امروزه شرکت های زیادی نیاز دارند تا پروژه های خود را از چندین مکان مدیریت کنند و از تکنولوژی های جدید و استعداد افراد مستقر در نقاط مختلف به صورت ریموت استفاده کنند تا پروژه هاشون رو به سطح بالاتری ارتقا بدهند
اما در حالی که تیم های از راه دور از مزایای بسیاری برخوردار هستند، یکی از چالش های اصلی آنها ارتباطات است.
اعضای تیم در کنار هم، فرصت های زیادی برای تعامل دارند، چه از طریق جلسات ساختار یافته و یا مکالمات غیر رسمی که منجر به خلق ایده های جدید می شوند. اما اعضای یک تیم توزیع شده باید نسبت به برقراری ارتباط و حفظ هرکدام در حلقه، بسیار فعال تر باشند.
برای مدیر پروژه ای که یک تیم راه دور را هدایت می کند، ایجاد یک درک مشترک از وضعیت جاری بسیار مهم است تا اطمینان حاصل شود که تیم می تواند به سرعت به تغییرات لازم پاسخ سریع بدهد.
بدیهی است هر تیم پروژه دارای سبک کاری و چالش های منحصر به فرد است. به عنوان مثال، بخش بازاریابی فرآیند متفاوتی نسبت به یک تیم خلاق دارد که برای کار با مشاوران راه دور در یک برنامه خاص ایجاد شده است.
با این حال، با توجه به تجربه من در مدیریت تیم های توزیع شده، چهار عامل کلیدی برای هر نوع همکاری از راه دور مهم هستند.
۱- قوانین زمین را تنظیم کنید
ایجاد یک مجموعه قوانین برای فرایندهای کاری، ارتباطات و سازمان دهی تیم موجب صرفه جویی در وقت شما می شود و باعث می شود تا تیم به ارزش های مشترکی پایبند باشد
به عنوان مثال، این قوانین تعیین می کنند که چه موقع و چگونه جلسات مشترک برگزار می شود، چگونه تیم (اعضای تیم ریموت و غیر ریموت)، ساعت کاری خود را ثبت می کند، و اینکه چگونه همکاران در مورد کارهای جاری و مشکلات پیش آمده، گزارش می دهند.
۲- مدیریت حجم کار
منصفانه است که بگوییم حفظ هماهنگی یک تیم توزیع شده از یک شرکت معمولی چالش برانگیزتر است. برای بهینه سازی بهره وری تیم خود و جلوگیری از هرگونه تلاش تکراری، لازم است که از نزدیک فعالیت های تیم را بررسی کنید و نسبت به مسولیت ها و وظایف محول شده کاملا شفاف و قاطع باشید
اگر وظایف جدید و غیر معمول است، اطمینان حاصل کنید که فرد مسول دارای درک صحیح از اهداف و انتظارات پس از تکمیل آن است.
اگر وظایف جدید و غیر معمول است، اطمینان حاصل کنید که فرد مسول دارای درک صحیح از اهداف و انتظارات پس از تکمیل آن است. همیشه چشم اندازی از اولویت های پروژه را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید و جایگاه کارهای تعریف شده را در اولویت بندی های پروژه مشخص کنید.
۳- برقراری ارتباط دائمی
اعضای یک تیم ریموت باید یک راه مناسب برای ارتباط با مدیر خود و با یکدیگر داشته باشند. خیلی مهم است که امکان انتقال ایده ها بین اعضای تیم فراهم باشد و آنها بتوانند به راحتی به در مورد موضوعات مورد نیاز بحث و بررسی داشته باشند.
داشتن یک ارتباط پایدار تضمین می کند که برنامه ها و به روزرسانی ها در میان ایمیل ها و فایل های شخصی فراموش نمی شود و همه اعضای تیم از آخرین تغییرات مطلع هستند.
ارتباطات خوب به ایجاد یک تیم مثبت و فرهنگ همکاری قوی کمک می کند. به غیر از بحث در مورد سوالات مرتبط با کار، تیم خود را تشویق کنید تا اخبار شخصی، مقالات خنده دار، عکس های تعطیلات و غیره را به اشتراک بگذارند.
۴- استفاده از فن آوری های مناسب
این روزها ابزارهای آنلاین مختلفی برای مدیریت و همکاری اعضای تیم به صورت آنلاین وجو دارد. این ابزارها به شماکمک می کنند تا به راحتی وظایف اعضای تیم را تعریف وپیگیری کنید و مستندات مورد نیاز را با اعضای تیم به اشتراک بذارید.
اگر شما هم تجربه ای ازمدیریت تیم های ریموت دارد لطفا با ما به اشتراک بذارید
