هفت تمرین برای مدیران پروژه موفق
۱- اسکوپ پروژه را به روشنی تعریف کنید
اولین قدم در لیست تمرین های ما و در واقع اولین قدم در هر پروژه ای فارغ از متدولوژی و ابزار آن، داشتن یک تصویر واضح و روشن از پروژه است. خوب این حرف به نظر ساده می رسد اما به قول انگلیسی ها شیطان در جزییات نهفته است. سوال اصلی اینجاست: چطور اسکوپ یک پروژه را تعریف کنیم لیست مراحل زیر به شما کمک می کند تا دید روشنی از پروژه به کارفرمایان، شرکا، اعضای تیم و مهمتر از همه خودتان بدهید.
اهداف پروژه: مشخصات دقیق خروجی یا خروجی های پروژه را مشخص کنید. به طور مثال یک نرم افزار پرداخت صورت حساب
که بتواند با استفاده از اسکن QRCode فاکتورها را پرداخت کند.
- آبجکتیوهای پروژه ( در فارسی objective، هدف تعریف شده است که با goal به معنی هدف متفاوت است ): گام های قابل اندازه گیری هستند که برای رسید به هدف باید محقق شوند. برای مثال یک آبجکتیو، ایجاد یک تیم توسعه نرم افزار با مهارت کافی برای تولید برنامه های مبتنی بر نقشه و کار با سیستم های پرداخت است.
- استیج های پروژه ( استیج در فارسی به مرحله ترجمه شده است ): یک خط زمانی مشخص بین آبجکتیوهای پروژه. این خط زمانی مشخص می کند که چه هنگامی فعالیت های یک فاز پایان یافته و فعالیت های فاز بعدی شروع می شود.
- بودجه: هزینه اجرای کامل پروژه به تفکیک جزییات در هزینه های اجرایی (opex ) و هزینه های تجهیزات (apex)
- منابع: نیروی انسانی، تجهیزات و زمان اجرای پروژه
- زمانبندی: یک تایم لاین کلی از فازهای پروژه. در شروع کار مشخص کردن تاریخ سررسید فازها کافی است.
با داشتن یک تعریف دقیق از هر یک از موارد بالا می توانید اسکوپ پروژه را به دقت تعریف کنید. به هیچ عنوان این بخش را بدون مشخص کردن همه آیتم های بالا ترک نکنید. زمان گذاشتن برای این بخش و تعریف دقیق هر یک از آیتم های بالا، احتمال شکست پروژه شما را تا حد زیادی کاهش می دهد.
آبجکتیوهای پروژه گام های قابل اندازه گیری هستند که برای رسید به هدف باید محقق شوند.
۲- توافق همه افراد دگیر در پروژه را در مورد اسکوپ پروژه به دست آورید.
خوب مشخص کردن اسکوپ پروژه به تنهایی کافی نیست. همه افرادی که به نوعی با این پروژه درگیر هستند باید با اسکوپ آن توافق کامل داشته باشند. برای این کار لیست زیر می تواند مفید باشد:
- از بالا به پایین شروع کنید: یک راه منطقی برای گرفتن موافقت همه ذینفعان، شروع مذاکره با آنهایی است که قدرت بیشتری در کنترل منابع شما دارند. به طور مثال ابتدا موافقت سرمایه گذاران پروژه را کسب کنید و سپس با توجه به محدودیت ها و منابع بهترین پیشنهادات را به اعضای تیم ارایه کنید.
- هر یک از ذینفعان پروژه را مسئول تحویل یک خروجی کنید. خیلی مهم است که مشخص کنید هر کدام از ذینفعان پروژه چه چیزی را و در چه زمانی به پروژه ارایه کنند. خروجی های فنی، پرداخت های مالی و تامین تجهیزات جزو تعهدات هر یک از افراد دگیر پروژه است که باید در زمان مشخص تحویل داده شود. نکته مهم در اینجا این است که خروجی مورد انتظار از هر فرد یا شریک درگیر در پروژه باید به صورت دقیق، مشخص و واضح باشد.
- همه توافق ها را مستند کنید. این یکی از مهمترین کارهای این مرحله است. مستند کردن دقیق توافقات شما را در برابر تغییرات و رفتارهای پیش بینی نشده ذینفعان پروژه تا حد زیادی حفط می کند
۳- برای مدیریت پروژه ، تصویر بزرگ پروژه را خرد کنید.
یک پروژه زمانی به خوبی قابل مدیریت است که بتوانید همه اجزای تشکیل دهنده و بخش های تاریک آن را به دقت ببینید. به طور مثال بعد از تحویل فاز بر اساس زمانبندی چه سناریویی آغاز می شود یا زمانی که به یک گلوگاه برخورد می کنید چطور می توانید با کمترین هزینه زمانبندی را تغییر دهید.
