بسیاری از ما معمولا در شروع یک شغل جدید با هیجان با چالش های جدید روبه رو می شویم، برنامه ریزی می کنیم و بر آنها غلبه می کنیم.اما متاسفانه وقتی که با موجی از سررسیدهای زمانی روبرو می شویم این هیجان و تازگی در شروع کار تداوم چندانی نخواهد یافت.
اکثر افراد چه از نظر ذهنی و چه از نظر فیزیکی قادر به مدیریت کردن این موقعیت نیستند. با هر کاری که پایان نداده اید، گزارشی که فراموش کرده اید و یا جلسه ای که دیر رسیده اید، همه و همه دست به دست هم می دهند و شما را به اعماق یک وضعیت بد می کشانند.
حال چطور این وضعیت را عوض کنید؟ چگونه می توانید در موقعیتی قرار بگیرید که تمام وظایف خود را به موقع انجام دهید؟ این مطلب به شما کمک می کند تا این وضعیت را تغییر دهید.
به یادداشت های ذهنی تکیه نکنید
شما ممکن است مغزی با قدرتی شگفت انگیز داشته باشید، اما با این حال باز هم نباید برای نگه داشتن جزئیات ریز هر اطلاعات مهمی به مغزتان اعتماد کنید چرا که هجوم ناگهانی وظایفی که باید روزانه در شرکت انجام دهید، شما را تحت فشار زیادی قرار می دهد.
هر گاه یک کار جدید به میزتان می رسد، فقط آن را به ذهن نسپارید و به ادامه ی وظایف خود بپردازید. بلکه بلافاصله آن را در تقویم خود وارد کنید و مدت زمانی که برای انجام آن باید به آن اختصاص داد و هم چنین مهلت و سررسیدی که باید تا آن موقع کار تحویل داده شود را در تقویم خود لحاظ کنید . این کار یک نقشه ی کاری برای شما فراهم می کند که به وضوح ترتیب زمانی انجام کارها و وظایف شما را نشان می دهد. همچنین از برنامه های یادآوری کار استفاده کنید تا یادآوری های لازم را به شما انجام دهند. به این ترتیب، حتی اگر چیزی را به ذهن سپرده و فراموش کرده باشید، همیشه می توانید بر تقویم خود تکیه کنید.
زمان مناسب همین حالا است
اگر پروژه ای روی میز شما وجود دارد، بلافاصله در صورت امکان آن را انجام دهید. درست است که زمان شروع و پایان را برای هر پروژه تعیین می کنیم، اما تا زمانی که خود را ملزم به انجام نکنید این برنامه ریزی هیچ معنایی ندارد.
به این ترتیب، می توانید جلوتر از برنامه ریزی خود قرار بگیرید و احتمال نرسیدن به مهلت ها و سررسید ها را کاهش دهید. همچنین با این کار می توانید زمانی را برای بازخوانی و مرور پروژه ذخیره کنید تا بدین ترتیب اگر خرابکاری و یا اشتباهی رخ داده باشد امکان اصلاح قبل از تحویل پروژه وجود داشته باشد.
پروژه خود را به قسمت های کوچک تقسیم کنید
به تصویر بزرگ یک پروژه نگاه نکنید. در عوض این تصویر بزرگ را به واحدهای کوچک قابل درک تقسیم کنید. سپس سررسیدهای زمانی برای هر یک از این واحدهای کوچک تعیین کنید و آنها را یکی از پس دیگری قرار دهید.
زمانی که هر قسمت کوچک را به سرانجام برسانید، درون خودتان احساس موفقیت خواهید کرد و این احساس سبب می شود که با قدرت و استقامت به سوی چالش بعدی قدم بردارید.با کار کردن در این مرحله به صورت جزئی، می توانید به هدف تصویر بزرگتر دست پیدا کنید بدون آنکه در این تصویر بزرگ غرق شده و فرو بروید.
از لحاظ فوری، اهمیتی ندارد
وقتی کارهایتان را در تقویم برنامه ریزی میکنید، با کاری که مهلت انجامش نزدیک تر است شروع کنید. اگرچه این کار ممکن است از بعدیهایش اهمیت کمتری داشته باشد، اما اگر زمان به اتمام رسیدنش کوتاه تر است همین کافی است. به علاوه اینکه شما باید همه کارها را به پایان برسانید.
اگر هنوز نگران کارهای مهمتر هستید تمام تلاشتان را بکنید تا کارهای ابتدایی را در کوتاهترین زمان ممکن انجام دهید و در نهایت بتوانید به مسائل مربوط تری بپردازید
در را به روی چیزهایی که حواستان را پرت می کند ببندید
درحالی که بر روی تقسیم پروژه به اجزای کوچکتر، برنامه ریزی فعالیت های روزانه و اولویت بندی کارها به طور کامل کنترل دارید، اما اغلب پیش بینی یا برنامه ریزی برای مواردی که سبب حواس پرتی و از دست رفتن تمرکز در پروژه می شود کاری دشوار است.
این حواس پرتی ها سبب کاهش سرعت شما در انجام کارها می شوند. سعی کنید از وقوع بسیاری از این وقفه ها با دادن مسئولیت به قابل اعتماد ترین کارکنان خود جلوگیری کنید. تلفن و اتصال به اینترنت را خاموش کنید.
حتی می توانید دفتر کار خود را ترک کرده و برای استراحت به جایی بروید اما باید اطمینان حاصل کنید که این کار سبب حواس پرتی و ایجاد وقفه در کار شما نمی شود.
همیشه یک قدم جلوتر را برنامه ریزی کنید
برنامه ریزی برای یک پروژه همانند برنامه ریزی برای یک سفر است.همچنان که هیچ گاه شما بدون برنامه ریزی سوار هواپیما نمی شوید تا آخرین لحظه قبل از تاریخ سررسید پروژه، شروع برنامه ریزی برای آن را به تعویق نمی اندازید.
برای مثال، برای شرکت در جلسات کاری باید به کشورهای دیگری سفر کنید.در مدت کوتاهی در میان تعداد زیادی از این جلسات و قرارهای ملاقات گم خواهید شد به طوری که ممکن است حتی به جلسات نرسید و هزینه و خسارت به بار بیاورد.
بنابراین برنامه ریزی پیش رو همیشه یک ایده خوب است. نه تنها به شما کمک می کند تا سررسیدهای متنوعی را برآورده سازید، بلکه شما را در راس آینده قرار خواهد داد.
