حقیقت این است که احتمالا همه ما با شکست پروژه در طول فعالیت کاری خود مواجه شده‌ایم. درواقع، در دنیای کار، پروژه‌هایی که عملکرد ضعیف‌تری دارند، نسبت به پروژه‌هایی که ارزش کمتری دارند، بیشتر در معرض خطر نابودی قرار دارند. موسسه مدیریت پروژه گزارش می‌دهد که از هر دلار سرمایه‌گذاری شده در پروژهها، ۹٫۹٪ آن به علت برنامه‌ریزی ضعیف پروژه، به هدررفته است. همچنین بر اساس این گزارش، تیم استاندیش دریافته است که تنها ۲۹ درصد از پروژه‌های فناوری اطلاعات موفق بوده و به‌طورکلی ۱۹ درصد با شکست پروژه مواجه شده‌اند. به نظر می‌رسد که مقدار زیادی وقت و پول را به هدر داده‌اند.
کار تیمی به این معنی است که افرادی با ایده‌های مختلف و سبک ارتباطات متفاوت برای انجام یک پروژه مشترک، سرمایه‌گذاری و همکاری می‌کنند. چنین چیزی می‌تواند یک چالش محسوب شود، خواه شما در این پروژه نقش یک فرد مبتدی را داشته باشید، خواه یک حرفه‌ای.
در دنیای امروزی و همکاری تیم‌ها از سرتاسر جهان و بین سازمان‌های مختلف، تسلط یافتن بر پروسه برنامه‌ریزی پروژه، اهمیت بسیار زیادی دارد. با داشتن یک برنامه کاری برای مدیریت پروژه مشخص، شما می‌توانید زمان و هزینه زیادی را با تنظیم پروژه‌تان به‌سوی موفقیت، صرفه‌جویی کنید. اما ابتدا بهتر است بدانید که کدام پروژه‌های کاری، با شکست مواجه خواهد شد و چطور اطمینان حاصل کنید که پروژه شما موفقیت‌آمیز خواهد بود.
اما دلایل شکست پروژه چیست؟
۱٫ عدم وجود چشم‌انداز واحد از پروژه
بر طبق گفته فوربس، ۲۵ درصد از پروژه‌های فناوری به‌وضوح با شکست پروژه مواجه می‌شوند،۲۰ درصد بازده سرمایه‌گذاری را اصلا نشان نمی‌دهند و ۵۰ درصد نیاز به بازنگری مجدد در زمان تکمیل دارند. این آمار امیدوارکننده‌ای نیست. بر طبق گفته رهبران اجرایی، فقدان اهداف مشخص، دلیل ۳۷ درصد از شکست پروژهها را تشکیل خواهد داد.
بدون اهداف مشخص، شما متوجه خواهید شد که نیازها، وظایف و مهلت‌ها هیچ ارتباطی باهم نخواهند داشت. اگر شما در مورد پروژه‌های خود فکر می‌کنید، آیا جزو کسانی هستید که اهداف مشخصی ندارند و یا چشم‌انداز پیش رو به نظر شما جالب نیست و موردتوجه شما قرار نگرفته و پروژه‌های دیگری را مدنظر خود قرار خواهید داد؟ پس به شکست پروژه خیلی نزدیک هستید.
اگر پروژه‌ای که در پیش رو دارید، اهداف مشخصی را نداشته باشد و برای تیم، بی‌ارزش جلوه کند، آن‌ها نمی‌توانند برای چنین پروژۀ درحال‌توسعه و پیشرفتی، سرمایه‌گذاری کنند. مخصوصا اگر آن‌ها قبل از شروع پروژه احساس خوبی نسبت به آن نداشته باشند. در ضمن، آن‌ها نمی‌دانند که چه کاری باید انجام دهند تا پروژه را با موفقیت به پایان برسانند و انگیزه خود را برای ادامۀ پروژه از دست خواهند داد.
۲٫ فقدان فرآیند ارتباطی شفاف
آیا تابه‌حال در تیمی قرارگرفته‌اید که هیچ‌یک از اعضای تیم باهم اتفاق نظر نداشته باشند، حتی در روش‌های برقراری ارتباط با اعضای تیم؟ هیچ پروژه‌ای هنگامی‌که مدیران حتی در وظایف کم‌اهمیت و برقراری ارتباطات باهم هماهنگ نباشند، به نتیجه نخواهند رسید.
بسیار مهم است که برنامه پروژه کاری شما، شامل یک فرایند استاندارد برای ارتباطات، تنظیم یک ریتم به¬روز¬رسانی و یک فرآیند برای درخواست¬ها باشد. ارتباطات و همکاری کم بازده، دو دلیل مهم برای استرس در محل کار است. هنگامی‌که ذینفعان مجبورند از طریق صفحات ایمیل از جزییات پروژه باخبر شوند یا دائما درخواست به‌روزرسانی کنند، ناامید می‌شوند و انگیزه خود را از دست خواهند داد. با تعیین کردن مکان، زمان و چگونگی برقراری ارتباط تیمی، از به وجود آمدن چنین مشکلی جلوگیری کنید.
