امروزه تعداد زیادی نرم افزار مدیریت پروژه رایگان در بازار وجود دارد و در نگاه اول به نظر می‌رسد که افراد، استارتاپ‌ها و کسب وکارهای کوچک به طور طبیعی از این نرمافزارهای رایگان استفاده کنند. حتی پروژه‌های کوچک نیز می‌توانند پیچیده شوند و نیازمند نظارت‌های مدیریتی زیادی شوند. مدیر پروژه باید روی هزینه‌ها، جدول زمان‌بندی منابع نظارت داشته باشد و همچنین تغییرات را دنبال، خطرات را رصد و پیشرفت‌های را گزارش کند.
تلاش برای مدیریت کردن همه‌ی این موارد با استفاده از یک نرم‌افزار صفحه گسترده‌ی ساده می‌تواند به شدت زمان‌گیر باشد و منجر به خطاها، تاخیر و خستگی افراد شود. به این دلیل است که بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند از نرمافزارهای مدیریت پروژه استفاده کنند.
اما ضرر استفاده از این نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان چیست؟ اگر هنوز نرمافزارتان را نخریده یا هنوز نیازی به خرید این نرم‌افزارها پیدا نکرده‌اید این پرسش می‌تواند بسیار مهم باشد.
متاسفانه هیچ چیزی در این دنیا رایگان نیست!
هر ابزار مدیریت پروژه‌ای که رایگان نامیده می‌شود هزینه‌های پنهانی با خود به همراه دارد و برای شرکت‌های متوسط و بزرگ یا شرکت‌هایی که در حال رشد هستند این هزینه‌ها می‌تواند بیشتر باشد. در ادامهٔ این نوشته ۵ مورد از هزینه‌های پنهان نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان را برای‌تان توضیح می‌دهیم. اما پیش از آن اجازه دهید انواع مختلف نرمافزارهای رایگانی که در بازار وجود دارد را به شما معرفی کنم.
۴ نوع از نرمافزارهای رایگان مدیریت پروژه
نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان ۴ نوع هستند. مهم است که بدانید از کدام نوع استفاده می‌کنید چرا که هر کدام از آن‌ها خطرها و هزینه‌های پنهان خود را دارند.
- Open source: ابزارهای Open source برای دانلود کردن، تغییر دادن و کپی کردن رایگان هستند. این ابزارها توسط شرکت‌های به صورت داوطلبانه ایجاد و مدیریت شده‌اند و به یک فروشنده یا تامین‌کننده وابسته نیستند. نرمافزارهای Open source ممکن است توسط فروشندهٔ اصلی از نو و درقالب بسته به صورت نرم‌افزار پولی فروخته شوند.
- Freeware: این ابزارها به یک شرکت یا فرد تعلق دارند و به صورت رایگان در اختیار همه قرار می‌گیرند اما نمی‌توان آن‌ها را تغییر داد و کپی کرد.
- Shareware: ابزارهای مشترک‌افزار دوره‌های استفاده‌ٔ رایگان را در اختیارتان قرار می‌دهد اما برای استفاده‌ٔ مداوم از آن‌ها باید مبلغ اندکی پرداخت کنید.
- Freemium: نرم‌افرارها فری‌میوم توسط شرکت‌های معروف عرضه می‌شوند تا مشتری‌های جدید جذب کنند. این نرمافزارهای نسخه‌های محدودی از نرمافزارهای اصلی هستند و این امکان را برای‌تان فراهم می‌کند که از وجود چنین ابزاری آگاه شوید، خود را با آن وقف دهید و با ظرفیت‌های آن آشنا شوید.
۵ هزینه‌ی پنهان نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان
۵ نوع هزینه‌ی پنهان وجود دارد که هنگام ارزیابی نرمافزارهای رایگان مدیریت پروژه باید مد نظر قرار دهید.
