هنگام ارزیابی عملکرد، روش‌های سنتی اولین چیزی است که به ذهن افراد می‌رسد. بسیاری از افراد روش‌های قدیمی‌شان را کنار گذاشته‌اند و از رویکرد‌های چابک‌تری برای مدیریت عملکردشان استفاده می‌کنند. این تغییر تنها به شرکت‌های پیشرو در زمینهٔ تکنولوژی مانند نتفلیکس، گوگل و آی‌بی‌ام محدود نشده است. بسیاری از شرکت‌های مشاورهٔ بزرگ مانند دلویت و جنرال الکتریک نیز همین مسیر را رفته‌اند.
تحقیقات نیز نشان می‌دهد که این تغییر در شیوهٔ ارزیابی کاملا ضروری بوده است. براساس تحقیقی که موسسهٔ گالوپ انجام داده است کارمندان چندان نسبت به ارزیابی عملکرد خود خوش‌بین نیستند. تنها ۱۴٪ کارمندان معتقدند که ارزیابی عملکرد به پیشرفت‌شان کمک می‌کند و از هر ۱۰ نفر تنها ۲ نفر فکر می‌کنند که ارزیابی عملکرد به گونه‌ای طراحی شده است که به آن‌ها انگیزه بدهد. پس چگونه می‌توانید تیم‌تان را پاسخگو نگه دارید و هم‌زمان الهام‌بخش‌شان باشید تا رشد کنند. در این مقاله توضیح می‌دهیم که چرا و چگونه به شکلی ۳۶۰ درجه عملکرد را ارزیابی کنیم و نمونه‌هایی از شرکت‌هایی که به بهترین شکل این کار را انجام داده‌اند بیان می‌کنیم.
مزایای ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه
برخلاف روش‌های سنتی ارزیابی عملکرد، روش ۳۶۰ درجه از بازخوردهای مدیریتی فراتر می‌رود و با استفاده از همکاران فرد و حتی گزارش‌های مستقیم تصویر کامل‌تری از عملکرد فرد به نمایش می‌گذارد. واقعیت این است که عملکرد کارمندان یک خیابان یک‌طرفه نیست و شما به عنوان رهبر نیز در معرض ارزیابی قرار دارید فقط تفاوت این است که شما اطلاعات بیشتری از کارمندان‌تان دارید. هنگامی که در جلسه هستید و گزارش‌ها را بررسی می‌کنید، اعضای تیم‌تان در کنار هم مشغول فعالیت هستند تا کارها انجام شود. ارزیابی ۳۶۰ درجه فقط اعضای تیم‌تان را در برابر شما پاسخگو نگه نمی‌دارد بلکه آن‌ها را نسبت به هم و در تعامل‌های روزانه‌شان نیز پاسخگو می‌کند تا کل تیم موفق‌تر شود. این شکل پاسخگویی کارایی تیم را نیز بهبود می‌بخشد.
«ما به عنوان یک تیم کوچک باید اطمینان حاصل کنیم که بهترین عملکرد را از خود نشان می‌دهیم.» ناتان
«شما ممکن است دربارهٔ عملکرد افراد و اینکه همکارانشان درباره‌شان چه فکری می‌کنند ملاحظات خاص خودتان را داشته باشید. ارزیابی ۳۶۰ درجه تصویر کاملی از عملکرد، توانایی‌ها و نقاط ضعف افراد در اختیارتان قرار می‌دهد.» ناتان در ادامه توضیح می‌دهد «هنگامی که چنین اطلاعات در اختیار داشته باشید بهتر می‌توانید به افراد کمک کنید که رشد کنند و بیشتر آن‌ها را تشویق می‌کنید یا منابع بیشتری در اختیارشان قرار می‌دهید.»
چگونه روش ارزیابی ۳۶۰ درجه را به‌کار بگیریم
آیا می‌خواهید در سیستم مدیریت عملکرد‌تان بازنگری کنید؟ در ادامه چند توصیه و ابزار برای به‌کار بردن ارزیابی ۳۶۰ درجه در تیم‌تان بیان می‌کنیم.
ایجاد فرهنگ اعتماد
برای اینکه ارزیابی ۳۶۰ درجه موفقیت‌آمیز باشد حتما به اعتماد نیاز دارید. اعضای تیم باید با خیالی آسوده بازخوردشان را بیان کنند و ترسی از برخورد شما یا همکارانشان نداشته باشند. ایجاد چنین سطحی از اعتماد در بیان اعضای تیم‌تان به تلاش زیادی احتیاج دارد. مطالعات نشان می‌دهد که فرهنگ اعتماد از طریق احترام متقابل، تعهد به درستی، ارتباطات باز و روحیهٔ همکاری ایجاد می‌شود.
