مدیر کارآمد بودن به معنی توانایی در مدیریت کردن بسیاری از مسائل، فرصت‌ها و ریسک‌هاست. گاهی اوقات برای این مسئله باید خودتان را به ابزارهای مدیریت پروژه مناسب مجهز کنید، اما گاهی اوقات این امر فقط به تلاش‌های برنامه ریزی شده برای بهبود مدیریت زمان نیاز دارد. این به شما کمک می‌کند تا وظایف خود را اولویت بندی کرده و همچین کمک می‌کند که این وظایف را با کیفیت بیشتری انجام دهید. مدیریت زمان، همچنین استرسی که به طور طبیعی بخاطر تعلل در کارها احساس می‌کنید را کاهش می‌دهد، زیرا زمان بیشتری برای انجام دادن وظایف خواهید داشت و بهره وری شما افزایش خواهد یافت.
مدیران تمایل دارند که هر چند دقیقه گوشی خود را چک کنند، که با این کار به شدت دچار حواس پرتی می‌شوند. اما وقتی بهبود مدیریت زمان را برای در اولویت قرار دهید، سازنده تر خواهید شد. در دو قسمت مقاله می توانید با هشت مورد از بهترین روش‌هایی که برای مدیریت زمان وجود دارد آشنا شوید.
-
اهداف را مدیریت کنید، نه اشخاص را
یک مدیر خوب نه تنها بر اهداف، بلکه بر لحظات میان نقاط عطف نیز تمرکز می‌کند. باید به هریک از اعضای تیم، درباره عملکردشان بازخورد بدهید، حتی زمانی که بگویند به آن نیازی ندارند (گاهی اوقات، به ویژه وقتی می‌گویند نیازی به آن ندارند!). اما درباره چه چیزی به آن‌ها بازخورد خواهید داد؟ آیا به وضوح، اهداف تعریف شده‌ای برای آن‌ها تعیین کرده‌اید؟
یکی از بزرگترین رویکردهایی که یک مدیر هنگام مدیریت تیم‌ها انجام می‌دهد، این نیست که فقط برای پایان پروژه هدف گذاری کند، بلکه هدف گذاری کل مسیر کار را نیز شامل می‌شود. مدیر، این کار را با هدف گذاری‌های روزانه و هفتگی و همراه با اهداف و انتظارات تکمیل پروژه شروع می‌کند. اگر یک مدیر موفق، انتظاراتش را از ابتدا به طور واضح مشخص کند، می‌تواند در طولانی مدت، زمان بسیار زیادی را برای خودش و دیگران ذخیره کند.
علاوه بر این، باید برای مکان ملاقات با تیم در طول سال و همچنین ارتباط برقرار کردن با آن‌ها، ایده‌هایی در نظر داشته باشید. اگر اعضای تیم بدانند که انتظارات شما از سطح مشارکت آن‌ها چیست و می‌خواهید تا چه زمانی آن انتظارات را برآورده سازند، زمان زیادی برای آینده خودتان حفظ خواهید کرد.
-
محیط خود را ارزیابی کنید
آیا دفتر کار شلوغی دارید؟ آیا خیلی نزدیک افرادی که بسیار معاشرتی هستند نشسته‌اید؟ آیا این وظیفه‌ای است که برای مدت‌های مدیدی از انجامش طفره رفته‌اید؟ اگر همیشه در کار وقفه بیاندازید یا حواس پرت باشید نمی‌توانید فرد بهره وری شوید.
برای وظایفی که نیاز به فکر زیادی دارند محلی را در داخل یا بیرون از دفتر کار خود پیدا کنید. نه به این معنا که موقعیت فیزیکی خود را دائماً به هم بزنید. حقیقتاً درک محیطی که در آن هستید به شما کمک می‌کند تا هنگامی که در مقابل یک وظیفه طاقت فرسا یا ناخوشایند قرار می‌گیرید انتخاب بهتری داشته باشید.
