چگونه توانایی خود را برای تعریف تسک بهبود دهید؟ قسمت اول

شما وسوسه می شوید، با ابزار مدیریت پروژه مورد علاقه خود می نشینید و شروع به وارد کردن تسک ها و وابستگی بین آن ها می کنید. اما خودتان را کنترل کنید. قبل از اینکه هرگونه اطلاعاتی وارد کنید باید مطمئن باشید که نوع تعریف تسک ها مناسب است. اگر از این موضوع مطمئن نیستید راه های جدیدی برای خراب کردن اوضاع پیدا خواهید می کنید.

معمولا، فرآیند خرد کردن کارها به قسمت های کوچک تر ساختار شکست کار (WBS) نامیده می شود و کوچک کردن پروژه به تسک های با اندازه های مناسب یک مهارت است. این مهارت لزوما یک مهارت ذاتی نیست. شما به طور غریزی می دانید که “ساخت دیتابیس مشتریان” و یا ” ایجاد سوشیال مدیا” یک تسک بزرگ برای وارد کردن در سیستم مدیریت پروژه شما خواهد بود. این موضوع باید به قسمت های کوچک تر تقسیم شود که بتوانید خروجی هر قسمت را شناسایی کنید، مسئول آن مشخص باشد و بتوانید نحوه پیشرفت آن را کنترل کنید.

حالا به این مثال دقت کنید، “نقاشی دیوار۱،نقاشی دیوار۲، نقاشی دیوار۳” خیلی جزئیات دارد. در این مدل تعریف تسک، مدیر پروژه بیشتر وقت خود را صرف کنترل کردن و دنبال کردن سیستم خواهد کرد تا انجام دادن کارها. همچنین لیست تسک های کامل شده حسی از مقدار کاری که افراد تیم انجام داده اند را القا نخواهد کرد.

نحوه بهبود تعریف تسک در یک پروژه

بگذارید به شما اطمینان دهم: فرآیند شناخت تسک های یک پروژه موضوعی است که همه ما در طول زمان و با کسب تجربه در آن بهتر می شویم. اما حتی مدیر پروژه ها و اعضای تازه کار تیم نیز می خواهند کار خود را به خوبی انجام دهند. پس اجازه بدید راه هایی برای بهتر شدن مهارت های تعریف تسک را بررسی کنیم. در اینجا تمام توجه ما بر این موضوع است که مطمئن شویم شما تسک ها ر ابا جزئیات کافی که آن ها را قابل کنترل  می کند تعریف می کنید.

تسک ها را در یک یا دو خط تعریف کنید

این بدین معنی نیست که تعریف کوتاه تسک ها ایده ال است. اما هرچقدر توضیح شما درباره تسک بلند تر باشد بدین معناست که تسک شما می تواند به تسک های کوچک تری نبدیل شود
تسک را در یک یا دوجمله توضیح دهید. سعی نکنید آن را مانند یک ویژگی تعریف کنید. شما دارید یک تسک را توضیح می دهید آن را طراحی نمی کنید. وقتی که شروع به نوشتن می کنید، تسک را جوری بنویسید که قابل انعطاف باشد. هرچقدر که در کار و پروژه پیش می روید متوجه می شوید که بعضی از تسک ها را می توانید به چند زیرتسک تقسیم کنید

به وابستگی تسک ها دقت کنید. هر تسک به چه تسک دیگری وابسته است؟ چه قدم هایی را جا انداخته اید؟

قبل از اینکه نقطه ها را به هم وصل کنید و مسیرهای بحرانی را شناسایی کنید – نقاطی که تاخیر در آن ها باعث می شود تا کل پروژه مختل شود – باید به تسک هایتان نگاه کنید و وابستگی بین آن ها را مشخص کنید

ادامه دارد…

 قسمت دوم