آیا فکر می‌کنید که امور تکراری و جمع آوری دستی داده‌ها، زمان، پول و انرژی‌تان را هدر می‌دهند؟ استفاده از یک نرم افزار مدیریت پروژه می‌تواند نحوه همکاری افراد، مدیریت پروژه و حجم کاری را متمرکز نموده و فرآیندهای پروژه را در چارچوب صحیح آن حفظ نماید.
در حال حاضر در مورد فرهنگ شرکت و فرهنگ تیمی بحث و گفتگوی زیادی وجود دارد. رهبران و مدیران پروژه مقدار زیادی انرژی و منابع خود را به تشویق اعضای تیم خود به کار می‌گیرند تا بتوانند با ذهن خود، به عنوان یک واحدی کار کنند که هدف نهایی یکسانی با او دارد و بهترین محصول را ارائه دهند.
اما ایجاد یک تیم واقعی ، تماماً در مورد ارائه محصولی بیش از انتظار نیست. ایجاد تیم واقعی به معنای سهولت ارتباط، سازماندهی خوب و بهره وری کلی است که ارزش واقعی را به ارمغان می‌آورد. این موارد کلید موفقیت هر پروژه‌ای هستند.
اگر سر و صدای ارتباطی در تیم شما وجود داشته باشد، مطمئناً اثر دومینو را به وجود خواهد آورد. ارتباطات بد به تخصیص نامناسب وظیفه‌ها منجر می‌شود. تخصیص نامناسب وظیفه‌ها هم فرآیند را کند می‌کند و هم باعث افزایش هزینه ها می شود.
حتی اگر همه عوامل و سناریوهای احتمالی را در نظر بگیرید و برای برنامه ریزی هر مرحله از استراتژی پروژه خود وقت بگذراید، باز هم هیچ راهی وجود ندارد که بتوانید همه چیزهایی که در طول توسعه پروژه درست کار نمی‌کنند را پیش بینی کنید.
برای ساده کردن فرایندها و نگه داشتن تیم‌تان در حلقه، باید آن‌ها را به یک پلتفرم متمرکز دعوت کنید؛ جایی که بتوانند نمای شفافی از تمام فعالیت‌ها و ارتباط خود بین تیم داشته باشند. این کار نه تنها به آن‌ها کمک می‌کند حجم کار خود را مدیریت کنند، بلکه روش کار آن‌ها را نیز ساده می‌کند.
اگر هنوز درباره سرمایه گذاری در مدیریت پروژه شک دارید، در اینجا برخی از فواید اساسی را برایتان آورده‌ایم که بدون شک ذهن شما را تغییر خواهند داد.
اگر سر و صدای ارتباطی در تیم شما وجود داشته باشد، مطمئناً اثر دومینو را به وجود خواهد آورد. ارتباطات بد به تخصیص نامناسب وظیفه‌ها منجر می‌شود. تخصیص نامناسب وظیفه‌ها هم فرآیند را کند می‌کند و هم باعث افزایش هزینه ها می شود.
۱- نرم افزار مدیریت پروژه تمامی اطلاعات را در یک هاب متمرکز مهیا می‌سازد
به محض اینکه اعضای تیم، پروژه را شروع می‌کنند، با حجم انبوهی از کارهای سنگین روبرو شده و باید یک عالمه از اسناد و فایل‌هایی را که اشتراک آن‌ها با سایر اعضاء تیم ضروری است را مدیریت کنند. در چنین موردی، تیم‌ها از چندین نرم افزار که فکر می‌کنند فرآیندهایشان را تسریع نموده و مشکلات را به حداقل می‌رساند استفاده می‌نمایند. در حقیقت، چنین روشی به تعویض نرم افزارها از یکی به دیگر منتهی شده و خیلی سریع با بن بست مواجه می‌شود.
استفاده از یک هاب متمرکز موجب می‌شود تا اعضاء تیم قادر باشند به آسانی فایل‌هایشان را با دیگر اعضاء تیم به اشتراک گذاشته، اطلاعات ارزشمند را به صورت ایمن حفظ نموده و آن‌ها را در دسترس افرادی قرار دهند که با این پروژه سروکار دارند. با این روش تیم می‌تواند خود را از وقفه‌های فکری فارغ ساخته و به طور جدی و واقعی بر کار اصلی متمرکز شود.
۲_ نرم افزار مدیریت پروژه باعث می‌شود جریان ارتباطات ساده و مستقیم پیش برود.
عقب ماندگی یکی از چیزهایی که به راحتی می‌تواند جریان ارتباطی را شکست دهد. با وجود اینکه ایمیل هنوز رایج‌ترین روش ارتباط است اما کند و ناکارآمد است. با سیستم «تیم کمپ» دیگر نیازی نیست صندوق پستی خود را در هر لحظه چک کنید. در عوض، اعضای تیم با این نرم افزار مدیریت پروژه می‌توانند به طور مستقیم در مورد کار نظر دهند، بازخورد خود را در هر لحظه ارائه دهند و درمورد مسائلی که به تجزیه و تحلیل عمیق‌تری نیاز دارند، با همدیگر بحث کنند. این جریان ارتباطات را ساده کرده و مهمتر از همه، آن را در یک مکان امن نگه می‌دارد.
۳_ نرم افزار مدیریت پروژه شفافیت را در بین اعضای تیم افزایش می‌دهد
اساس همکاری تیمی خوب روی شفافیت بنا شده‌است. اگر فرایندها و فعالیت‌ها قابل‌مشاهده نباشند، برای اعضای تیم دشوار است که هر مرحله‌ای که روی آن کار می‌کنند را پیگیری کنند اما با شفاف کردن همه فرآیندها، هر کسی که در این پروژه مشارکت داشته باشد، بینشی نسبت به نقش‌های افراد و مسئولیت‌های دیگران خواهد داشت. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا وظایف خود را به شکلی موثرتر سازماندهی کنند و بدانند که گام بعدی آن‌ها چیست.
نرم افزار مدیریت پروژه همچنین به کارکنان ارشد دید بهتری می‌دهد تا بدانند چه کسی و در چه زمانی دارد چه کاری انجام می دهد.
۴_ نرم افزار مدیریت پروژه در بلند مدت موجب صرفه جویی در هزینه‌ها می‌شود
در نهایت، استفاده از یک پلتفرم یکپارچه برای سازماندهی امور، همکاری با سایر اعضاء تیم و پیگیری تمامی مراحل پروژه نه تنها موجب صرفه جویی در زمان می‌شود بلکه هزینه‌ها را نیز کاهش می‌دهد. به عبارت دیگر، با سرمایه گذاری به روی یک نرم افزار مدیریت پروژه، هم بر فرهنگ کار تیمی وهم به روی پروژه‌های آتی سرمایه گذاری خواهید کرد.
اگر همچنان دارید از خود می‌پرسید که یک سیستم مدیریت پروژه از نظر اقتصادی و سرمایه گذاری منحنی یادگیری ارزشمند است یا خیر، باید بگویم پاسخ به این سؤال مثبت است. یک نرم افزار مدیریت پروژه سبب می‌شود تا پروژه‌ها سریع‌تر و روان‌تر اجرا شده و به تیم کمک می‌کند که صرف نظر از نیازمندی‌های پروژه، به نحوی سازماندهی شده فعالیت کنند.
