چهار درس مدیریت پروژه از برنامه‌ریزی جام جهانی

۱. برای پروژه‌های عظیم، زود شروع کنید

نگاهی به افتضاح جام جهانی برزیل در دوره گذشته بیاندازید؛ جام جهانی به اشتباه در دوازده شهر پخش شده بود و بدون آنکه بهسازی مورد نیاز زیرساخت‌ها انجام شود، ۱۳.۵ میلیارد دلار برای برزیل هزینه داشت.
تاخیرها فشار خفه‌کننده‌ای بر برزیل آورد، تاخیرهایی که می‌شد انتظارش را داشت (تاخیرهای مرتبط به آب و هوا و اعتراضات) یا از آن جلوگیری کرد (مرگ کارگرهای ساختمانی). تاخیرهای غیرمنتظره و غیرقابل جلوگیری (مثل شیوع آنفلوانزای خوکی) باید به روش خود بخشی از تحلیل مدیریت ریسک باشند. برزیل باید نموداری از مشکلات احتمالی را رسم می‌کرد و به همان تناسب واکنش‌ها به آن‌ها را اولویت‌بندی می‌کرد. برزیل باید زمان بیشتری داشت تا همه چیزهایی که می‌خواست را اجرا کند.

۲. چرخ را از نو اختراع نکنید

با توجه به جمعیت بسیار زیادی که انتظار می‌رفت برای جام جهانی حاضر شوند و میزان بالای تماشاگران تلویزیونی بازی‌ها در ایالات متحده، شهرهای کانادا به خوبی با استفاده از منابعی که داشتند میزبانی جام جهانی زنان را انجام داده‌اند. با توجه به اینکه شهرهای ادمونتون، مونکتون، مونترآل، اتاوا و ونکوور میزبان بازی‌ها هستند، کانادا روی استادیوم‌ها و زیرساخت‌های موجود خود تکیه کرده تا بتواند امکانات لازم برای سیل انبوه گردشگران را فراهم کند. در واقع، کانادا نیاز نداشت برای برگزاری جام جهانی زنان استادیوم جدیدی بسازد.
اما در طرف مقابل، برزیل تلاش کرد برای جام جهانی، خود را از نو بسازد. تصمیم برزیل برای ساخت هفت استادیوم جدید یک چالش غیرضروری بود.
درک ظرفیت خود، اغلب کار دشواری است، بخصوص اگر مهلت بسیار کمی وجود داشته باشد. خوشبختانه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه برای کمک به تشخیص ظرفیت‌های خود وجود دارد.

۳. ذینفعان خود را جدی بگیرید

فیفا و کانادا تنها سازمان‌های درگیر در برگزاری جام جهانی نیستند. علاوه بر تماشاچی‌ها، شرکای تجاری مثل ویزا و کوکاکولا، شهرهای میزبان و سازمان‌های غیردولتی نیز درگیر هستند؛
و صد البته خود بازیکن‌هایی که بدون آن‌ها جام جهانی معنی نمی‌دهد. این اشتباهی بود که کانادا در ابتدا انجام داد؛ گروهی از بازیکنان جام جهانی زنان تا حد شکایت از فیفا پیش رفتند زیرا آن‌ها را مجبور کرده بودند که روی چمن مصنوعی بازی کنند که باعث افزایش احتمال آسیب‌دیدگی می‌شود. در نهایت، بازیکنان شکایت خود را پس گرفتند ولی این شکایت باعث خجالت‌زدگی کانادا شد و به منتقدان فیفا جایگاه مستحکم‌تری داد.
مراقبت کردن از ذینفعان نه تنها باعث جلوگیری از شرایط فاجعه بار می‌شود بلکه ارتباطات بین دو طرف را افزایش می‌دهد. وقتی به ارتباط اهمیت داده می‌شود، محصول نهایی به چیزی که طرفین از اول تصور می‌کنند، نزدیک‌تر می‌شود.

۴. واقع بین باشید

«نه» گفتن حتی برای باتجربه ترین مدیر پروژه ها نیز سخت است و برای برزیل، چالش بیش از حد بزرگی بود. برزیل، برای اینکه میزبانی مسابقات را برنده شود، وعده های زیادی داد که نتوانست آن ها را اجرایی کنید. برای مثال، پژوهش نشان داده بود که آن ها زمان شروع جام جهانی، قادر به اتمام ارتقاء فرودگاه های برزیلیا نیستند. رییس جمهور برزیل دیلما روسف، با نادیده گرفتن پیش بینی ها، «مداخله قوی» به اجرا درآورد تا مطمئن شود که فرودگاه ها آماده هستند، این کار شامل اجازه دادن به سرمایه گذاران خصوصی برای شرکت در ساخت و ساز فرودگاه و اختصاص منابع بیشتر به پروژه (گرفتن منابع از پروژه های دیگر) نسبت به پروژه های از قبل برنامه ریزی شده بود.
فرودگاه ها به موقع کامل نشدند. بالابرها خراب بودند و مسافران توانیاب را بدون هیچ راه خروجی رها می‌کردند. رانندگان تاکسی های غیر قانونی در محوطه ورود و خروج تجمع می‌کردند. و فرودگاه بین‌المللی افسونو پنا در سرتاسر جام جهانی روی ساختار های موقت و مسیر های موقت اتکا کرد. فرودگاه های برزیل فاجعه بودند و منجر به اعتصاب و معطلی مسافران می‌شدند.
شکست مفتضحانه فرودگاه نه تنها شرمندگی برای برزیل بلکه به خجالت‌زدگی فیفا ختم شد، که نشان‌دهنده بی‌نظمی و بی‌دقتی بود. برزیل می دانست که قادر به اتمام فرودگاه‌ها نیست، اما هنوز آن‌را قابل تحویل برآورد می‌کرد. با ذینفعان خود در مورد اینکه چه چیزی ممکن است و چه چیزی ممکن نیست، با صراحت صحبت کنید.

جمع بندی

از داده‌های موجود استفاده کنید. اگر نرم افزار مدیریت پروژه شما یا مطالعات می‌گویند که این کار شدنی نیست، احتمالا شدنی نیست.
این اطلاعات را با ذینفعان خود به اشتراک بگذارید تا اعتماد با ذینفعان ایجاد کنید.
کاری که فکر می‌کنید تیمتان می تواند انجام دهد را منتقل کنید و درباره آنچه نمی‌تواند انجام دهد، قاطع باشید.