امکان سنجی پروژه چیست؟
مدیران ارشد قبل از اینکه اجازه شروع اجرای پروژه‌ای با هزینه بالا را بدهند، به طور قطع مطالعه امکان سنجی پروژه را از شما درخواست خواهند کرد. اما مطالعات امکان سنجی در مدیریت پروژه چیست؟ مطالعه امکان سنجی در مرحله اول نشان می‌دهد که درصد موفقیت پروژه چقدر است. معمولا قبل از برداشتن هر قدمی در پروژه، بررسی‌های امکان سنجی آن پروژه تهیه می‌شود که یکی از مهم ترین عوامل تصمیم گیری برای اجرا یا عدم اجرای یک پروژه است. در این مطالعات، بازار پروژه ( البته با توجه به ماهیت پروژه ممکن است این بخش مفهومی نداشته باشد)، اهداف اصلی پروژه، موانع و چالش‌های بالقوه، راهکارهای پیشنهادی، زمانبندی، بودجه، مسائل حقوقی و منابع نیروی انسانی مورد نظر در پروژه مشخص می‌شود. نتیجه مطالعات امکان سنجی، منفعت و یا عدم منفعت اجرای پروژه برای شرکت را مشخص خواهد کرد.
لزوما مطالعات امکان سنجی توسط مدیر پروژه انجام نمی‌شود و میتواند به عنوان یک راهنما در راستای اجرای پروژه در اختیار مدیر پروژه قرار گیرد. مدیر پروژه میتواند از مطالعات امکان سنجی برای درک بهتر اهداف، ریسک‌ها و دیگر عوامل موثر در پروژه استفاده کند.
نکات مهم در تهیه مطالعات امکان سنجی
مطالعات امکان سنجی در مدیریت پروژه معمولا عناوین زیر را پوشش می‌دهد:
ظرفیت فنی: آیا شرکت توانایی، ظرفیت و منابع انسانی فنی لازم برای انجام پروژه را در اختیار دارد؟
بودجه: آیا شرکت منابع مالی لازم برای ادامه پروژه را در اختیار دارد؟ آیا تحلیل‌های مالی پروژه نشان دهنده سود در پایان پروژه است؟ آیا ادامه پروژه از لحاظ مالی برای شرکت دارای منفعت است؟
مسائل حقوقی: نیازمندی‌های حقوقی پروژه چیست و آیا شرکت میتواند آن‌ها را رعایت کند؟
ریسک: ریسکهای اجرای این پروژه چیست؟ آیا با وجود این ریسک‌ها، ادامه و اجرای پروژه برای شرکت منفعت دارد؟
امکان سنجی اجرایی: آیا دامنه تعریف شده پروژه، باعث برطرف شدن مشکلات سازمان می‌شود؟ آیا اجرای این دامنه پروژه فرصت‌های پرسود برای شرکت خواهد داشت؟
زمان: آیا پروژه در زمان تعریف شده میتواند انجام شود در حالی که منافع آن نیز کسب شود؟
نوشتن مطالعات امکان سنجی
هرکسی که مسئول تهیه مطالعات امکان سنجی است، برای نهایی کردن گزارش قدم‌های زیر را بر می‌دارد:
تحلیل‌های مقدماتی: قبل از انجام فرایند زمان‌بر مطالعات امکان سنجی، بسیاری از شرکت‌ها ابتدا تحلیل‌های مقدماتی را انجام می‌دهند. هدف از انجام این تحلیل‌ها مشخص کردن مشکلات غیرقابل حل پروژه است که انجام مطالعات امکان سنجی پروژه را بی فایده می‌کنند. اگر هیچگونه مشکل غیرقابل حلی در این تحلیل مشخص نشد، مطالعات امکان سنجی ادامه پیدا خواهد کرد.
تعریف دامنه: تعریف سرفصل‌های دامنه پروژه برای تعریف دامنه مطالعات امکان سنجی پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. دامنه پروژه شامل تعداد و ترکیب تمام ذینفعان داخل و خارج سازمان از قبیل مشتریان و یا کاربرها می‌باشد. بررسی تاثیرات بالقوه انجام پروژه بر روی تمام بخش‌های سازمان را فراموش نکنید.
تحقیقات بازار: هیچ پروژه‌ای به تنهایی و مستقل از محیط اطراف اجرا نمی‌شود. بعضی از مطالعات امکان سنجی شامل بررسی محیط رقابتی که قرار است پروژه در آن انجام شود و در برگیرنده تعریف و مشخص کردن جایگاه پروژه در بازار می‌باشد.
ارزیابی مالی: مطالعات امکان سنجی هزینه‌های اقتصادی مربوط به پروژه از جمله تجهیزات، منابع، نیروی انسانی، سود پروژه، برنامه زمانبتدی، ریسکهای مالی پروپوزال و تاثیرات مالی شکست پروژه را در بر می‌گیرد.
موانع، چالش‌ها و راهکارهای جایگزین: مشکلات بالقوه باید در طول مطالعه لیست شوند و راهکارهای جایگزین برای موفقیت پروژه براساس آن در نظر گرفته شود.
ارزیابی مجدد نتایج: نگاه مجدد کلی و جامع به مطالعات امکان سنجی با یک دید جدید، مخصوصا در مواردی که زمان زیادی از تهیه این مطالعه گذشته، مفید خواهد بود.
تصمیم برای ادامه یا عدم ادامه: آخرین مرحله مطالعه امکان سنجی، پیشنهاد به سازمان برای ادامه یا عدم ادامه پروژه می‌باشد.
