یکی از ویژگی‌هایی که هر مدیر پروژه باید داشته باشد، مهارت‌های سازماندهی پروژه فوق‌العاده است. اگرچه خوب سازمان دهی شدن یک ضرورت در پروژه است، اما هنوز نیاز به سرمایه‌گذاری و یادگیری بیشتر در این زمینه احساس می‌شود. روش‌ها و استراتژی‌های پیشنهادی زیادی برای مدیران پروژه وجود دارد، اما ده روش زیر در زمان سازمان دهی پروژه به خوبی به کار می‌آیند.
۱- اولویت‌های خود را مشخص کنید
تعیین اولویت‌ها باید اولویت شماره یک در فهرست‌تان باشد. بدون اولویت‌بندی و مشخص کردن لیست کارها، در یک آشفتگی بی پایان خواهید بود. اولویت‌ها به شما کمک می‌کنند تا به تیم خود نشان دهید که دقیقا چه چیزی مهم است و چه چیزی باید ابتدا مورد بررسی قرار گیرد.
تعیین اولویت‌های روشن هم برای شما و هم اعضای تیم مفید خواهد بود. نه تنها قادر خواهید بود که سررسیدهای آتی را پی‌گیری کنید و ببینید که در هر کار چقدر پیشرفت کرده‌اید، همچنین قادر به برقراری ارتباط و هم‌کاری بهتر خواهید بود.
۲- تعریف بازه‌های زمانی
داشتن یک مهلت برای هر مجموعه از کارها، سازماندهی ذهنی بیشتری ایجاد می‌کند. این کار به شما انگیزه می‌دهد تا زمان خود را براساس بازه‌های زمانی دست یافتنی سازمان دهی کنید. سررسیدها به ایجاد حس فوریت برای انجام کاری که انجام می‌شود کمک می‌کند .
می‌توانید به با نگاه به دشواری و اهمیت هر بخش یک پروژه و نیز پروژه‌های مختلف یک روند سیستمی ایجاد کنید. از آنجا که به احتمال زیاد هر عضو تیم شما در بخش مختلفی از پروژه کار می‌کند، باید جنبه‌های مشکل تری از یک پروژه را مشخص کنید و به تیم خود اجازه دهید بدون احساس اینکه زمان کافی برای انجام یک کار از ابتدا وجود ندارد کار کنند.
در حالی که نباید از سررسیدها به عنوان تنها راه برای رسیدن به تیم خود استفاده کنید، آن‌ها می‌توانند به شما کمک کنند زمان خود را سازماندهی کنید و به شما کمک می‌کنند که بدانید چگونه باید به هر هدفی که در تیم خود ایجاد کرده‌اید نزدیک شوید.
۳- مایل‌استون‌ها را مشخص کنید
اگر تنها هدف شما پایان دادن به پروژه است، این موضوع می‌تواند برای سازماندهی پروژه شما خطرناک باشد. برای اینکه بتوانید سازمان‌یافته بمانید، باید قادر باشید که هر هدف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا دست‌یابی به آن‌ها ساده تر شود..
با تعیین مایل‌استون شما می‌توانید بدون فشار قدم بردارید. می‌توانید مایل‌استون‌ها را براساس زمان و همچنین توانایی‌ها و برنامه‌های تیم خود تعیین کنید. این کار می‌تواند فشار زیاد را از تیم برداشته و به شما این امکان را می‌دهد تا در صورت نیاز در برنامه زمانبندی پروژه تجدید نظر کنید.
۴- اهداف خود را بشناسید
حتی زمانی که مایل‌استون‌ها را تنظیم کردید، هنوز هم باید بر اهداف کوتاه‌مدت و بلند مدت خود تاکید کنید. اگر بدانید که هر روز به چه اهدافی باید دست پیدا کنید با انگیزه و سازماندهی بیشتری پیش خواهید رفت.
نکته دیگری که باید در نظر بگیرید این است که اهدافی که با تیم خود به دست می‌آورید را جشن بگیرید. مدیریت پروژه‌های خاص گاهی می‌تواند مشکل باشد و در این زمان جشن گرفتن دستاوردهای کوچک می‌تواند باعث بالا رفتن انگیزه‌های تیم شود.
۵- برای سازماندهی پروژه ارتباط برقرار کنید
ارتباط همیشه کلیدی برای سازمان خوب بوده‌است. هیچ تیمی نمی‌تواند موفق باشد مگر اینکه اعتماد و ارتباطات زیادی بین اعضای آن وجود داشته باشد. باید به خاطر داشته باشید که ارتباط در هر زمینه‌ای به تیم تان کمک می‌کند تا کارها را با پیچیدگی کمتری انجام دهند. کاری که شما باید انجام دهید این است که به طور مداوم ارتباطات آزاد را تشویق کنید و هر سوالی که مطرح می‌شود را بررسی کنید. چه بین اعضای تیم و یا مشکلی در رابطه با یک کار مهم وجود داشته باشد، باید همیشه با صبر و حوصله رسیدگی به بهبود ارتباطات را انجام دهید.
توانایی صحبت کردن در مورد هر مشکلی که در تیم مطرح می‌شود، در همان زمانی که اتفاق می‌افتد به شما کمک می‌کند همه چیز را تحت کنترل داشته باشید و مقاومت‌های فردی در مقابل تغییرات را کم کنید.
