سناریو زیر را در نظر بگیرید:
شما درحال رهبری یک پروژه تحقیقاتی هستید. مشکلی به وجود آمده است و مشتری به دنبال دلیل آن می گردد. شما به او می گویید که در جلسه ماه آینده جزئیات موضوع را دریافت خواهد کرد. به خاطر اینکه ظرفیت شما دیگر پر شده است، شما فعالیتی را به یکی از اعضای گروه اختصاص می دهید. جلسه بعدی می رسد، مشتری جزئیاتی را که قولش را داده بودید، پیگیری می کند. فردی که مسئولیت را به او واگذار کرده بودید کنار شما نشسته است،می لرزد و رنگ چهره اش تغییر می کند و کاملا ساکت می نشیند.
حتی بدون گفتن کلمه ای، شما می دانید که کار انجام نشده است و سوالی که شما را اذیت می کند این است: چطوری این فعالیت مهم را فراموش کرده ای؟
برای هدایت موفق پروژه، مدیر پروژه ها همیشه باید حواسشان به کلیت ماجرا باشد. تفویض اختیار یکی از مهارت های حیاتی است. اما تفویض اختیار فقط تعریف یک فعالیت برای یک نفر و حذف آن از لیست فعالیت خودتان نیست. درست است که دیگر جز فعالیت های شما نیست، اما به عنوان یک مدیر، همچنان جز وظایفتان است. در پایان روز فعالیت باید طبق برنامه انجام شود و این کار شماست که از انجام آن توسط فرد مسئول اطمینان حاصل کنید.
برای انجام این کار سه راه کار وجود دارد که بتوانید پروژه های کوچک را مدیریت کنید:
هر فعالیت را فقط به یک نفر واگذار کنید
ممکن است نیاز باشد تا یک فعالیت توسط چند نفر انجام شود. اما یک نفر باید مسئول اجرا و اتمام آن فعالیت باشد، مانند رهبری که یک تیم کوچک در داخل تیم بزرگتری را مدیریت می کند. این موضوع برای این است که زمانی که امور از کنترل خارج شدند، یک فرد برای کنترل امور حضور داشته باشد. این تفویض زمانی برای یک مدیر موفقیت آمیز خواهد بود که فرد مسئول فعالیت، دقیقا بداند باید چه کاری انجام دهد و مسئولیت های او چیست.
ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید، ارتباط برقرار کنید
جمله ای هست که می گوید فردی به حد مرگ رسیده است! موقعیتی وجود دارد که شما نمی خواهید تا به افراد تیمتان فشار بیاورید. کمبود ارتباط احتمال ورود به یک محدوده خطرناک را دارد چون مهم است که اعضای تیم از وظایف، مسئولیت ها، زمان پایان فعالیت ها و وابستگی میان فعالیت ها در فعالیت های روزانه خبر داشته باشند.
برای پیش بردن پروژه ( چه پروژه کوچک و یا بزرگ ) هر ذره ای از اطلاعات باید مشخص باشد. این راهی است تا افراد به شما اعتماد کنند. علاوه بر آن شما نمی خواهید کسی در تیمتان مخصوصا افرادی که به آن ها وظیفه ای محول می کنید، بر پایه اطلاعات ناقص فعالیت کنند.
تعادل، نکته مهمی است که هنگام برقراری ارتباط با اهمیت است.
- چند نکته که در ارتباط هایتان باید به یاد داشته باشید:
به صراحت درباره زمان پایان هر فعالیت صحبت کنید - درباره انتظاراتتان واضح صحبت کنید. هیچ جایی برای حدس و گمان نگذارید.
- افراد را تشویق به پرسش کنید
- درباره نحوه سریع و آسان تر انجام دادن فعالیت ها از افراد نظرخواهی کنید.
زمان مدیریت پروژه های کوچک، از ابزارهای مدیریت فعالیت و تیم سازی استفاده کنید
جهانی شدن و پیچیده شدن اکثر پروژه ها، استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت وظایف و پروژه ها را به عنوان یک عامل موفقیت در اتمام موفق پروژه ها تضمین کرده است. مدیران پروژه می توانند با استفاده از این ابزارها بهینه تر پروژه های خود را مدیریت کنند.
گزینه های آنلاین به تیم ها و اعضایشان از دیدگاه های مختلف به آن ها کمک می کنند. تیم ها می توانند ابزاری یک پارچه برای گفتگو، مدیریت کارها، آپلود و به اشتراک گذاری فایل ها و مستندات پروژه داشته باشند. همچنین به مدیران پروژه کمک می کند تا دید کاملی نسبت به جزئیات هر فعالیت داشته باشند و اینکه آیا تیم نزدیک به رسیدن به هدف پروژه است یا خیر. ( همین الان در تیم کمپ ثبت نام کنید تا این امکانات در اختیار شما قرار گیرد)
با امکاناتی نظیر ارسال یادآوری فعالیت هایی که نزدیک به زمان پایان آن هاست از طریق ایمیل و یا اس ام اس، مدیران می توانند فعالیت های پروژه را به راحتی کنترل کنند. همچنین افراد تیم، ذی نفعان و شرکای پروژه نقش های خود را متوجه می شوند.
حرف آخر درباره مدیریت پروژه های کوچک
اصول موفقیت مدیریت پروژه های کوچک درباره فهم درست این است که باید بدانید که مدیریت پروژه های کوچک به سختی مدیریت پروژه های متوسط و یا بزرگ است. مدیران پروژه معمولا به اشتباه بر این باورند که مدیریت پروژه های کوچک تر راحت است اما همیشه این موضوع صحت ندارد. ممکن است اگر طبق اصول پیش نروید محکوم به شکست شوید.