۱. یک مدل برای همهٔ کارها
به غیر از نرمافزارهای Open source، سایر نرمافزارهای رایگانی که برای مدیریت پروژه استفاده می‌شوند قابل بومی‌سازی نیستند. حتی اگر از یک نرم‌افزار Open source استفاده کنید مناسب‌سازی آن زحمت و هزینهٔ زیادی به همراه دارد. در این شرایط به یک فرد ماهر و حرفه‌ای احتیاج دارید که بتواند نرم‌افزار را برای‌تان مناسب‌سازی کنید و این کار هزینهٔ زیادی برای‌تان به همراه خواهد داشت. معنای این حرف این است که به راحتی نمی‌توانید ابزار رایگانی که برای مدیریت پروژه انتخاب کرده‌اید را با کسب‌وکار، پروژه یا نیازهای خاص تیم‌تان تطبیق دهید.
برای مثال نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان عموما تنها از یک روش برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. اگر شرکت‌تان در برخی از پروژه‌هایش از روش اجایل استفاده کند و در سایر پروژه‌ها از روش دیگری استفاده کند در این صورت به دو ابزار مجزا احتیاج خواهید داشت. همچنین نمی‌توانید ابزار را با جریان کار، فرایند‌ها و ساختار سازمانی‌تان تطبیق دهید. به این ترتیب بررسی کردن، تایید و رعایت مسایل امنیتی پروژه بسیار دشوار خواهد شد. حتی ممکن است مجبور شوید برای اینکه بتوانید از یک ابزار استفاده کنید تغییری در کسبوکارتان ایجاد کنید که این به معنای کم شدن بهره‌وری و دشواری در انجام کارها خواهد بود.
اگر اعضای تیم‌تان نخواهند از ابزار مورد نظر شما استفاده کنند اوضاع بدتر نیز خواهد شد. برای مثال ممکن است منجر به این شود که داده کافی در اختیار نداشته باشید، به‌روز‌رسانی‌ها به موقع اتفاق نیافتد و مجبور شوید مدام برای گرفتن اطلاعات سراغ افراد را بگیرید.
یکی از فایده‌های نرمافزارهای مدیریت پروژه این است که دید درستی از مدت زمان لازم برای اتمام پروژه در اختیارمان قرار می‌دهد. این کار باعث بهبود رابطهٔ میان افراد و تسهیل در تصمیم‌گیری‌ها می‌شود. اما اگر نرم‌افزاری که استفاده می‌کنید نتواند گزارش مناسبی برای مدیران فراهم کند به این هدف دست پیدا نخواهید کرد. برخی از این نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان هیچ گزارشی به شما نمی‌دهند. در این صورت مجبور می‌شوید بدون وجود چنین گزارش‌هایی کار را پیش ببرید یا خودتان خارج از این سیستم‌ها گزارش تهیه کنید که زمان و هزینهٔ زیادی از شما تلف خواهد کرد. تلاش برای مجبور کردن یک ابزار برای انجام کاری که اساسا برای آن طراحی نشده است باعث کاهش کارایی و بروز خطای زیادی در روند انجام کار می‌شود.
۲٫ همگام نبودن نرم افزار مدیریت پروژه رایگان با رشد کسبوکارتان
بیشترنرم‌افزارهای مدیریت پروژه رایگان تنها می‌توانند چند راه حل محدود در اختیارتان قرار دهند و طرح‌ها معمولا برای تعداد محدودی از کاربران پروژه‌ها و داده‌ها در نظر گرفته شده‌اند. آن‌ها همچنین ممکن است برخی از ویژگی‌ها و ظرفیت‌هایی بسیار مهم را در نظر نگیرند. همچنین نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان محدودیت‌هایی برای یکپارچه کردن و ایجاد ارتباط بین ابزارهای مختلف دارند. توانایی انتقال دادن داده‌ها از یک راه حل به راه حل دیگر یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های ابزارهای مدیریت پروژه است. برای مثال خیلی بهتر است که مدیریت کردن بازاریابی، اتوماسیون و تحلیل‌ها همگی در یک ابزار اتفاق بیافتند. اگر نتوانید همهٔ این کارها را در یک نرم‌افرار مدیریت کنید به این ترتیب نمی‌توانید همهٔ اطلاعات را به صورت جامع و یکجا ببینید و ممکن است مجبور شوید داده‌های پروژه به صورت دستی در یک نرم‌افزار دیگر وارد کنید. نبود امکان جمع‌بندی مشکلات زیر را برای‌تان به همراه خواهد داشت:
- تاخیر. به روز‌رسانی کردن اطلاعات از یک نرم‌افزار به نرم‌افزار دیگر منجر به بروز تاخیرهایی در انجام پروژه می‌شود.
