در قسمت اول این مقاله درباره اینکه گانت چارت چیست و چرا باید از گانت چارت استفاده شود توضیح داده شد. در ادامه درباره مزایا و معایب نمودار گانت توضیح داده می شود.
مزایا و معایب گانت چارت
در عین حال که نمودارهای گانت در بسیاری ار موارد بسیار کمک کننده هستند، اما همیشه بهترین چشم انداز برای همه پروژه ها نیستند. برای فهم بهتر این مسئله که آیا استفاده از گانت چارت برای شما و پروژه شما مناسب است یا خیر بعضی مزایا و معایب آن را برای شرح داده ایم:
چند مورد از مزایای استفاده از نمودار گانت عبارت است از:
- گانت چارت یک چشم انداز کلی از پروژه یا در اصطلاح یک نگاه پرنده از زمان بندی پروژه به شما می دهد. در ابتدای یک پروزه، گانت چارت ها به شما این اجازه را می دهند که یک نقشه ی راه از جایی که برنامه های شما قرار دارند و تاریخی که تا آن زمان به هریک از اهداف یا نقاط عطف پروزه باید رسیده باشید داشته باشید. این امر به شما این امکان را می دهد که زمان بندی پروژه خود را با ذینفعان به اشتراک گذاشته، منابع انسانی و مالی خود را برنامه ریزی کنید و بدانید که باید دقیقا چه کاری را چه زمانی انجام دهید تا همه چیز تحت کنترل و پیگیری شما باشد.
- نمودار گانت نشان می دهد که وظایف چقدر به مربوط هستند. با اضافه کردن تاریخ های شروع و پایان به هریک از وظایف و نشان دادن وابستگی آنها بهم، شما می توانید متصور شوید که چگونه هریک ار بخش های کار بر دیگری اثر میگذارد. این مر به شما کمک میکند که مشکلات را شناسایی کنید و مشکلات مربوط به وابستگی فرآیندها را قبل از وقوع حل کنید.
- به شما کمک می کند که منابع پروژه خود را بهتر مدیریت کنید. تعیین مسئول برای هر یک از این کارها می تواند به شما کمک کند ببینید که چه کسی چه کاری را در چه زمانی انجام می دهد و با این وسیله حجم کر هر فرد را بهتر مدیریت کنید. از آنجایی که همه چیز به ترتیب طرریزی شده است اگر فردی در تیم یا خود تیم به طور کل کار بسیار زیادی در یک زمان برای انجام دادن داشته باشد، شما می توانید به وسیله نمودار گانت بار اضافه کار را ببینید و یا زمان انجام آن کار را عوض کنید یا مسئول انجام آن کار را.
نمودارهای گانت سنتی خالی از ایراد نیستند. در ادامه تعدادی از اشکالاتی که استفاده کنندگان از این نمودار با ان مواجه می شوند آورده شده است:
- تنظیم و رسم گانت چارت فرآیند زمانبری است. رسم یک نمودار گانت یک کار فوری نیست. به ویژه اگر شما از یک نرم افزار صفحه گسترده مثل اکسل برای رسم آن استفاده کنید، تنظیم و رسم روند پروژه در یک گانت چارت زمان زیادی می برد. حتی اگر از نمونه های آماده هم استفاده کنید بازهم نیازمند زمانی برای بومیسازی و انجام تنظیمات لازم مطابق با ویژگی های تیم خود بر روی آن نمونه هستید.
- مدیریت پروژه با همان ابزاری که پروژه رابه وسیله آن برنامه ریزی کرده اید کار دشورای است. نمودارهای گانت سنتی بیشتر در فاز برنامه ریزی پروژه کاربرد دارند. شما در ابتدا کار خود را با یک ابزار مثل گانت چارت برنامه ریزی می کنید اما به طور معمول برای مدیریت روزمره کارهای خود از ابزار یا پلتفرم های دیگری استفاده می کنید. این کار فهم این موضوع را که در نمودار گانت تیم شما دقیقا در کدام نقطه قرار دارد دشوار می کند.
- اضافه کردن جزئیات زیاد باعث آشفتگی می شود. اگر دستیابی به یک هدف خاص در پروزه مستلزم پشت سر گذاشتن گام های بسیار کوچک در آن پروژه باشد و یا اگر شما به طور دائم در حال اصلاح طرح های برنامه ریزی شده در پروژه باشید، اضافه کردن این جزئیات به نمودار گانت باعث میشود به جای یک نمودار که دید کلی از پروژه به شما می دهد به یک صفحه پر از آشفتگی تبدیل شود.
پیشنهادهایی برای جایگزینی نمودار گانت دستی
خوشبختانه امروزه جایگزین هایی برای نمودار گانت وجود دارد که مانند آن یک نگاه کلی از پروژه و اینکه کارها چگونه بهم وابسته اند به ما می دهند اما محدودیت های نمودارهای گانت سنتی را ندارند
انواع دیگر مدیریت پروژه بصری:
شما میتوانید بسته به نوع کاری که قصد مدیریت آن را دارید از ابزار مدیریت پروژه متفاوتی استفاده کنید. برای مثال یک تقویم یا یک تخته کنبن به عنوان یک جایگزین سریعتر و ساده تر برای به تصویر کشیدن برنامه پروژه شما استفاده شود.
ابزارهای بهتری برای برنامه ریزی:
یک پلتفرم مدیریت پروژه مثل تیم کمپ به شما کمک می کند که کارهای پروژه خود را مدیریت کنید، هماهنگی های آنها را انجام دهید و همچنین جزئیات لازم را درست در همان جایی که برنامه ریزی پروژه را انجام داده اید اضافه کنید. این در حالی است که زمان خیلی کمتری از قبل برای انجام همه این کارها احتیاج دارید.
برای مثال اگر شما برنامه پروژه خود را با گانت چارت تیم کمپ انجام دهید، گانت چارت به شما این امکان را می دهد که شرح دهید چگونه همه بخش های پروژه با هم در ارتباط اند و به شما نشان می دهد که هر گام پروژه چه زمانی برداشته می شود، چقدر طول میکشد و چه کسی مسئول آن است. شما می توانید با نمونه آزمایشی تیم کمپ این کار رو همین الان شروع کنید!
شما چه از یک گانت چارت استفاده کنید چه از جایگرین های مشابه آن، به تصویر کشیدن برنامه پروژه یک گام اساسی برای هر تیمی است. اهمیتی ندارد شما مدیر پروژه هستید یا خیر. این کار به شما اجازه می دهد چگونگی وابستگی کارهای پروژه به همدیگر را نشان دهید، آن را با تیم خود به اشتراک بگذارید و برنامه خود را مثل فرآیندهای کاری وفق دهید و همه چیز را تحت کنترل خود داشته باشید.
