اگر شما در حال خواندن این مقاله هستید، احتمالا تا به حال با عمل ترسناک نوشتن یک گزارش وضعیت روبرو شده اید. بر خلاف باور عمومی، نوشتن یک گزارش پیشرفت می تواند بسیار آسان و بسیار موثر باشد. متقاعد نشدید؟ خواندن این مقاله را ادامه دهید، همه ی جزئیات را برایتان توضیح خواهیم داد.
اسم این روش، تکنیک PPP است که مخفف اول کلمات Plans به معنای برنامه ها،Progress به معنای پیشرفت و Problems به معنای مشکلات می باشد. این روش توسط شرکت هایی مثل فیسبوک، ای بی و اسکایپ استفاده می شود و به دلیل ساختار ساده ی آن عمدتا هم مورد علاقه ی مدیران و هم مورد علاقه و استقبال اعضای تیم است.علاوه بر این وقت زیادی را برای پرکردن و خواندن نمی گیرد.
در همین ابتدا قبل از ورود به جزئیات می خواهیم یک دیدگاه کلی برای شما ترسیم کنیم تا بدانید بعد از خواندن این مقاله چه اطلاعاتی را به دست خواهید آورد:
- PPP چیست و چگونه از آن استفاده می شود
- نحوه نوشتن یک گزارش وضعیت: بهترین شیوه ها و راهنمایی ها
- نمونه ساده ی گزارش وضعیت و پیشرفت
PPP چیست و چگونه از آن استفاده می شود: بهترین شیوه ها و راهنمایی ها
پیشرفت، برنامه ریزی و مشکلات یک روش مدیریتی برای گزارش وضعیت به صورت تکراری (روزانه، هفتگی یا ماهانه) است. یک فرد در هر دوره ی گزارش وضعیت ۳-۵ مورد از دستاورد ها، اهداف و چالش هایی که با آنها در طی این مدت روبرو شده را گزارش می دهد. این گزارش دهی در سازمان ها در موقعیت های شغلی مختلفی مثل کارمند به مدیر، اعضای تیم به تیم یا مدیر عامل شرکت در به سرمایه گذاران و مشاوران انجام می شود.
پیشرفت، برنامه ریزی و مشکلات یک روش مدیریتی برای گزارش وضعیت به صورت تکراری (روزانه، هفتگی یا ماهانه) است. یک فرد در هر دوره ی گزارش وضعیت ۳-۵ مورد از دستاورد ها، اهداف و چالش هایی که با آنها در طی این مدت روبرو شده را گزارش می دهد.
- پیشرفت: دستاوردهای کارمندان، اقلام پایان یافته و وظایف بسته شده برای پایان دوره.
- برنامه: اهداف موردنظر برای دوره ی بعدی گزارش.
- مشکلات: مواردی که گیر کرده اند و نمی توانند به پایان برسند. اغلب در حل مشکلات نیاز به کمک گرفتن از شخص دیگری ( که لزوما کارمند نیست) می باشد.
روش ساده ای است، درسته؟ PPP پایه و اساس هر گزارش وضعیت است. شما می توانید دسته بندی ها یا موارد مختلفی را به آن اضافه کنید تا برای سازمان شما مناسب باشد. به عنوان مثال، می توانید یک بررسی هفتگی یا رویدادهای خاص و کمپین ها را به آن اضافه کنید. به عنوان مثال، در تیم “ تیم کمپ” ما دسته ای داریم به نام «چیزهایی که من باید بخوانم» استفاده می کنم تا بدین ترتیب تمام مواردی که خواندن آنها سبب رشد و حرکت رو به جلوی تیم می شود را داشته باشیم.
چگونه یک گزارش وضعیت بنویسیم
قبلا هم به این نکته اشاره کردیم که تکنیک PPP ساده ترین روش برای گزارش نویسی است. حال برای گزارش نوشتن از کجا شروع کنیم؟ هنگام نوشتن گزارش وضعیت همواره این سوال را در ذهن خود داشته باشید که : «وضعیت فعلی چیست؟»
- پیشرفت ها: گذشته، چه چیزهایی را تقریبا به دست آورده ایم.
- برنامه ها: آینده، اهداف و برنامه ها چیست.
- مشکلات: چالش هایی که با آنها مواجه شده ایم چیست.
در وهله ی اول لازم است بدانید تعداد مواردی که در هر دسته قرار می گیرند نباید بیشتر ۵ الی ۷ مورد باشند.این رویکرد سبب می شود به جای گیج شدن با یک ظاهر شلوغ شما روی انجام مهمترین وظایف تمرکز کنید.
ثانیا، هنگامی که شما در حال نوشتن یک گزارش وضعیت هستید، به خاطر داشته باشید که قرار است افرادی آن را بخوانند. شما برای خودتان گزارش نمینویسید در نتیجه در هنگام نوشتن همیشه به مدیر یا همکارانتان فکر کنید، چه مدلی از نوشتن بهتر و راحتتر اطلاعات را به آنها انتقال می دهد و خواندن گزارش را برایشان آسان می کند؟ می توانید از جملات طولانی تر و قابل فهم تر استفاده کنید به شرطی که لحن نوشته ی شما به شکل یک مقاله ی سخت درنیاد. پیشنهاد می شود که در هر جمله از ۵ الی ۷ کلمه ی کلیدی استفاده کنید.
ثالثا، یکی از مواردی که در گزارش نویسی وضعیت در هر جایی وجود دارد نظم و تکرار شدن آن است. در بعضی از سازمان ها، از گزارش وضعیت روزانه استفاده می کنند، اماخب ممکن است این کار کمی بیش از حد وقت گیر باشد. از سوی دیگر، گزارش سه ماهه نیز بیش از حد طولانی و دیر به دیر است.بهترین روش برای داشتن نظم و تکرار در دوره ی زمانی گزارشهای هفتگی یا ماهانه است. البته بنا به تجربه باید گفت که ما گزارش هفتگی را توصیه می کنیم، زیرا در دوره ی زمانی هفتگی می توان گزارش های کوتاه و مختصر ۵ الی ۷ موردی داشت که به همه اجازه می دهد تا به اندازه کافی واکنش و نظر خود را نشان دهند .
نمونه الگو پیشرفت و گزارش وضعیت
حال برای نوشتن یک گزارش وضعیت الگوی ساده ای دارید: پیشرفت، برنامه ها و مشکلات. این قالب گزارش شماست.این سه عنوان را بنویسید سپس زیر هر کدام موارد مورد نظرتان را به لیست اضافه کنید. می توانید از یک قلم و کاغذ، ایمیل، صفحات گستره ی اکسل و یا از ابزارهای تیم کمپ برای این منظور استفاده کنید.