- خطاها. از آنجا که اطلاعات باید به صورت دستی وارد شوند امکان بروز خطا در داده‌های ورودی افزایش پیدا خواهد کرد.
- ناهمگونی. پلتفرم‌های مختلف حاوی اطلاعات متفاوتی هستند. برای اینکه دید جامعی از روند انجام کارها و وضعیت کار داشته باشید لازم است که همهٔ اطلاعات را در یک سیستم یکپارچه داشته باشید.
- سردرگمی. بی‌اعتمادی و سردرگمی زمانی اتفاق می‌افتد که اطلاعات مختلف را از سیستم‌های مختلف دریافت کنید.
هنگامی که سازمان‌تان رشد می‌کند و برای ادارهٔ آن به ابزارهای بیشتری احتیاج دارید متصل کردن پلتفرم مدیریت پروژه‌تان با دیگر ابزارهای کسب‌وکار لازم و ضروری است. نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان چنین قابلیتی ندارند و در نهایت مجبور می‌شوید آن‌ها را تعویض کنید. برای تیم‌های شرکتی که به بهترین ابزارهای مدیریت پروژه احتیاج دارند بسیار مهم است که بتوانند با رشد کردن کسب‌وکار ابزارهاشان را نیز بهبود بخشند.
هنگامی که با محدودیت اندازه روبه‌رو می‌شوید یا متوجه می‌شوید که به ظرفیت‌های بیشتری احتیاج دارید مجبور می‌شوید ابزارهاتان را ارتقا دهید یا از ابزارهای تازه‌ای استفاده کنید. این کار باعث بروز اشتباه و سردرگمی در انتقال داده‌های می‌شود که ممکن است با از دست رفتن اطلاعات گذشته و نبود امکان دنبال کردن تغییرات همراه شود.
گاهی وقت‌های سعی می‌کنیم خود را فریب دهیم و فکر می‌کنیم که برای همیشه می‌توانیم از نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان استفاده کنیم. در نتیجه هنگامی که نسخهٔ رایگان دیگر نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای‌مان باشد، برای رفتن به یک نرم‌افزار دیگر تعلل می‌کنیم چرا که کاربران‌مان برای کار با این نرم‌افزار آموزش دیده‌اند، با آن آشنا هستند و داده‌ها روی آن قرار دارند. نبود تمایل برای تغییر نرم‌افزار در نهایت می‌تواند منجر به رفتن به یک نرم‌افزار اصلی با هزینهٔ بسیار بیشتری شود.
۳٫ مدیریت کردن کارها نه مدیریت کردن پروژه
اگرچه بسیاری از گزینه‌های رایگانی که وجود دارند به نام نرمافزارهای مدیریت پروژه رایگان ارائه می‌شوند اما بیشتر آن‌ها تنها نرمافزارهای پرزرق و برقی هستند که برای فهرست‌بندی و انجام کارها طراحی شده‌اند. این ابزارها تنها ویژگی‌های انتخاب متفاوتی دارند و برای مدیریت کردن کارها ساخته شده‌اند اما برای مدیریت پروژه چندان مناسب نیستند. آن‌ها ممکن است برای مشخص کردن و دنبال کردن کارهای مشخص مناسب باشند اما این تنها یک دید محدود است و بخش کوچکی از پروژه را شامل می‌شود. چنین ابزاری این امکان را برای‌تان فراهم نمی‌کند که به سادگی ارتباط میان کارهای مختلف را بررسی کنید.
