پایان پروژه شما (البته به صورت امیدوارانه) دلیلی برای جشن گرفتن تیم است. آنچه را که برنامه ریزی کرده‌اید، انجام و تحویل داده‌اید و زمان بستن پروژه و آماده کرن تیم برای پروژه بعدی فرا رسیده است
با این حال، آخرین خروجی واقعا نشانه پایان پروژه نیست. یک مرحله کامل از بستن وظایف پروژه وجود دارد که باید به عنوان یک مدیر پروژه انجام دهید تا مطمئن شوید که کار را به روش درست تمام کرده‌اید.
۵ نکته ضروری برای بستن پروژه خود به صورت حرفه‌ای وجود دارد.
۱- دقت کنید که زمانبندی پروژه همواره به روز رسانی شده باشد
برنامه پروژه شما باید نشان دهد که همه کارها کامل هستند. تایم‌شیت‌های نهایی برای کارها باید ارائه شود. اگر از یک نرم افزار مدیریت پروژه برای پی‌گیری پیشرفت کارها استفاده می‌کنید، هیچ کار در حال انجام یا شروع نشده‌ای نباید دیده شود.
در روزهای پایانی پروژه وسوسه عجیبی برای نیمه کاره رها کردن برخی از فعالیت‌های به نظر کم ارزش در تیم به وجود می‌آید، به همین دلیل اطمینان پیدا کنید که آخرین نسخه از گزارشات تکمیل کارها را دریافت کرده اید.
۲- چک کردن ریسک‌های پروژه
به لیست ریسک‌های پروژه خود نگاه کنید و بررسی کنید که آیا همه ریسک‌های پروژه برطرف شده‌اند یا خیر. متوجه خواهید شد که اغلب خطرات دیگر معتبر نیستند و می‌توانند بسته شده تلقی شوند. با این حال، ممکن است مواردی باقی‌مانده باشد که به عمدتا به بهره‌برداری از نتیجه پروژه مرتبط می‌شوند.
در این صورت باید اطمنیان پیدا کنید که تیم تحویل گیرنده پروژه در جریان نحوه کنترل ریسک‌ها ( مانند خرابی‌های احتمالی، باگ‌ها و …) و تعامل با تیم اجرای پروژه هستند تا موارد احتمالی کنترل و برطرف نمایند.
۳- بازبینی پس از پروژه خود را انجام دهید کنید
امیدوارم شما با تیم‌تان در تمام طول پروژه به خوبی در تعامل و ارتباط باشید و بازخوردها را به صورت مستمر دریافت کنید.
با این حال، برگزاری یک جلسه نهایی بازنگرانه و بررسی درس‌های آموخته به اندازه نتیجه پروژه مهم هستند. لازم است تا فرآیندی برای مستند سازی و استفاده از این تجربیات در پروژه‌های بعدی وجود داشته باشد.
اگر در پروژه تیم‌های تخصصی فعالیت می‌کنند، ابتدا جلسات بازنگری را در سطح این تیم‌ها برگزار کنید و پس از آن سرپرستان تیم‌ها به بررسی پروژه از نمای بالاتر بپردازند.
۴- ثبت سوابق پروژه
در طول اجرای پروژه مستندات فنی، مالی، حقوقی و … متعددی تولید می‌شود. این مستندات بخش مهمی از نتیجه پروژه شما هستند. از طریق یک نرم افزار مدیریت پروژه که امکان به اشتراک گذاری و ذخیره سازی مستندات را دارد، همه موارد را در محل متمرکزی نگهداری کنید تا در صورت بروز ادعا‌های آتی از طرف ذینفعان پروژه، امکان استناد به آن‌ها وجود داشته باشد.
در نهایت، چک کنید که چه کسی به فضای کاری مشترک دسترسی دارد. دسترسی‌های غیر ضروری را از افرادی که قبلا به این مستندات دسترسی داشته‌اند، بگیرید.
اگر یک سیستم مدیریت پروژه آنلاین استفاده می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که پروژه در وضعیت “بسته“ یا “آرشیو شده” قرار گرفته باشد.
۵- از تیم تشکر کنید و جشن بگیرید!
تیم شما به انتهای پروژه رسیده است! قسمت اصلی کار تمام شده‌است، اما هنوز یک چیز باقی مانده که باید انجام شود: آنچه را که به دست آورده‌اید را جشن بگیرید.
اعضای تیم را با جمع کنید و از همه به خاطر تلاش‌هایشان تشکر کنید. یک نهار یا دور همی خارج از محیط شرکت می‌تواند خستگی کار پروژه را از تن اعضای تیم بیرون کند.
در این دروهمی در مورد نقاط منفی یا ضعف‌ها صحبت نکنید ( جلسه بازخورد پس از پروژه را برای این کار در نظر داشته باشید) به جای آن از دعوت کنید تا اتفاقات خوب یا عجیب پروژه را تعریف کنند.
در صورت امکان از کارفرما هم دعوت کنید تا در این جشن به شما ملحق شود. انجام دادن پروژه معمولا با فورس‌های زمانی و سوتفاهم‌های متعدد میان ذینفعان پروژه همراه است. این جشن پایانی فرصتی برای رفع این موارد و آماده شدن برای پرش بعدی تیم است.
