ایرانی است. این سرویس بر اساس رویکرد کانبان طراحی شده است. در تیم کمپ وظایف تیم به صورت یک لیست نمایش داده شده و در دسته بندی های قابل تعریف، دسته بندی می شود.

   

  تیم کمپ: یک سرویس مدیریت پروژه آنلاین ایرانی است. این سرویس بر اساس رویکرد کانبان طراحی شده است. در تیم کمپ وظایف تیم به صورت یک لیست نمایش داده شده و در دسته بندی های قابل تعریف، دسته بندی می شود.

۵- هدف های روزانه داشته باشید

یک راه موثر برای قرار داشتن در مسیر صحیح در طول پروژه، داشتن هدف های روزانه و پایبندی به آنهاست. هدف های روزانه به نوبه خود به هدف های هفتگی و هدف های ماهانه و در نهایت هدف های پروژه منتهی می شوند. با تعریف هدف های روزانه مدیریت تغییرات پروژه و بازبینی های لازم در زمابندی ساده تر و کم هزینه تر خواهد بود.

در زمان اجرای پروژه به دستورالعمل زیر همیشه توجه کنید:

• تایم لاین پروژه را به صورت روزانه آپدیت کنید
• درصورت پیش آمدن تاخیر در یک روز، مسیر بحرانی پروژه را ترسیم کنید و وظایفی که تحت تاثیر این تاخیر قرار می گیرند را مشخص کنید
• همواره منابع خود را مد نظر داشته باشید و زمان، بودجه و منابع انسانی کافی برای اجرای هر تسک را در اختیار دارید.
• مشکلات و ریسک های احتمالی را پیش بینی کنید. برای جلوگیری از بروز و همچنین جبران خسارت و تاخیرهای ناشی از وقوع آنها برنامه اجرایی داشته باشید.
• فرهنگ دریافت و ارایه بازخورد در تیم را گسترش دهید. هیچ چیز مانند بازخورد گرفتن از اعضای تیم به پیشرفت و ارتقای یک تیم کمک نمی کند. مهمترین عامل موفقیت یک تیم داشتن ارتباطات قوی میان اعضای تیم است.

۶- مدیریت ریسک ها و تغییرات پروژه

اتفاقات زیادی در طول اجرای یک پروژه رخ می دهد. ذینفعان پروژه به ویژه کارفرما، ممکن است در طول اجرای پروژه نیازمندی های جدیدی را مطرح کند و یا خواهان اعمال تغییرات در بخش های مختلف کار باشد. جدا از این مسایل، همواره موارد قانونی، آسیب های فیزیکی، خراب شدن تجهیزات و … ریسک هایی هستند که پروژه شما را تهدید می کنند. به همه این دلایل شما به یک برنامه دقیق مدیریت تغییرات و مدیریت ریسک پروژه نیاز دارید.

در اولین قدم برای کاهش تاثیر اختلال ها و مدیریت تغییرات لازم است یک ارزیابی اولیه از همه سناریوهای ریسک انجام دهید و هر کدام از این سناریوها را با یک مقدار اولویت دهی کنید. به طور مثال می توانید احتمال وقوع ریسک های پروژه با با مقادیر ۱ (کم)، ۲(ممکن ولی نه خیلی متداول) و ۳ (بالا) امتیاز دهی کنید. این راه  ساده باعث می شود تا درک بهتری از وضعیت ریسک های پروژه داشته باشید.
برای مدیریت ریسک های پروژه، موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• ایزوله کردن ریسک ها. برخی از ریسک های پروژه و یا تغییرات بر روی بخشی از پروژه تاثیر می گذارند. در مرحله اول تلاش کنید تا حد امکان ریسک ها را ایزوله کرده و تاثیرات آن را به بخش های مشخصی از پروژه محدود کنید. در مرحله بعد برای کنترل هرکدام از این بخش ها برنامه ریزی کنید. این بخش به ویژه در سیستم های مدیریت پروژه آنلاین قابل کنترل دقیق است.
• منابع خود را مدیریت کنید. یکی از حیاتی ترین موارد در طول پروژه داشتن دید و اطلاع کامل از وضعیت منابع پروژه است. اطلاع دقیق از منابع اجرای پروژه به شما امکان می دهد تا برنامه ریزی خود را بر اساس منابع موجود و نه بر اساس فرضیات انجام دهید. سیستم های مدیریت پروژه آنلاین اغلب برای مدیریت منابع، ماژول های تخصصی دارند.
• چابک (Agile ) باشید. مدیریت پروژه جابک یکی از مهارت هایی است امروزه همه مدیران پروژه باید به آن مجهز باشند. در تفکر اجایل پروژه به زیر پروژه های کوچکتری شکسته می شود که هر کدام در طی چرخه هایی تکمیل می شوند. این رویکرد مدیریت پروژه به شما امکان می دهد تا با شرایط جدید به سرعت منطبق شوید (اسکرام چیست) و با دریافت مداوم بازخورد از همه ذینفعان پروژه مسیر اجرای آن را به صورت مداوم تصحیح کنید.

۷- یک برنامه خروج داشته باشید.

داشتن برنامه خروج برای یک پروژه به معنی پذیرش شکست آن نیست. اما همیشه امکان شکست پروژه و یا خاتمه آن با شرایط پیش بینی نشده وجود دارد. در این صورت باید برنامه دقیق برای جبران خسارت ها، تقسیم وظایف بعدی و محاسبه هزینه ها وجود داشته باشد. این برنامه درقابل پیش بینی شرایط بعد از اتمام پروژه تظنیم می شود و به صورت پیوست قرارداد مورد تایید همه ذینفعان قرار خواهد گرفت. این برنامه باید به صورت تنظیم شود که تا حد امکان از مشکلات و مشاجرات قانونی اجتناب کرده و مسایل را به صورت داخلی حل نماید. در تنظیم برنامه خروج موارد زیر را در نظر بگیرید:

• شاخص ها ( متریک ) موفقیت پروژه را تعریف کنید. داشتن متریک های دقیق و قابل اندازه گیری این امکان را فراهم می کند تا در انتهای کار مشخص کنید که پروژه به چه میزان از پیشرفت کلی دست یافته است.
• تعریف دقیق شکست. دقیقا مشخص کنید که بر اساس متریک های تعریف شده، پروژه در چه حالتی شکست خورده محسوب می شود.
• نمونه های موردی را بررسی کنید. در زمان تدوین طرح، پروژه های مشابه، دلایل شکست و آمار متریک های آن ها بررسی کنید تا دید بهتری نسبت به وضعیت نهایی پروژه خود پیدا کنید.

داشتن برنامه خروج برای یک پروژه به معنی پذیرش شکست آن نیست. اما همیشه امکان شکست پروژه و یا خاتمه آن با شرایط پیش بینی نشده وجود دارد. در این صورت باید برنامه دقیق برای جبران خسارت ها، تقسیم وظایف بعدی و محاسبه هزینه ها وجود داشته باشد.

جمع بندی

واقعیت این است که هر پروژه، فارغ از زمینه تخصصی و روش اجرای آن، موجودیتی منحصر به فرد و با شرایط پیش بینی نشده است. ولی می توان با کسب تجربه و در نظر گرفتن نکات بالا تا حدی ریسک های شکست پروژه را کاهش داد و ارتباط قوی تری میان اعضای تیم برقرار کرد. حالا نوبت شماست، اگر در این زمینه تجربه یا نظری دارید لطفا با دیگران به اشتراک بگذارید