بدون وجود عملکردهایی مانند امکان مشخص کردن کارهای قبلی و بعدی نمی‌توانید وابستگی‌های پروژه و گلوگاه‌ها را مشاهده کنید. به بیان دیگر هنگامی که یکی از کارهای با مشکل روبه‌رو شود مشخص کردن تاثیر آن در کل پروژه بسیار دشوار خواهد بود.
بدون وجود خط زمانی مدیریت پروژه، هماهنگ کردن منابع و کارهایی که به هم وابسته هستند و همچنین اطمینان حاصل کردن از اینکه تزریق منابع به شکلی مناسب صورت می‌گیرد بسیار دشوار خواهد بود. برای مثال فرض کنید ۶ کار را به سالی اختصاص داده‌اید و ۱۰ کار را به بابی و آن‌ها باید تا آخر هفته همهٔ کارهای را تحویل دهند. چه کسی کار بیشتری برعهده دارد؟
در نگاه اول ممکن است فکر کنید کار سالی کم‌تر است اما اگر هر کدام از کارهایی که به سالی اختصاص داده شده است ۲ برابر کارهای بابی زمان نیاز داشته باشد در این صورت ارزیابی‌تان اشتباه بوده است. پاسخ دادن به چنین پرسش‌هایی با استفاده از ابزارهای سادهٔ مدیریت پروژه کاری غیرممکن خواهد بود. به بیان دیگر نمی‌توان فهمید چه کسی بیش از حد مشغول شده است و چه کسی وقت آزاد دارد و می‌تواند در کارهای دیگر کمک کند.
بهترین نرمافزارهای مدیریت پروژه می‌توانند خطرات و تغییرات را نیز مد نظر قرار دهند، پروژه را تحلیل، گزارش‌دهی و در کار تصمیم‌گیری کمک کنند. همچنین باید یک دید کلی از پروژه در اختیارتان قرار دهد، چیزی که نرم‌افزار مدیریت کردن کارها نمی‌توانند انجام دهند.
۴. نبود آموزش و پشتیبانی
بیشتر نرمافزارهای مدیریت پروژه که پولی هستند همراه با آموزش و پشتیبانی ارائه می‌شوند و یک تیم خدمات حرفه‌ای برای کمک کردن به مشتری‌ها در نظر گرفته می‌شود. فروشنده‌های نرمافزارهای پولی تمایل دارند هر کاری برای جذب رضایت مشتری‌های‌شان انجام دهند. آن‌ها مشتاق هستند نرم‌افزار را برای نیازهای خاص تیم‌تان مناسب‌سازی و به شما در حل مشکلات‌تان کمک کنند. آن‌ها همچنین به طور مرتب نرم‌افزار را به‌روز‌رسانی و ویژگی‌های جدید به آن اضافه می‌کنند. طبیعی است که راه حل‌های رایگان چنین خدماتی به مشتری‌هاشان ارائه نمی‌کنند. سازنده‌های نرمافزارهای رایگان تلاشی برای تضمین موفقیت‌تان انجام نمی‌دهند چرا که این کار سودی برای آن‌ها نخواهد داشت.
بدون وجود خدمات پشتیبانی و آموزشی همهٔ هزینه‌هایی که برای آموزش افراد و مناسب‌سازی نرم‌افزار باید انجام شود از جیب‌تان پرداخت می‌شود. اگر مشکلی در نرم‌افزار وجود داشته باشد، خودتان باید مشکل را حل کنید و کسی نیست که به شما کمک کند. معنای این حرف این است که زمانی که باید صرف انجام پروژه و گسترش کسب‌وکار شود برای نرم‌افزار هدر می‌رود. گاهی وقت‌ها افراد ادعا می‌کنند که فایده‌ٔ استفاده از نرمافزارهای open source این است که نرم‌افزار توسط گروه بزرگی از استفاده‌کننده‌ها پشتیبانی می‌شود. اما حجم زیادی اطلاعاتی که در این حوزه تولید می‌شود می‌تواند باعث سردرگمی و گمراهی‌تان شود.