۳٫ اهداف غیرواقعی و مسئله سررسیدها
سررسیدها یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی هستند که مدیران پروژه با آن¬ مواجه می‌شوند و همچنین تاخیر در به اشتراک‌گذاری اطلاعات در بین تیم هم یکی از بزرگ‌ترین معضل‌ها محسوب می‌شود. انتظار کشیدن برای شخص دیگری برای تکمیل وظایف و یا اشتراک‌گذاری اطلاعات مهم خود، یکی از بزرگ‌ترین عوامل کند کننده پروژه است.
سررسید پروژه تنها به این دلیل که یک نفر در موعد مقرر وظیفه خود را انجام نداده است، تغییر نمی‌کند. هنگامی‌که یک پروژه ناگهان متوقف می‌شود، مردم سریع به آن اشاره می‌کنند، ناامید می‌شوند و از روی اجبار برای جبران زمان ازدست‌رفته خود، به یک کار کم‌ارزش‌تر راضی خواهند شد.
با تعیین تانسیل تیم و بهینه کردن وظایف هر فرد، از به وجود آمدن چنین مشکلی پرهیز کنید.
حقیقت این است که همیشه رکود در سرعت وجود دارد، پس اطمینان حاصل کنید که شما می‌توانید جاده وظایف را برای هر یک از اعضای تیم، هموار کنید. هنگام ایجاد طرح پروژه خود، چگونگی وظایف را برای افراد تیم توضیح دهید. بنابراین اعضای تیم متوجه خواهند شد که باید با چه کسی و چه زمانی همکاری داشته باشند.
۴٫ توزیع ضعیف منابع و اعضای تیم
با توجه به نظرسنجی سال ۲۰۱۸ موسسه مدیریت پروژه، ۲۱ درصد از پروژهها به علت منابع محدود یا مالیاتی و ۱۸ درصد به علت منابع نادرست برای پیش‌بینی حساب‌ها، با عدم موفقیت مواجه خواهند شد. استفاده بیش‌ازحد از پول، زمان و پتانسیل تیم به‌راحتی می‌تواند باعث شکست پروژه شود. به‌عنوان مدیر یک پروژه، در هنگام ایجاد طرح پروژه خود، مهم است که تمام منابع موردنیاز خود را ازجمله پتانسیل تیم را بررسی کنید. زمانی که حجم کار بهینه می‌شود، بهره¬وری افزایش می‌یابد. اما وقتی این کار انجام نشود، می‌تواند منجر به ضرر و زیان گردد و در آخر با شکست پروژه روبرو شود.
با برقراری تعادل در میزان کار کارکنان و برنامه‌ریزی منابع موردنیاز، از بروز چنین مشکلی جلوگیری کنید.
۵٫ ابزارهای پراکنده و عدم انعطاف‌پذیری در مسیر درست
فناوری، اغلب زندگی ما را بسیار ساده‌تر می‌کند، اما زمانی که برنامه پروژه شما شامل ابزار و تیم‌های مختلفی است که از فرآیندهای مختلفی استفاده می‌کنند، می‌تواند به شما در سرعت بخشیدن به پروژه کمک بزرگی کند. درحالی‌که پروژه شما ممکن است در یک روز آفتابی با یک باد ملایم در پشت شما تنظیم شود، ممکن است تمام تیم‌ها با طوفان مواجه شوند.
یکی از مهم‌ترین عناصر مدیریت پروژه، این است که زمانی که موانع ناگهان ظاهر می‌شوند، قادر به شناسایی مسیر درست باشید. اگر به ابزارهای خود متصل نباشید و اطلاعاتی که تیم شما نیاز دارد کافی نباشد، شما قادر نخواهید بود که یخبندان بالقوه زیر سطح را ببینید.
بر اساس گزارش -مک کینزی-، کارکنان حدود ۲۰ درصد از یک هفته کار را برای جستجو و جمع‌آوری اطلاعات صرف می‌کنند. هنگامی‌که ابزارها متصل نباشند، تیم‌ها زمان زیادی را برای تلاش از طریق زنجیره ایمیل¬ها و پیام‌های مستقیم، برای دریافت همه جزئیات و اطلاعات پروژه، هدر می‌دهند. این کار نه‌تنها باعث هدر رفتن زمان باارزش می‌شود، بلکه می‌تواند پروژه را به‌طور کامل با شکست روبرو کند؛ چیزی که ممکن است باعث شود مردم بیشترین دارایی‌ها یا اطلاعات به‌روزشده را دریافت نکنند.
در مقاله بعد به شما خواهیم گفت چگونه می‌توانید از بروز این ۵ مشکل در روند اجرای پروژه خود جلوگیری کنید.