برای داشتن این دید دقیق لازم است که WBS (work breakdown structure ) را اعمال کنید. WBS یک ابزار استاندارد مدیران پروژه برای شکستن پروژه به اجزای قابل مدیریت است. انواع مختلف پروژه روش های مخلتفی برای WBS دارند:
- مبتنی بر تسک ( Task Based WBS – یک روش مبتنی بر فعالیت برای مشخص کردن دقیق کارها و خروجی هایی که بر اساس آن ها باید تحویل شود. برای مثال طراحی صفحه اصلی وب سایت. این روش شکست کار یکی از متداول ترین روش ها در مدیریت پروژه است و به ویژه در پروژه هایی با زمان اجرایی کوتاه کاربرد زیادی دارد.
- مبتنی بر محصول ( Product Based WBS ) – روشی بر اساس بخش های محصول که مشخص می کند هر بخش از محصول نهایی در چه زمانی ارایه می شود. به صور مثال ماژول پرداخت برنامه. این روش زمانی استفاده می شود که کیفیت محصول حساسیت بیشتری نسبت به زمان ارایه آن دارد. از این روش معمولا در پروژه های نوآورانه و مبتنی بر تحقیق و توسعه استفاده می شود.
- مبتنی بر زمان: این روش بر روی فازهای پروژه تمرکز می کند. به طور مثال پروژه به صورت ماهیانه، فصلی و سالانه اندازه گیری می شود. این روش برای پروژه های بسیار بلند مدت استفاده می شود.
البته در نظر داشته باشید. که در هریک از روش های مبتنی بر محصول و مبتنی بر زمان، زیر پروژه هایی تعریف می شود که به اندازه کافی برای شکست مبنتی بر تسک، کوتاه مدت هستند.
بعد از انتخاب روش شکست کار باید بتوانید مراحل شکست زیر را انجام دهید
- شکستن هدف پروژه به آبجکتیوها
- شکستن پروژه به زیر پروژه ها
- شکستن زیر پروژه ها به تسک ها و زیر تسک ها
- شکستن بودجه پروژه به موارد عملیاتی و تجهیزاتی
- شکستن دپارتمان های کاری به تیم
- ایجاد یک تایملاین دقیق از پروژه
حالا که یک اسکوپ دقیق از پروژه ایجاد کرده اید و همه اعضای درگیر در پروژه نسبت به آن توافق نظر دارند، زمان آن است که مسیر بحرانی پروژه را رسم کنید.
مسیر بحرانی پروژه، ترتیب اجرای فعالیت هایی است که باید در زمان مشخص به پایان برسند. به عبارت ساده تر زمانبندی کارها و خروجی های آن.
مسیر بحرانی پروژه، ترتیب اجرای فعالیت هایی است که باید در زمان مشخص به پایان برسند. به عبارت ساده تر زمانبندی کارها و خروجی های آن.
یک تمرین خوب برای بهبود مدیریت پروژه تیم استفاده از تایم لاین های گرافیکی است. این تایم لاین ها نه تنها موقعیت دقیق هر کدام از وظایف پروژه را نمایش می دهند بلکه محل دقیق شما در طول پیشرفت پروژه را نیز مشخص می کنند. در ادامه چند نمونه مختلف از این تایم لاین ها را بررسی می کنیم:
- گانت چارت: یکی از متداول ترین روش های نمایش تایم لاین پروژه، استفاده از یک چارت افقی به نام گانت است که در آن وظایف پروژه در سطرهایی به صورت افقی نمایش داده شده و ابتدا و انتهای زمان اجرای هر تسک نیز در ستون های عمودی مشخص شده است. گانت چارت وضعیت جاری، قبلی و آینده پروژه را در یک نگاه نمایش می دهد و همچنین می توانید وابستگی ها، پیش نیازی ها و هم نیازهای کارهای مختلف را در آن نمایش دهید.
- ترتیب زمانی (Chronological order) یک نمایش ساده از زمان فازهای پروژه بر روی یک خط افقی. برخی از ابزارهای نمایش گانت چارت این امکان را فراهم می کنند که بازه زمانی را بزرگتر در نظر گرفته و خروجی را به صورت نمودار ترتیب زمانی مشاهده کنید.
- کانبان (kanban) این روش از کارت هایی (هر کارت نماینده یک تسک است) استفاده می کند که در بر روی یک بورد در ستون های عمودی دسته بندی شده و می توان کارت ها را بین این ستون جا به جا کرد. ترتیب ستون های عمودی معمولا نمایش دهنده وضعیت فعلی کارهایی است که در آن ستون قرار دارند. بوردهای کانبان یکی از ابزارهای محبوب متدولوژی های اجایل هستند که به مدیران پروژه امکان می دهد وظایف پروژه و هم چنین کارهای پیشبینی نشده را به راحتی در طول زمان انجام پروژه مدیریت کنند.
- صرف نظر از اینکه شما از کدام ابزار نمایش جریان پروژه استفاده می کنید، باید بتوانید موارد زیر را مشاهده کنید:
- تاریخ های شروع کارها
- سررسید ها و تاریخ های مهم پروژه
- افراد مسوول در هر بخش از پروژه
- وابستگی های وظایف
ادامه دارد…