۵. خطرهای امنیتی
نرم‌افزاری که برای مدیریت پروژه استفاده می‌کنید اطلاعات زیادی از شرکت را در خود نگه می‌دارد. حتی اگر آن را با دیگر سیستم‌های مدیریتی ترکیب نکنید، نرمافزارتان در طول زمانی اطلاعات بسیار زیادی را در خود خواهد داشت. این اطلاعات عبارتند از:
- مشتری‌هایی که با آن‌ها کار می‌کنید.
- سودی که از پروژه‌های به‌دست می‌آورید.
- داده‌های کارکنان و منابع.
- روند‌های طولانی مدت.
همچنین این نرم‌افزارها می‌توانند حاوی درس‌هایی که یاد گرفته‌اید، پروژه‌هایی که در حال حاضر می‌خواهید بگیرید و سایر اطلاعات مهم شرکت‌تان باشد. بسیار مهم است که بدانید این اطلاعات را با چه کسی درمیان می‌گذارید و امنیت آن‌ها در چه حدی است. در ادامه ۳ مورد از خطرات اصلی را که باید هنگام ارزیابی نرمافزارهای رایگان مدیریت پروژه در نظر بگیرید بیان می‌کنیم:
- امنیت داده‌ها. آیا شما به فرد دیگری برای ذخیره‌سازی داده‌های پروژه‌هاتان اطمینان می‌کنید؟ اگر این اطلاعات از دست برود آیا یک نسخهٔ ذخیره‌شده از آن‌ها برای خود نگه‌داشته‌اید؟ اگر شرکتی که از نرم‌افزار آن استفاده می‌کنید کوچک یا ناشناخته باشد، هنگام از کار افتادن نرم‌افزار چه‌کار می‌کنید؟ در چنین شراطی ممکن همهٔ اطلاعات مربوط به پروژه‌های قدیمی و کنونی‌تان را از دست بدهید.
- افشای کلان‌داده‌ها. مهم است که بدانید چرا یک ابزار به صورت رایگان ارائه می‌شود و توسعه‌دهندهٔ آن در ازای دسترسی به داده‌های شما چه سودی می‌برد. آیا آن‌ها به شرکت، مشتری‌ها و دیگر اطلاعات مهمی که نمی‌خواهید در اختیار دیگران باشد دسترسی دارند؟
- نفوذ‌های امنیتی. حتی نرمافزارهای تحت فضای کلود و نرمافزارهای open source که توسط شرکت‌های شناخته شده نوشته شده‌اند از خطر هکرها در امان نیستند. به‌ویژه اگر نفوذ‌های امنیتی به طور مداوم کنترل نشود این موضوع می‌توانید بسیار مشکل‌ساز باشد. نرم‌افزار رایگان‌تان چگونه از داده‌های شما محافظت خواهد کرد؟
برخی از پرسش‌هایی که باید در نظر بگیرید عبارتند از:
- آیا شرکت از شخص ثالثی برای تضمین امنیتش کمک می‌گیرد؟
- آیا داده‌ها کد‌گذاری می‌شوند؟
- اگر چنین است، آیا این کار توسط شرکت شما مدیریت می‌شود یا فروشنده؟
- چقدر روی افرادی که به داده‌هاتان دسترسی دارند کنترل دارید؟
- آیا شرکت برای مسائل امنیتی و اصول محرمانه بازرسی می‌شود؟
انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه
اگر آمادهٔ استفاده از یک نرم‌افزار مدیریت پروژهٔ قدرتمند هستید، مطمئن شوید ابزاری که استفاده می‌کنید ارزش سرمایه‌گذاری را دارد. به یاد داشته باشید که در زندگی هیچ چیزی به طور کامل رایگان نیست و بسیار مهم است که هزینه‌های استفاده از هر ابزاری را در درازمدت در نظر بگیرید. این هزینه‌ها عبارتند از زمانی که برای آموزش دادن افراد، پیکربندی سیستم و پشتیبانی و نگهداری آن صرف می‌کنید. همچنین باید میزان انعطاف‌پذیری نرم‌افزار را برای هماهنگی با کسب‌وکار در حال رشد‌تان مد نظر قرار دهید. هنگام ارزیابی نرم‌افزار مورد نظرتان حتما به این موارد توجه کنید.