فرایند ارزیابی را به صورت بی‌نام انجام دهید و برای افرادتان توضیح دهید که بی‌نام بودن بخشی از فرایند کار است. همچنین طوری رفتار کنید که افراد تیم‌تان به راحتی بازخوردشان را بپذیرند. هنگامی که بازخورد همکاران را به یکی از اعضای تیم‌تان می‌گویید باید تعادل را رعایت کنید. تا جایی که می‌توانید حرف‌تان را صریح بزنید اما طوری مطلب را بیان کنید که مشخص نشود چه کسی آن را گفته است.
«قرار نیست اسمی از کسی برده شود، پس نگران بازخوردی که خودتان می‌خواهید بدهید نیز نباشید، چرا که لازم نیست کسی بداند این حرف خودتان است.» جان کورلی موسس TeamGantt
پیمایش ارزیابی عملکرد خودتان را ایجاد کنید: پرسش‌های نمونه
یک ارزیابی ۳۶۰ درجهٔ موثر تعادل خوبی میان پاسخگویی و پیشرفت برقرار می‌کند. هدف شما این است که دستاوردهای بزرگ را بشناسید، خلاهای موجود را شناسایی کنید و الهام‌بخش اعضای تیم‌تان باشید تا رشد کنند. برای این کار از کجا شروع می‌کنید؟ تحقیق کردن همیشه بهترین گام برای شروع هر کاری است. کمی جستجو باعث می‌شود ایده‌های فوق‌العاده‌ای به ذهن‌تان برسد.
برای مثال یکی از پرسش‌هایی که ما در خودارزیابی‌مان در نظر گرفته بودیم از دل تحقیقات‌مان برآمده بود: اگر یک چوب جادو داشتی، کدام بخش از کار را پیشرفت می‌دادی؟ این پرسش بین اعضای تیم بسیار محبوب شده بود چرا که با افراد اجازه می‌داد رویاپردازی کنند و ایده‌هاشان را به اشتراک بگذارند.
بیایید کمی بیشتر پرسش‌نامهٔ ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه را بررسی کنیم و چند پرسش نمونه برای شروع کار مطرح کنیم.
پرسش‌های نمونه برای خودارزیابی
بیشتر ارزیابی‌های سالانه حول محور خودارزیابی شکل می‌گیرند و این نوع ارزیابی برای ارزیابی ۳۶۰ درجه نیز بسیار مهم است. ناتان تاکید می‌کند که «اگر به افراد اجازه ندهیم دربارهٔ کارهایی که انجام داده‌اند صحبت کنند، ممکن است کارهاشان را فراموش کنیم. هدف ما این است که مطمئن شویم تصویر کاملی به‌دست آورده‌ایم.» ما در TeamGantt ترجیح می‌دهیم به جای پرسش‌های چند گزینه‌ای از پرسش‌های باز استفاده کنیم.
«هنگامی که مجبور هستید به جای انتخاب گزینه از کلمات استفاده کنید، با صداقت بیشتری پاسخ می‌دهید. هنگامی که اعداد ۱-۵ یا ۱-۱۰ را مشاهده می‌کنید چندان اهمیت نمی‌دهید، اما هنگامی که باید پاسخ را بنویسید صداقت بیشتری به خرج می‌دهید و احساس واقعی‌تان را می‌نویسید.» جان کورلی، موسس TeamGantt
تجربه به من ثابت کرده است که اگر با استفاده از یک مقیاس به خودم امتیاز بدهم ارزیابی دقیقی از خودم نداشته‌ام. همیشه نگران بودم که ارزیابی خودم چگونه به نظر خواهد رسید چرا که همیشه امتیازهای متوسطی دریافت می‌کردم. اما پاسخ دادن به پرسش‌های باز من را مجبوری می‌کند صادقانه دربارهٔ دستاورد‌هایم صحبت کنم.
هنگام طراحی پرسش‌نامه برای شرکت‌تان حتما به ارزش‌های شرکت توجه کنید و آن‌ها در پرسش‌ها وارد کنید. برای مثال برقراری تعادل میان کار و زندگی یکی از ارزش‌های ما در TeamGantt است، درنتیجه پرسش‌نامهٔ خودارزیابی ما بررسی می‌کند که آیا کارمندان‌مان و خانواده‌هاشان چنین احساسی دارند یا خیر.