اختصاص دادن زمانی در طول روز برای پیاده روی می‌تواند برای بهره وری شما بسیار مفید باشد. در طول پیاده روی سعی کنید یک جلسه یک به یک هم داشته باشید. پیاده روی می‌تواند، نسبت به وقتی که مقابل یک کامپیوتر نشسته‌اید و با مشقت با لیست کارها درگیر هستید، ذهن شما را برای بهره وری بیشتر آزاد کند.
-
ساعات تأثیر خود را بشناسید
هرفرد در زمان مشخصی از روز، کارآمدتر از زمان‌های دیگر است. من با برخی از توسعه دهندگان کار می‌کردم که بین ساعات ۸ بعداز ظهر تا ۲ صبح عالی بودند، اما در زمان‌های دیگر، تاثیرگذاری آن‌ها به طرز قابل توجهی کاهش می‌یافت.
مدیر موفق کسی است که می‌داند چه موقع کارآمدتر خواهید بود. در یک هفته، ساعت‌هایی از هر روز را که کارآمدتر هستیدرا در یک جدول مشخص کنید. با استفاده از آن، «زمان کار» خود را در طول این ساعات برنامه ریزی کنید و مابقی را به ملاقات‌ها، حضور و غیاب کارمندان و تماس‌های تلفنی اختصاص دهید. من شخصاً قرار ملاقات‌ها را قبل از ساعت ۱۰ صبح و بعد از ساعت ۲ بعداز ظهر قرار داده‌ام.
زمان لازم برای تغییر وظایف را به یاد داشته باشید. این زمان‌های افت و‌‌خیز می‌توانند از بین برنده بهره وری باشند. بررسی کنید که چقدر طول می‌کشد تا وظیفه‌ای را انجام دهید. چه زمانی به اداره می‌رسید، چقدر طول می‌کشد تا قهوه‌ای بگیرید و جدولی که کنار گذاشته‌اید را باز کنید؟ به عنوان بخشی از برنامه روزمره خود، زمان این کارها را حساب کنید. این دقیقه‌ها، ذره ذره به ساعت‌ها تبدیل می‌شوند!
-
در دسترس باشید
من اولین و آخرین نفری نیستم که یادآوری می‌کنم دستگاه‌های موبایل تا چه اندازه حواس شما را پرت می‌کنند. هرچند هورمون دوپامینی از چک کردن اعلان‌ها در رسانه‌های اجتماعی در بدنتان ترشح می‌شود، ممکن است برایتان مثل یک پاداش فریبنده باشد، تأثیر بلندمدت آن بر روی حواس ما به حدی می‌تواند مخرب باشد که فرار کردن از آن تقریباً غیرممکن است.
اعلانی که چک کردید، فقط چیزی را به لیست کارهایتان اضافه کرده است. لیستی که در تهیه آن بسیار سخت کار کرده‌اید و مرتباً درحال پر شدن است، اکنون بر روی صندلی عقب تنظیم شده است. حتی اگر مشغول به کار باشید، یک نگاه اجمالی به موبایلتان ضرری ندارد، مگر نه؟ نه. اشتباه می‌کنید. یک مدیر حواس پرت، مدیر در دسترسی نیست.
اعلان‌ها مانند یادآور لیست کارها هستند که در صفحه موبایل یک نفر ظاهر می‌شوند؛ انگار که بگویند «آهای! یک چیز جدید و مهیج منتظرت است! از دستش نده!» و ذهن او را مشغول کنند. در این صورت، فرد نه دیگر در زمان حال است و نه کاملاً بر اطلاعات جدید تمرکز دارد.
این انحراف توجه، توجه ما را دو بخش می‌کند و ما را به جایی که دوست دارم آن را «جزیره مابین» بنامم می‌برد. در این جزیره ما دو پل متفاوت داریم که به ما اجازه فرار می‌دهد. هرچند، هرگاه بین دو خروجی عقب جلو می‌کنیم، هر بار آن‌ها کوتاه‌تر و خوشایندتر به نظر می‌رسند. اگر از این راه بروم، زودتر راضی می‌شوم. با یک نیم نگاه سریع می‌بینم که مسیر دیگر، راهی حتی کوتاه‌تر و آسان‌تر را نشان می‌دهد.
