رهبران تیم در تمامی دنیا با مشکلات مشابه ای مواجه هستند. . مشتریان ما، که از سیستم گزارش دهی هفتگی ما استفاده می کنند، با مشکلاتی مشابه به سراغ ما می آیند. رهبری و مدیریت تیم بزرگ هم می تواند موهبتی بزرگ و هم می تواند نفرینی سخت باشد چرا که همراه با لجظه های بسیار خوب و روشن و هم چنین پر از لحظه های چالش برانگیز خواهد بود.
در هر جا و در هر موقعیتی که هستید این نکته را به یاد داشته باشید که موفقیت به طور جادویی اتفاق نمی افتد بلکه ایجاد می شود. بخشی از این فرایند ایجاد موفقیت بر دوش رهبران تیم است و بخش دیگر به ابزارها،روش ها و تکنیک های قدرتمندی بستگی دارد. و البته بخش کوچکی هم به میزان شانس بستگی دارد! اما برای رعایت اهداف تجاری دوجانبه، رهبران تیم نیاز به راه حل هایی دارند که قابل اعتماد، آسان برای اجرای و لذت بخش باشند.
با افزایش روز افزون اطلاعات این امر مشکل است که تمام رهبران تیم اطلاعات لازم را به طور منظم دریافت کنند.اما خبر خوب این است که هنوز هم راه حل های ساده ای در این جهان پیچیده وجود دارد. یک روش ساده که شامل سه کلمه ی مهم برنامه ها،پیشرفت ها و مشکلات ها (Plans, Progress, Problems (PPP)) است که در این مقاله در رابطه با آنها صحبت خواهیم کرد.
این روش توسط شرکت هایی مثل اسکایت، فیسبوک و eBay استفاده می شود. موفقیت این شرکت ها در مدیریت تیم ها خود بر کسی پوشیده نیست پس شما هم می توانید با استفاده از این روش به موفقیت در رهبری تیم خود برسید.
PPP یک روش مدیریت برای گزارش وضعیت به صورت تکرارشونده است.این گزارش وضعیت می تواند به صورت روزانه، هفتگی و یا ماهانه باشد. شما می توانید به نسبت نیازی که برای تیم خود تشخیص می دهید یکی گزارش وضعیت را به یکی از آن سه صورتی که ذکر شد انجام دهید. این گزارش های وضعیت بدان معنی است که انتظار می رود هر عضوی از تیم و حتی شخص رهبر تیم در هر دوره ۳ الی ۵ عدد از دستاوردها، برنامه ها و چالش های تیم را گزارش کند. در این مقاله یک مثال کوتاه و کاربردی برای شما قرار داده شده است تا ببینید که این روش چگونه بر عملکرد تیم تاثیر می گذارد.
صرف نظر از اندازه ی تیم، معمولا رهبران تیم های پر مشغله تلاش می کنند تا مهم ترین داده هایی را که ازفعالیت های روزمره تیمشان ایجاد می شود را بیرون بکشند. با کمک گزارش های پیشرفت بسیاری از رهبران تیم ها فرآیندهای همکاری خود را بهبود بخشیده اند.
PPP یک روش مدیریت برای گزارش وضعیت به صورت تکرارشونده است.این گزارش وضعیت می تواند به صورت روزانه، هفتگی و یا ماهانه باشد. شما می توانید به نسبت نیازی که برای تیم خود تشخیص می دهید یکی گزارش وضعیت را به یکی از آن سه صورتی که ذکر شد انجام می دهند.
سه کلمه ی بسیار مهم در مدیریت تیم
به طور کلی، هر یک از این کلمه ها (برنامه ، پیشرفت، مشکلات ) به تنهایی برای پیشرفت کلی تیم مهم هستند:
پیشرفت
پیشرفت در تیم به معنای آن است که هر عضو تیم چه چیزی را به دست آورده است. این یک شاخص خوب برای رهبر تیم است تا بفهمد چه کارهایی انجام شده اند. به طور منظم از تیم خود بخواهید که پیشرفت خود را نشان دهند. اعضای تیمتان را تشویق کنید تا بیش از ۳-۵ دستاوردهای کلیدی خود را بنویسید. این امر پیشرفت را محسوس و مفید می کند و باعث می شود افراد به پیشرفت خود و تیم فکر کنند.
برنامه
برنامه ها ارتباطات فعالیت های آینده را با هم نشان می دهند. برای یک رهبر تیم، دانستن برنامه ها به اندازه شناخت پیشرفت مهم است. در این مرحله شما هنوز هم می توانید اقدام کنید و اگر بفهمید که برنامه ها تیم را به سوی اهداف تعیین شده هدایت نمیکند فرصت عمل و تصمیم مناسب را خواهید داشت. یادگیری برنامه ریزی و تعیین اولویت ها یکی از مهارت های ارزشمند و مهم در مدیریت زمان است.
مشکلات
مشکلات همان چالش هایی هستند که اعضای تیم در جهت رسیدن به اهداف تیم با آنها مواجه می شوند. این بخش از مدیریت یعنی مشکلات، بخشی است که رهبران تیم باید روی آن تمرکز کنند و اولویت بالایی برای آن قائل شوند. بخش های قبلی یعنی برنامه ریزی و گزارش پیشرفت ها را می توان به تعویق انداخت اما مشکلات نیازمند توجه فوری رهبران تیم هستند. بخش مشکلات مثل پرچم قرمز کوچکی است که نشان می دهد کسی نیاز به راهنمایی یا پشتیبانی دارد.پس باید به آن فوری رسیدگی کرد.
حداقل برای یک هفته مواردی را که در این مطلب به آنها اشاره شد را به کار بگیرید.سرویس گزارش دهی وضعیت تیم کمپ به مدیران تیم ها بینش لازم برای تیم خود را می دهد ومدیریت و هدایت تیم را آسانتر می کند.