پرسش‌های نمونه برای بازخورد گرفتن از همکاران
پرسش‌هایی که برای بازخورد گرفتن از همکاران طراحی می‌شوند نباید پیچیده باشند. هنگامی که شرکت نتفلیکس تصمیم گرفت از رویکرد ۳۶۰ درجه برای ارزیابی کارمندانش استفاده کند از افراد پرسیده شد مواردی را که می‌خواهند همکارانشان متوقف یا آغاز کنند یا ادامه دهند بیان کنند. این ۳ پرسش اساس شکل‌گیری پرسش‌نامهٔ ما نیز بوده است. همچنین ما از این رویکرد برای ارزیابی واکنش کارمندان به ارزش‌های اصلی شرکت استفاده کردیم.
درنتیجه پرسش این است که چگونه از ارزیابی همکاران برای هر یک از اعضای تیم‌تان استفاده می‌کنید. در TeamGantt عملکرد هر یک از اعضا توسط دو همکار دیگری که هر روز با آن‌ها کار می‌کنند و یک نفر که بیرون از تیم‌شان قرار دارد و با آن‌ها در تعامل است ارزیابی می‌شود. ما به این روش رویکرد «دوستان و همسایه‌ها» می‌گوییم.
پرسش‌های نمونه برای ارزیابی مدیر
به عنوان یک مدیر گشوده بودن در برابر بازخورد کار بسیار دشواری است به ویژه اگر تازه کار خود را شروع کرده و هنوز مسیرتان را پیدا نکرده باشید. اما گرفتن بازخورد یک روش عالی برای جلب اعتماد اعضای تیم و ایجاد فرصت‌هایی برای پیشرفت دادن مهارت‌های مدیریتی‌تان است. جان می‌گوید: «من می‌خواهم بهترین عملکرد را داشته باشم تا افرادی که با من کار می‌کنند نیز بهترین عملکردشان را نشان دهند. اگر کاری هست که با بهتر انجام دادنش به عملکرد بهتر دیگران کمک می‌کنم، دوست دارم از آن‌ها مطلع باشم.».
نظم و ساختار مناسبی برای صحبت کردن با افرادتان داشته باشید
اینکه هر چند وقت یکبار عملکرد تیم‌تان را ارزیابی می‌کنید به ارزش‌های شرکت و شرایط خاص‌تان بستگی دارد. اما محدود کردن هدایت افراد به یک مکالمهٔ کوتاه در سال به هیچ وجه کافی نیست. کنترل کردن کارها با اعضای تیم و کمک کردن به رشدشان باید بخشی همیشگی از کار رهبری‌تان باشد. در ادامه نگاه کوتاهی به روش‌های مختلفی شرکت‌های نتفلیکس، گوگل و برای ارزیابی عملکرد و فرایند بازخودشان خواهیم داشت.
نتفلیکس: ارزیابی عملکرد ۳۶۰ درجه و بازخورددهی مستمر
در نتفلیکس بازخورددهی به کارمندان به شکلی مستمر و همیشگی انجام می‌شود. آن‌ها «بازخورد صریح، موثر و مستمر» را به عنوان بخشی از فرهنگ شرکت‌شان پذیرفته‌اند و به آن همچون یک برنامهٔ کاری اجباری نگاه نمی‌کنند:
«ما سخت کار می‌کنیم تا افراد به همدیگر بازخوردهای حرفه‌ای، سازنده و به شکلی مستمر بدهند. ما باور داریم که اگر بتوانیم فرایند بازخوردگیری را با استرس کم‌تر به عنوان بخشی عادی از فرایند کار جا بیاندازیم، یادگیری‌مان بهتر و سریع‌تر خواهد بود.»
گوگل: صحبت‌های فصلی برای پیشرفت کار
به مدیران گوگل توصیه شده است که هر ۳ ماه یکبار با اعضای تیم‌شان جلسه‌ای بگذارند و به آن‌ها بازخورد بدهند اما شکل این جلسات می‌تواند با توجه به نیزهای کارمندان متغیر باشد. چیزی که اهمیت دارد این است که جلسات به صورت منظم برگزار شود.
ارزیابی ۳۶۰ سالانه همراه با بررسی مستمر
تانان توضیح می‌دهد: «ارزیابی ۳۶۰ عبارت است از اینکه ما یک نقطه را به عنوان مبدا بررسی سالانه در نظر می‌گیریم. سپس در طول سال چندین جلسهٔ سریع برگزار می‌کنیم. به این ترتیب ما تنها به ارزیابی سالانه متکی نیستیم و خیلی زودتر افراد را متوجه اشتباهات‌شان می‌کنیم. به این ترتیب مشکلات ناگهان غافلگیرمان نمی‌کنند.»
البته هر تیم ویژگی‌های خاص خود را دارد و روشی که برای یک شرکت مناسب است ممکن است برای شرکت دیگر مناسب نباشد. سعی کنید روش مناسب خودتان را پیدا کنید و با اعضای تیم و مدیران‌تان صحبت کنید تا بهترین شیوهٔ ارزیابی را پیدا کنید.