۶- از ابزارهای مدیریت زمان استفاده کنید
زمانی که فناوری در دسترس دارید، چرا نباید از آن استفاده کنید؟ راه‌های مختلفی برای استفاده از اتوماسیون به نفع شما وجود دارد و کار روزمره تان را بسیار آسان‌تر می‌کند. برخی از اینها می‌توانند ارسال ایمیل، پر کردن گزارش‌ها و برنامه‌ریزی جلسات و رویدادهای بعدی شما باشند.
پیش از همه، بهترین کار که برای تیم شما استفاده از یک پلت فرم مشترک مانند تقویم گوگل است، که در آن می‌توانید رویدادهای پیشروی تیم و پروژه را به سادگی مدیریت کنید و جلسات و هر چیز دیگری که ممکن است برای تیم مفید باشد را به اشتراک بگذارید. هر چه ارتباط شما سازمان دهی شده تر باشد، برای شما و اعضای تیم تان آسان‌تر خواهد بود تا هر بخش دیگری از کار را سازماندهی کنند.
همراه با آن، ابزارهای مدیریت پروژه همیشه یک راه عالی برای شما برای رسیدن به کارهای ساده و تکراری هستند که زمان بیشتری برای تکمیل کردن نیاز دارند. می‌توانید ابزارهای مختلف زیادی را به صورت آنلاین پیدا کنید و دقیقا همان چیزی را انتخاب کنید که برای نیازهای شما بهتر عمل می‌کند.
۷- کارها را به دیگران واگذار کنید
واگذاری وظایف، تماما در مورد این است که مطمن شوید کارها برای انجام شدن به واجد شرایط ترین فرد تیم واگذار شده است و همه اعضای تیم از چرایی و روش انجام کارهایی که به آن‌ها واگذار شده اطلاع کافی دارند.
در بهترین حالت، هر چه بیشتر انواع خاصی از وظایف را به تیم اختصاص دهید، به تدریج برای آن‌ها آسان‌تر خواهد بود که آن‌ها را کامل کنید. در نتیجه، آن‌ها در موضوعات خاص تخصص بیشتری پیدا خواهند کرد و در نتیجه در کارشان بسیار کارآمدتر خواهند بود. این کار باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه برای آموزش کارکنان جدید می‌شود که در حوزه‌های تخصصی یک کار خاص را به خوبی انجام دهند.
۸- استفاده از قالب‌ها در سازماندهی پروژه
چرا برای انجام کارهای تکراری خود را خسته می‌کنید؟
می‌توانید از قالب‌ها در تقریبا هر چیزی که به طور مرتب تکرار می‌کنید، استفاده کنید. برخی از روش‌هایی که شما می‌توانید از الگوها استفاده کنید عبارتند از:
یک الگو برای کار و برنامه جلسات تان
یک الگو برای فهرست کاری هفتگی تان
یک الگو برای بودجه پروژه و هزینه‌های اضافی
یک الگو برای سوالات خاص که می‌خواهید در طی یک مصاحبه بپرسید
اینها تنها برخی از روش‌ها هستند که می‌توانند به ساده کردن زندگی روزمره شما به عنوان مدیر پروژه کمک کنند. با این روش نه تنها قادر خواهید بود زمان را صرفه‌جویی کنید، بلکه قادر خواهید بود یک نگاه ثابت در روند پیشرفت پروژه خود داشته باشید در حالیکه همه چیز را تحت کنترل نگه دارید.
۹- مسیر پیشرفت را پی‌گیری کنید
پی‌گیری روند پیشرفت یک پروژه برای هر مدیر پروژه ضروری است. بهترین راه برای رسیدن به این هدف از طریق ارائه گزارش‌ها پیشرفت است که به شما کمک می‌کند وضعیت پروژه را همانطور که پیشرفت می‌کند دنبال کنید.
با گزارش‌های پیشرفت هفتگی، شما می‌دانید که آیا نیاز به بازنگری در برنامه پیشرو هست یا خیر. براساس اطلاعاتی که جمع می‌کنید، می‌توانید به راحتی تشخیص دهید که آیا همه چیز به سوی هدف حرکت می‌کند یا در صورت نیاز به مداخله در کدام بخش باید تجدید نظر نمایید. نرم افزارهای آنلاین مدیریت پروژه در این زمینه امکانات زیادی را برای سازماندهی پروژه در اختیار شما قرار می‌دهند..
۱۰- استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه
اگر قبلا از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده نکرده‌اید، قطعا باید آن را امتحان کنید. این سیستم‌ها همه چیز را در سازماندهی پروژه از برنامه‌ریزی پروژه‌ها و مدیریت وظایف تیم آسان‌تر می‌کند. همانند دیگر ابزارهای اتوماسیون و برنامه‌ریزی خاص، انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه بسیار بیشتر به نوع کاری که شما هر روز با آن برخورد می‌کنید، ارتباط دارد.
پی‌گیری پروژه‌های آتی، و دیگر تعهدات می‌تواند یک روال سخت باشد، و یک نرم‌افزار مدیریت پروژه به راحتی به شما کمک می‌کند همه چیز را تحت کنترل و تا قرار نگه دارید، بدون این که مجبور شوید به فرآیندهای پیچیده برای کنترل پروژه در نظر بگیرید.
در حالی که بر روی یک پروژه کار می‌کنید، به سادگی ممکن است که فراموش کنید به جنبه‌های مختلف عملکرد کلی خود نگاه کنید، که می‌تواند به شما کمک کند دقیقا بدانید که به چه چیزی نیاز دارید تا بر روی تیم خود تمرکز کنید. نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا با متغیرهای مختلف سر و کار داشته باشید و به شما کمک می‌کند تا به بخش‌های مختلف پروژه را به صورت همزمان کنترل کنید.
